Kategorie-Archiv: Vendor Controlling

PACKAGED SOLUTIONS, SAP RAPID DEPLOYMENT SOLUTIONS UND VENDOR CONTROLLING

Es ist leider alltägliche Praxis, dass IT-Projekte die anfangs angestrebten Ziele nicht erreichen: Zeitverzögerungen und Budgetüberschreitungen sind oft noch das kleinere Übel, doch sind auch vollständige Themaverfehlungen durch fehlende Genauigkeit der Zielvorgaben, Fehleinschätzungen über den Bedarf des Kunden, unzureichende und unvollständige Einbindung aller Stakeholder, mangelnde Kenntnis der Fähigkeiten der ausgewählten Lösung und unzureichende Kompetenz der Vendors (Lieferanten und Consultants) nicht ungewöhnlich.

Diese Fehler können die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse betreffen und werden sich – meist zu spät – in einigen oder allen Projektphasen zeigen, d.h. bei Zielvorgaben, Lösungsarchitektur, Grob- und Feinkonzeption, Testdaten, Programmdesigns, Testplanung, Realisierung, Modul-, Funktions- und Gesamttests, Abnahmen, Implementierung, Training, Roll-Out, Probebetrieb und Einsatzunterstützung.

Die notwendigen Maßnahmen, um hier Abhilfe zu schaffen, sind in der Regel bereits seit den ersten Projekten der Menschheit bekannt und recht unspektakulär, weil allseits bekannt. Notwendig sind

  • theoretische und parktische Kompetenz aller Beteiligten,
  • die exakten Analysen und Problembeschreibungen
  • die Einbindung aller Beteiligten in den Lösungsprozess
  • die Beschreibung der Lösungen, ihre Integration in den Arbeitsplatz und das Gesamtunternehmen und ihre Auswirkungen in der Praxis aller Beteiligten
  • das Augenmaß zwischen generischen Ansätzen, Customizing und Speziallösungen
  • die Beachtung der Ziele des Unternehmens, der Zügelung persönlicher Eitelkeiten und der Nutzen-Kosten-Relationen
  • ein transparentes Projektmanagement, Projektcontrolling und Projektreporting
  • eine faire und offene Moderation zwischen allen Projektbeteiligen und deren Ziele.

Man kann auch einfach sagen: Erfolgreiche IT-Projekte brauchen Kompetenz, Verantwortung und gesunden Menschenverstand aller Beteiligten.

Doch ist es schwierig, am Anfang eines Projektes und inmitten der Aufbruchstimmung und der vielfältigen Optionen und Chancen eine Umsetzung dieser „weichen Faktoren“ zu erreichen.

Deshalb werden immer wieder operationalisierbare Konzepte gesucht, mit denen die genannten Risiken vermieden werden können.

Hierunter fällt das Konzept der „Packaged Solutions“, mit welchem die Implementierungsrisiken verringert werden sollen.

Mit diesem Ansatz bieten Software- und Serviceanbieter Produkte an um Risken zu reduzieren, Transparenz zu verbessern und mit allen Projektbeteiligten die Implementierungsergebnisse frühzeitig abzustimmen.

Packaged Solutions zerlegen den Implementierungsprozess in kleinere, wohldefinierte Einheiten, welche leichter zu steuern und umzusetzen sind und mit geringeren Kosten ausgerollt werden können als diese bei anderen Verfahren der Fall ist. Dabei streben Packaged Solutions eine ganzheitliche Betrachtung der Implementierungsfolgen über die gesamte Wertschöpfungskette, die Geschäftsanforderungen und die Ziele der Auftraggeber an. Packaged Solutions sollen eine vereinfachte Projektsteuerung bei reduzierten Risiken und konkret beschreibbaren Ergebnissen unterstützen.

Eine sehr gute Beschreibung von Packaged Solutions findet sich bei Michael Krigsman, Introducing Packaged Solutions, Januar 2011, Asuret Inc.

Dabei werden Möglichkeiten und Grenzen dieses Ansatzes dargestellt, wobei ergänzend noch auf die Gefahr hingewiesen werden sollte, dass Packaged Solutions leicht auch zu Insellösungen führen können, wenn der Blick nur auf die konkrete Problemsituation verengt wird.

