CHECKLISTE: Software für Vertragsmanagement und Vertragscontrolling

CHECKLISTEN der SBC Systems GmbH für Vertragsmanagement und Vertragscontrolling

Die SBC Systems GmbH ist Spezialist für Vertragsmanagement, Vertragsbuchhaltung, Vertragsarchivierung, Vertragsautomatisierung und Vertragscontrolling..

Diese aktualisierte CHECKLISTE stellt für eine Vertragsart diejenigen Punkte zusammen, die in unserer Vertragspraxis häufig zu Unklarheiten und manchmal auch zu unliebsamen Überraschungen führen.

Mit dem Einsatz unserer COMAC 7 Vertragssoftware sind Sie auf der sicheren Seite, denn Sie können alle zeitlichen und finanziellen Wirkungen eines Vertrages regelbasiert berechnen lassen. Nach dem Vertragsabschluss werden alle Daten automatisch ins Vertragsmanagement und Vertragscontrolling übernommen. COMAC 7 hat zahlreiche Standardschnittstellen zu Ihrem Rechnungswesen.

CHECKLISTE FÜR DIE BESCHAFFUNG EINER SOFTWARE FÜR VERTRAGSMANAGEMENT UND VERTRAGSCONTROLLING

In der folgenden Checkliste sind wichtige grundsätzliche Anforderungen zusammengestellt. Die Detailanforderungen sollten in einem Anforderungskatalog oder Pflichtenheft ergänzt werden.

1 Funktionsumfang

  1. Können alle Verträge schnell, einfach, sicher und vollständig erfasst, bearbeitet und ausgewertet werden?

1.1 Vertragsarten

  1. Können alle für Sie relevanten Vertragsarten abgebildet werden?
  2. Können Vertragsarten und Vertragsgestaltungen abgebildet werden, die Sie heute noch nicht kennen, d.h. besteht ein generelles Konzept zur Abbildung von Verträgen aller Art?
  3. Können Vertragsvorlagen verwendet werden, die vom Anwender frei gestalt-bar sind?
  4. Beispiele von Vertragsarten sind Kaufvertrag, Mietvertrag, Leasingvertrag, Darlehensvertrag, Wartungsvertrag, Telekommunikations- vertrag, Versicherungsvertrag, Informationsdienstevertrag, Lizenzvertrag, Patente, Beteiligungen, Dauerschuldverhältnisse …

1.2 Vertragslebenslauf

Werden alle Lebenslaufphasen eines Vertrages abgebildet?

  1. Vertragsanbahnung mit Anfrage, Ausschreibung, Angebote, Angebotsvergleich, Genehmigung? Können alle zeitlichen und finanziellen Wirkungen bereits beim Angebotsvergleich berechnet werden? Kann ein Vertragsobligo gebildet werden?
  2. Vertragsabschluss mit Terminplanung und Finanzplanung über den gesamten Vertragszeitraum?
  3. Vertragsdurchführung mit Aufgabenverwaltung, automatischer Rechnungsstellung, automatischer Rechnungsprüfung?
  4. Vertragsänderungen, Historienverwaltung, Verlängerungen und Verkürzungen jeweils mit automatischer Neuberechnung aller Planwerte?
  5. Vertragsbeendigung? Können Vorfälligkeitsentschädigungen bei vorzeitiger Kündigung berechnet werden?
  6. Kann ein Vertrag in verschiedenen Vertragsstatus (z.B. Kalkulation, Plan, Soll, Ist) geführt werden? Sind Simulationen des Vertragsabschlusses oder der Vertragsänderungen möglich?

1.3 Vertragsregelwerk

  1. Können alle vertraglichen Vereinbarungen mit einem Regelwerk erfasst werden?
  2. Kann dies der Sachbearbeiter selbst durchführen?
  3. Können aus den Vertragsregeln automatische Berechnungen für Planwerte und Rechnungen erstellt werden?

1.4 Vertragsdaten und Geschäftsprozesse (Übersicht)

Können die nachstehenden Vertragsdaten erfasst und berechnet werden?

  1. Vertragsstrukturen (insbesondere Geschäftspartner, Objekte, Verträge, Leistungsumfänge, Transaktionen, Kostenstellen)
  2. Beziehungen (zwischen Geschäftspartnern, Vertragsobjekten und Verträgen)
  3. Vertragsregeln (Zeitwirkungen, Finanzwirkungen, andere auslösende Ereignisse)
  4. Vertragswirkungen (Plan, Soll, Ist / Mengen, Preise, Werte / Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft / Historienführung)

1.5 Geschäftspartner

Welche Geschäftspartnerdaten muss die Software verwalten können?

  1. Stammdaten
  2. Adressen
  3. Ansprechpartner
  4. Bankverbindungen
  5. Geschäftspartnerbeziehungen
  6. Zusatzdaten

1.6 Objekte

Welche Objektdaten muss die Software verwalten können?

  1. Stammdaten
  2. Objektpositionen
  3. Objektbeziehungen
  4. Geschäftspartnerrollen in Objekten
  5. Zusatzdaten

1.7 Vertragsstammdaten

Welche Vertragsstammdaten muss die Software verwalten können?

  1. Vertrag
  2. Vertragspartner
  3. Stammdaten
  4. Vertragslaufzeit
  5. Beziehungen (Geschäftspartner-Rollen in Verträgen; Ansprechpartner-Rollen in Verträgen; Vertragsbeziehungen)
  6. Geschäftsauftrags-Klauseln
  7. Vertragsklauseln

Welche Dokumente und Notizen muss die Software verwalten können?

  1. Notizen
  2. Notizarten
  3. Texte
  4. Termine
  5. Dokumente
  6. Einordnung aller Dokumente ins Informationsnetz

1.8 Leistungsumfang eines Vertrages

  1. Welche Daten zum Leistungsumfang des Vertrages muss die Software verwalten können?
  2. Können alle Leistungsarten (Kostenarten) verwaltet werden?
  3. Könnte für jede Leistungsart ein eigener Leistungszeitraum verwaltet werden?
  4. Wird die Leistung dem Leistungsgegenstand (Leistungsgegenständen) zugeordnet, so dass zum Beispiel Folgekosten von Investitionen (= Leistungsgegenstände) berechnet werden können?
  5. Können die Kosten den jeweiligen Kostenträgern, Kostenstellen und PSP-Elementen zugeordnet werden?
  6. Können die Leistungsarten nach Qualitätsmerkmalen weiter differenziert werden?
  7. Können für Leistungsmengen und Leistungspreise getrennte Regeln hinterlegt werden?
  8. Können für alle Leistungen die Mengen, Preise und Werte für den gesamten Leistungszeitraum als Planwerte berechnet werden?

1.9 Rechnungsbuch

  1. Können die Leistungsabrechnungen (Rechnungsausgang und Rechnungseingang) erfasst und bearbeitet werden?
  2. Können die Ausgangsrechnungen automatisch berechnet werden?
  3. Können die Eingangsrechnungen automatisch geprüft werden?
  4. Können Rechnungsdifferenzen zum den Vertragswerten erkannt und gesondert abgestimmt werden?
  5. Können die Rechnungen und die Abweichungen von den Vertragswerten nach einem 6-Augen-Prinzip freigegeben werden?
  6. Können für alle Verträge laufend ihre Obligodaten abgefragt werden?

1.10 Messwesen

  1. Besteht ein Messwesen, mit dem eine variable Inanspruchnahme von Leistungen dokumentiert werden kann?
  2. Kann dieses einfach vom Sachbearbeiter an neue Vertragsanforderungen angepasst werden?
  3. Können hieraus automatische Rechnungen erstellt werden?
  4. Können hieraus automatische Rechnungsprüfungen durchgeführt werden?