Michael Krigsman zeigt, dass als Antwort auf die abnehmende Toleranz der Auftraggeber gegenüber Implementierungsrisiken und auf die Notwendigkeit Packaged Solutions vom Marktführer SAP sogenannte „Rapid Deployment Solutions“ angeboten werden.

Er zitiert José Duarte, der Präsidenten der SAP Global Services, mit den Worten:

“SAP Rapid Deployment solutions help customers achieve fast time-to-value and immediately address essential business and process needs. Customers know exactly what they’re getting with SAP Rapid Deployment solutions – how long projects will take and what they will cost – combined with lower total cost of implementation and ownership.”

Im Rahmen der SAP Rapid Deployment-Lösungen sollen die Faktoren für den Projekterfolg durch folgende Maßnahmen sichergestellt werden:

  • Projektkosten, Projektpläne, Projektergebnisse einschließlich der erforderlichen Softwaremodule und ihrer Konfiguration werden detailliert beschrieben
  • Projektprozesse und Projektrollen werden beschrieben und mit allen Beteiligten ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber- und Vendorseite abgestimmt
  • Das Projektteam und seine Aufgaben werden beschrieben einschließlich der damit verbundenen wichtigsten Projektaktivitäten.

Alle Komponenten des Projekterfolges werden zwischen Auftraggeber und Vendor in detaillierten vertraglichen Vereinbarungen festgeschrieben.

Durch die damit beabsichtige Auslagerung der Implementierungsrisiken weg vom Auftraggeber hin zum Auftragnehmer kommt dem Kunden die Aufgabe zu, die vertraglichen Vereinbarungen genau zu verstehen und zu bewerten, ihre Umsetzung und Einhaltung zu überwachen und auf Abweichungen frühzeitig und erfolgsorientiert zu reagieren.

Die Verantwortung des Auftraggebers im Vendor Controlling ist die Konsequenz aus dem „Packed Solutions“-Ansatz.

Hierbei wird der Auftraggeber professionell durch die Vertragssoftware COMAC 7 und Dienstleistungen der SBC Systems GmbH unterstützt:

  • COMAC 7 ermöglicht das Management, Accounting und Controlling von beliebig komplexen Vertragsverhältnissen in einer gemeinsamen, konsolidierungsfähigen Datenbank.
  • COMAC 7 stellt alle Geschäftsprozesse, Workflows und Kontrollen bereit, mit denen das Vendor Controlling erfolgreich durchgeführt werden kann.
  • COMAC 7 ist das perfekte Softwarewerkzeug für alle Anforderungen an das Vendor Controlling.

Lesen Sie hier mehr über COMAC 7 Software und Business Services.

Vertragsmanagement hat noch Potentiale

Verträge dokumentieren den gesamten Leistungsbezug und den Leistungsabsatz mit externen Dritten. Alle erforderlichen Regelungen sind in den Verträgen hinterlegt. Demzufolge enthalten Verträge ein hohes Potential an Automatisierung der Geschjäftsprozesse.

Bei vielen europäischen Unternehmen können diese Potentiale noch gehoben werden, denn sie haben das Vertragsmanagement noch nicht zur Steuerung des Unternehmens entdeckt.

Dies sagt die aktuelle Studie der Bearingpoint zum Thema Vertragsmanagement. Es heißt dort:

„Vertragsmanagement keine Priorität in europäischen Unternehmen

BearingPoint-Studie zeigt: Mangelnde Steuerung, unerfüllte Zielvorgaben

Vertragsmanagement – die Verwaltung von Verträgen und begleitenden Prozessen – ist in europäischen Unternehmen noch immer unzureichend. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle, branchenübergreifende Studie der Management- und Technologieberatung BearingPoint ( www.bearingpoint.de ) unter mehr als 100 europäischen Unternehmen aus 18 Ländern, die seit 2002 alle vier Jahre durchgeführt wird. Laut Studie bewerten nur acht Prozent der Unternehmen ihr Vertragsmanagement als Best Practice. Hauptgrund für das schlechte Ergebnis sind Schwächen in Organisation und Prozessen: Nur neun Prozent der Unternehmen steuern alle Aspekte ihres Vertragsmanagements zentral. Die Hälfte hat für keinen einzigen Bereich des Vertragsmanagements eine übergreifende Abteilung. Darüber hinaus sehen die Befragten erheblichen Verbesserungsbedarf in wichtigen vertragssteuernden Aspekten, wie Bericht- und Analysemöglichkeiten (70 Prozent), unterstützende IT-Programme (62 Prozent), Nachvollziehbarkeit von Vertragsentwicklung und -entwürfen (58 Prozent) oder Überwachung von bestehenden Konditionen und Verbindlichkeiten (57 Prozent). …“