1.11 Änderungsnachweis

  1. Lassen sich Änderungen verfolgen? Lässt sich bei jeder Änderung feststellen welche Änderung zu welchem Zeitpunkt vorgenommen wurde?
  2. Wird für alle Vertragsdaten ein automatischer Änderungsnachweis geführt?

2 Fristenverwaltung

  1. Können über das Vertragsmanagementsystem für einen Vertrag verschiedene Fristen (Kündigungsfrist, Gewährleistungsfrist, Zahlungsfrist, …) verwaltet werden?
  2. Können diese Klauseln frei erweitert und eingestellt werden?
  3. Können aus den Vertragsklauseln automatisch Termine berechnet werden?
  4. Können automatische Terminkalender geführt werden?
  5. Können wichtige regelmäßige Termine, wichtige außerplanmäßige Termine, wichtige auslösende Ereignisse von Folgeaktivitäten, wichtige Festlegungen ohne terminliche Bindung (z.B. Haftung o.ä.), Hinweise auf Bürgschaften o.ä. verwaltet werden?
  6. Können alle Arten von Kündigungen, Preisanpassungen, Abstimmungen, Abrechnungen, Verlängerungen, Bürgschaften und Sicherheiten verwaltet werden?
  7. Können die Termine für die Vertragswirkung, die Ankündigung und den operativen Vorlauf getrennt verwaltet werden?
  8. Können andere auslösende Ereignisse als Termine verwaltet werden? Welche sind dies?
  9. Können die Modalitäten der Fristen verwaltet werden, d.h. Anlass, Veranlassung, Formvorschriften, Umfang der Wirkung (z.B. Teilkündigungen)
  10. Welche der folgenden Vertragsklauseln können verwaltet werden: Ausschlüsse, Ankündigungspflichten, Beistellungen, Bürgschaften, Garantien, Gewährleistungen, Haftung, Mängelbedingungen, Rahmenbedingungen, Sicherheiten?
  11. Können ad-hoc-Termine verwaltet werden?
  12. Können Terminpläne berechnet werden?
  13. Gibt es eine automatische Fristenüberwachung
  14. Werden automatische Terminkalender nach Anwendern, nach Verträgen, nach Vertragsklauseln, nach Sachgebieten oder nach anderen Kriterien des Kunden geführt?

3 Dokumentenmanagement

3.1 Composerfunktion

  1. Hat die Software Composer-Funktionen, d.h. können aus einem zentralen Klausel-Lager Verträge Stück für Stück und in Zusammenarbeit mehrerer berechtigter User zusammengefügt werden und kann daraus ein Vertragstext erzeugt werden?
  2. Können diese Daten automatisch in die Vertragsdatenbank und ins Regelwerk übernommen werden für automatische Berechnungen?
  3. Besteht eine halbautomatische Vertragserfassung, d.h. die automatische Erfassung von Verträgen anhand verschiedener, auch unternehmensspezifischer, Vertragsvorlagen?
  4. Muss dabei der Vertragsbearbeiter in diesem Fall nur die Lücken eines Vertragsmusters ausfüllen (in WORD oder mit Hilfe eines Wizards) ausfüllen?

3.2 Archivierung

  1. Besitzt die Software ein Dokumentenmanagementsystem?
  2. Können Vertragsakten und Projektakten gebildet werden?
  3. Können die Dokumente in verschiedenen Akten zugeordnet sein?

3.3 Dokumentensuche

  1. Können im Vertragsmanagementsystem abgelegte Dokumente auch über Schlüsselworte aus dem Text (z.B. Kammerofen) aufgefunden werden?
  2. Besteht die Suchfunktion für die deutsche und für andere Sprachen?
  3. Ist eine Volltextsuche verfügbar?
  4. Können Rahmenverträge, Einzelverträge, Abrufe und Belege gesucht werden?