Lesen Sie bitte weiter unter www.bearingpoint.de

Vertragsmanagement

DUE DILIGENCE SOFTWARE

Aufgabenstellung

Wir verstehen unter Due Diligence (DD) die sorgfältige Analyse, Prüfung und Bewertung eines Objektes im Rahmen einer beabsichtigten geschäftlichen Transaktion, insbesondere im Zusammenhang mit Unternehmenskäufen.

Es handelt sich um die Beschaffung und Aufarbeitung von Informationen im Sinne einer Kauf- oder Übernahmeprüfung. Ziel der Aktivitäten ist dabei das Aufdecken verborgener Chancen und Risiken beim Zielunternehmen, zur Verbesserung der Qualität der Entscheidung und zur Erhöhung der Genauigkeit der Wertermittlung aufgrund des verbesserten Informationsstandes.

COMAC 6 DD Software und die Funktionen der DD

COMAC DD unterstützt das DD-Team bei allen Funktionen einer DD:

Information

Bei der Informationsfunktion geht es um die Ermittlung von entscheidungsrelevanten Informationen und die Verringerung der zwischen Erwerber und Veräußerer bestehenden Informationsasymmetrie.

Analyse

Im Rahmen der Analysefunktion werden die zur Verfügung gestellten Informationen im Hinblick auf die unterschiedlichen Analyseziele untersucht.

Bewertung

Im Rahmen der Bewertungsfunktion werden die bewertungsrelevanten Informationen ermittelt. Es findet jedoch keine Bewertung der Informationen statt, da dieses Gegenstand der Unternehmensbewertung ist.

Exkulpation

Entscheidungsträger, die über den Erwerb von Unternehmen entscheiden, sind ihrerseits zur Rechenschaft gegenüber ihren Stakeholdern verpflichtet. Die DD dokumentiert ein entsprechendes sorgfältiges Handeln.

Wie wird die COMAC 6 DD Software eingesetzt?

Lesen Sie hier die über wichtigen Funktionen der COMAC 6 Due Diligence Software und über unser Vorgehen bei einem Due Diligence-Projekt  in einer übersichtlichen Darstellung:

sbcs-due-diligence-mit-comac-dd-10-kurzinformation

Noch Fragen? Wir beantworten Sie gerne. Unser Kontaktformular finden Sie auf www.sbc-systems.de

Verträge im Rechnungswesen und die vollautomatische BACKOFFICE ENGINE

Verträge zum Leben bringen

„Keine Buchung ohne Beleg“ – das ist die Basis der ordnungsgemäßen Buchführung. Wenn aber nur Rechnungen, Zahlungen und die Wirkungen des Leistungsverzehrs verbucht werden, dann bleibt das Rechnungswesen passiv und rückwärtsgerichtet.

Dabei hat das Unternehmen alles, was für ein aktives und vorausschauendes Rechnungswesen erforderlich ist, bereits im Hause: die geplanten und die abgeschlossenen Verträge. Nur verstauben sie noch zu oft in Archiven. Doch zum Leben gebracht, sind sie eine der besten Informationsquellen des Unternehmens.

Verträge steuern Abläufe und ermöglichen Entscheidungen

Mit den Verträgen bindet sich das Unternehmen über die gesamte Vertragsdauer an eine feste Geschäftsbeziehung mit definierten Verpflichtungen auf Leistungs- und Zahlungsbasis. Verträge zeigen bereits bei Vertragsabschluss und mit der laufenden Bewertung die Chancen und die Risiken des Unternehmens. Und Verträge betreffen alle Unternehmensbereiche: Vertrieb, Einkauf, Finanzierung, Produktion, Cash Management.