3.4 Dokumentenvergleich

  1. Ist ein automatischer Dokumentenvergleich möglich?
  2. Ist ein Dokumentenvergleich auch dann möglich, wenn die Dokumente nicht im gleichen Format (z.B. Word und PDF) vorliegen?

4 Internationaler Einsatz

4.1 Konzernweiter Einsatz und Mehrwährungsfähigkeit

  1. Ist das Vertragsmanagement konzernweit (weltweit) einsetzbar?
  2. Kann dezentrale oder zentrale Bearbeitung frei kombiniert werden?
  3. Können an den Arbeitsplätzen konzernweite, nationale, unternehmensspezifische oder individuelle Standards frei gewählt werden?
  4. Kann an jedem Arbeitsplatz entschieden werden in welcher Sprache die Bildschirm- und Berichtslabels zu sehen sind (also die Führungstexte auf den Bildschirmen und die Überschriften auf den Berichten)
  5. Kann an jedem Arbeitsplatz entschieden werden in welcher Sprache die Schlüsselbegriffe und Klassifikationen verwendet werden sollen (zum Beispiel Rechtsformen, Produktgruppen, Vertragsarten, Leistungsarten, Risikoklassen usw.)
  6. Erfolgt automatisch eine Umrechnung in die Konzernwährung?
  7. Ist die Software mandandenfähiig?
  8. Können sowohl konzerneigene Unternehmen als auch Teilkonzernunternehmen und befreundete Unternehmen in den gesamten Anwenderverbund – jeweils mit individuell festlegbaren Berechtigungen – aufgenommen und zentral verwaltet werden?

4.2 Mehrsprachigkeit

  1. Kann das Vertragsmanagementsystem neben deutsch und englisch auch in weiteren Sprachen (z.B. tschechisch, arabisch, chinesisch) angeboten werden? Kann die Umstellung auf andere Sprachen und spezielle Fachbegriffe auch durch den Anwender selbst erfolgen?
  2. Können Vertragsdaten aus einer Sprache automatisch in eine andere Sprache übersetzt werden?
  3. Können alle Sprachen (Labels, d.h. Aufbau von Bildschirmen und Auswertungen sowie strukturierte Inhalte) dargestellt werden für die es UNICODE-Referenzen gibt?
  4. Können Verträge über Sprachgrenzen hinweg einheitlich erfasst, verwaltet und ausgewertet werden.
  5. Bestehen automatische Übersetzungs- und automatische Umrechnungsfunktionen?
  6. Können konsolidierte Auswertungen über den gesamten Datenbestand in frei gewählten Sprachen nach konzerneinheitlichen oder individuellen Vorgaben erfolgen?
  7. Kann für die Suchfunktionen die Vorgabe von Schlüsselbegriffen in allen freigegebenen Sprachen erfolgen?
  8. Werden Suchergebnisse aus dem gesamten Vertrags- und Dokumentenbestand bereitgestellt, auch wenn die jeweiligen Verträge in anderen Sprachen erfasst worden sind?
  9. Kann frei gewählt werden in welcher individuell wählbaren Währung die Verträge erfasst werden sollen?
  10. Kann eine Volltextsuche durchgeführt werden, die nach frei definierbaren Begriffen die Texte in allen Sprachen nach den vorgegebenen Begriffen durchsucht?

5 Informationssystem

5.1 Verfügbare Daten

  1. Sind für die gesamte Vertragslaufzeit alle zeitlichen, mengenmäßigen und wertmäßigen Vertragsfolgen als Planwerte, Istwerte und historische Daten verfügbar?
  2. Gibt es eine über alle Vertragsarten einheitliche Datencodierung, die sämtliche betriebswirtschaftlichen Fragestellungen auch ad-hoc zulässt?