Deshalb sind Verträge unverzichtbare Belege für das Rechnungswesen. Sie liefern Planzahlen und sehen in die Zukunft. Sie beschreiben Aktivitäten, Pflichten und Ansprüche. In Verbindung mit den Ist-Belegen (Rechnungen und Zahlungen) erlauben sie aussagefähige Soll-Ist-Vergleiche bis auf Investionsgüter-, Kostenträger- und Projektebene, zeigen laufende Obligen und verbleibende Möglichkeiten. Sie liefern die Basis für die Früherkennung von Risiken aller Art.

Auch zahlreiche wissenschaftliche Artikel belegen die Notwendigkeit von Vertragsbelegen im Rechnungswesen. Einen guten Überblick geben Holger Dresing und Joachim Fischer in „Verträge im Rechnungswesen als Grundlage für ein zeitorientiertes Data Warehose“. Ebenso weisen  J.Fischer und J.Hoos auf die Vorteile von „Vertragsbasierte, dartenbankgestützte Buchhaltung in Lieferketten“ hin. Mehr dazu finden Sie auf den unten angegebenen Links.

Verträge buchen heißt BACK OFFICE ENGINE

Verträge müssen aber auch gebucht werden.Je nach Vertragsart und Vertragsdauer kann ein Vertrag zwischen 10 und 50.000 Buchungen auslösen. Und diese müssen vollautomatisch verarbeitet werden können.

Hierzu dient die in allen Unternehmensgrößen erprobte COMAC BACK OFFICE ENGINE. Sie ist für alle Vertragsarten und jede Vertragsgestaltung einsetzbar. Sie erlaubt regelbasiert die vollautomatische Berechnung aller zeit- und finanzwirksamen Vertragswirkungen über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg. Alle buchungsrelevanten Geschäftsvorfälle können automatisch in ERP-Systeme übergeben werden. Bei Vertragsänderungen erfolgen automatisch Korrekturberechnungen und Änderungsbuchungen. Die Informationen liegen nach Leistungen, Leistungsgegenständen (Investionen, Personen, Projekten), nach Kostenarten und Kostenträgern vor. Sie können nach verschiedenen Rechtsgrundlagen (HGB, IFRS, IAS, US-GAAP) und nach nationalen Besonderheiten parallel berechnet und gebucht werden. Dabei werden alle steuerlichen Erfordernisse bis auf Kommunal- und Kantonalebene berücksichtigt.

Neue Verträge, Produkte und Prozesse können durch die Fachabteilungen und ohne Programmierung in die automatische Verarbeitung übernommen werden.

COMAC BACKOFFICE ENGINE dokumentiert alle Berechnungen und Buchungen vertragsbezogen und hält diese nachvollziehbar entsprechend den gesetzlichen Anforderungen verfügbar.

COMAC BACK OFFICE ENGINE liefert vollautomatische Daten für Abschlüsse, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Steuererklärungen. Dabei werden die vertragsbezogenen Einzelberechnungen verdichtet und aggregiert. Dennoch kann jede verdichtete Zahl bis auf die Einzelverträge und alle Geschäftsprozesse und alle damit verbundenen Belege (Urkunden, Dokumente, Anlagen, Mails, Schriftverkehr) zurückverfolgt werden.

COMAC BACKOFFICE ENGINE ist international, mehrwährungsfähig und mehrsprachig.

COMAC BACKOFFICE ENGINE kann über Schnittstellen in alle Front Office Systeme und alle ERP-Systeme integriert werden.

COMAC BACKOFFICE ENGINE senkt Kosten, erhöht die Sicherheit, braucht im Betrieb keine Kontrollen, verbessert die Transparenz, steigert die Effizienz und holt alle Informationen aus Ihren Verträgen heraus.

Wollen Sie mehr wissen? Hier finden Sie die Lösung Ihrer Anforderungen: www.sbc-systems.de.

Literaturhinweise:

462-vertrage-im-rechnungswesen-als-grundlage-fur-ein-zeitorientiertes-data-warehouse

619-vertragsbasierte-datenbankgesttzte-buchhaltung-in-lieferketten-46-th-international-scientific-colloquium-ilmenau-technical-university-september-24-b27-2001

COMAC 7 Enterprise Search Engine

Lesen Sie hier mehr:  COMAC 7  ENTERPRISE INFORMATION SYSTEM

Jedes Unternehmen verwendet zahlreiche Speicher für Informationen: Relationale und hierarchische Daten-banken, Data Warehouses, Office-Dokumente, Arbeits-blätter, Präsentationen, Verzeichnisse, Mails, DMS, Archive, Externe Informationsdienste, URLs und Medien (Bilder, Audio, Video).

COMAC 7 stellt die Verbindung zu allen Daten-speichern her und baut hieraus ein virtuelles integriertes Informationsnetzwerk des Unternehmens. Damit haben Sie alle Vertrags- und Geschäfts-beziehungen im Griff. Informationen speichern wird einfach: Sie müssen die Informationen nur an einer Stelle mit dem Informationsnetzwerk verbinden und können sie unter allen direkten und indirekten Beziehungen wiederfinden.


COMAC 7 ist Ihre Suchmaschine für alle Informationen im Unternehmen. Sie können mit beliebigen Such-begriffen „googeln“. Die Suchgebiete, die Such-verfahrenen und die konkreten Suchaufträge können können beliebig verfeinert werden. COMAC 7 erlaubt die Personalisierung der Suchverfahren.

Lesen Sie hier mehr:  COMAC 7  ENTERPRISE INFORMATION SYSTEM


DAUERHAFTE VORTEILE DURCH DAS RICHTIGE OUTSOURCING UND DAS VENDOR CONTROLLING

Durch die bisherige Erfahrung mit Outsourcing-Modellen hat ein Umdenken eingesetzt. Zwar sind die Kostenvorteile und die Konzentration auf die Kernprozesse unverändert anerkannte Vorteile des Outsourcing, aber inzwischen sind auch die Risiken stärker im Bewusstsein: Abhängigkeit, Know-How-Verlust, geringe Anpassungsflexibilität und Preisdiktat schaffen Zweifel am Konzept des totalen oder strategischen Outsourcing.

Es gibt eine Lösung, mit der die Vorteile des Outsourcing genutzt werden können, ohne die Nachteile befürchten zu müssen. Allerdings muss der  Auftraggeber die Kontrolle behalten, seine Geschäftsprozesse und seinen Bedarf kennen und aktive Entscheidungen treffen. Dann kann er mit dem partiellen Outsourcing oder Outtasking genau die Prozesse und Aufgaben auslagern, für die er damit die optimalen Verbesserungen erwartet. Outtasking ermöglicht:

  • Ein flexibles Festlegen der ausgelagerten Aufgaben entsprechend der Geschäftslage und der Geschäftsziele
  • Ausschreibungen unter verschiedenen Wettbewerbern
  • Leichteren Zugriff auf verfügbares Know-How beim Anbieter
  • Leichtere Anonymisierung von vertraulichen Daten

Auf der anderen Seite müssen Strukturen geschaffen werden, welche das Outtasking ermöglichen. Dies sind zum Beispiel:

  • Ein flexibles Festlegen von Outsourcing-Aufgaben entsprechend der Geschäftslage und der Geschäftsziele
  • Geordnete Geschäftsprozesse
  • Klare Leistungsbeschreibungen
  • Klare Workflows für Leistungsentstehung und Leistungsbereitstellung
  • Klare Kenntnis über die Leistungsverwendung in Kostenstellen und Kostenträgern
  • Saubere Schnittstellen und Aufgabenteilungen zwischen den Geschäftsprozessen
  • Klare Verantwortlichkeiten
  • Informationen über Kosten und Ergebnisse der Geschäftsprozesse.

Diese Voraussetzungen zu schaffen hat einen doppelt positiven Effekt.

Das eigene Geschäft wird transparent und optimiert und die Kosten und Ergebnisse können durch die Integration externen Know-Hows verbessert werden. Neue Abhängigkeiten werden vermieden und der im Outtasking mögliche Wettbewerb zwischen den Anbietern fördert die Effizienz.

Gerade in der scheinbaren Starre der aktuellen Krise bietet das Outtasking für die Unternehmen die Chance der internen und externen Optimierung.

COMAC Software unterstützt das notwendige Vendor Controlling.