5.2 Freie Kombination aller Daten

  1. Können Auswertungen über alle Informationen von den Sachbearbeitern selbst erstellt werden?
  2. Werden die notwendigen Programmierungen automatisch durch die Vorgaben der Sachbearbeiter erstellt?
  3. Können die Ergebnis- und Trefferlisten frei von den Sachbearbeitern gewählt oder erstellt werden?
  4. Können Verträge, die in verschiedenen Sprachen und verschiedenen Währungen erfasst sind in gemeinsamen Auswertungen in beliebigen Auswertungs-Sprachen und Auswertungs-Währungen ausgegeben werden?

5.3 Währung und Sprache

Kann die Vertragssoftware

  1. alle Vertragsarten in allen Währungen abbilden?
  2. alle Bildschirme und Auswertungen in allen Sprachen abbilden?
  3. alle finanzwirksamen Daten automatisch umrechnen?
  4. alle strukturierten Vertragsdaten automatisch übersetzen?

6 Standard und Individualität

6.1 Umfang der Standardmodule

  1. Inwieweit existieren für das Vertragsmanagementsystem fertige Module und welche Teile des Vertragsmanagementsystems werden individuell für den jeweiligen Kunden programmiert?

6.2 Vertragsindividuelle Masken

  1. Lässt sich die Maske für die Eingabe der einzelnen Verträge individuell gestalten, so dass der Administrator ohne Programmierung festlegen kann, welche Angaben zu jedem Vertrag aufgenommen werden sollen?
  2. Können persönliche Bildschirmen und Geschäftsprozesse gruppen-, rollen- und personenbezogen durch den Administrator ohne Programmierung eingestellt werden?

6.3 Steuerung der Geschäftsprozesse und Berechnungen

  1. Kann die Bearbeitung für alle Verträge vollständig durch Parameter gesteuert werden?
  2. Kann der Anwender diese Parameter bei entsprechender Berechtigung ohne Programmierung pflegen?

6.4 Vertragsmathematik und Regelwerk

  1. Kann der Anwender mit den Funktionen der Vertragsmathematik ohne Programmierung die wirtschaftlichen Vereinbarungen strukturiert beschreiben, ihre finanziellen Wirkungen über den gesamten Zeitraum berechnen und für Vertragsvergleiche auch über Sprachgrenzen und Währungen hinweg ermöglichen?
  2. Können alle Regeln in einem Regelwerk gespeichert werden, welches ohne IT-Spezialisten und Programmierung auch von den Vertragsfachleuten bedient werden kann?

6.5 Änderungen durch den Kunden

  1. Inwieweit besteht die Möglichkeit, Anpassungen am Vertragsmanagementsystem (z.B. Zuteilungen oder Entzug von Berechtigungen, Änderungen an der Maske für die Eingabe von Verträgen) selbst vorzunehmen?
  2. Können Suchbegriffe und Ergebnisse können ohne Programmierkenntnisse mit Klick abgerufen oder ad hoc angepasst oder völlig neu zusammengestellt werden?

7 Sicherheit

7.1 Berechtigungskonzept

  1. Ist es möglich, bei Berechtigungskonzept zwischen der Berechtigung zum Abruf des Vertrages, der Berechtigung zur Änderung des Vertrages und zur Berechtigung der Änderungen der Eintragungen zu dem Vertrag in die Maske des Vertragsmanagementsystems unterscheiden?
  2. Können verschiedene Rollen vereinbart werden?
  3. Können den Anwendern unterschiedliche Rollen zugeordnet werden?
  4. Können Stellvertreter mit flexiblen Rechten eingerichtet werden?
  5. Können alle Funktionenrechte flexibel den einzelnen Rollen zugeordnet werden?
  6. Gibt es statusabhängige Bearbeitungsrechte?

7.2 Revisionssicherheit

  1. Gibt es eine Stellungnahme zu Anforderungen der internen Revison?
  2. Welchen Beitrag leistet die Software zum internen Kontrollsystem?
  3. Welche Vorkehrungen sind zur Korruptionsprävention vorgesehen?
  4. Wird bei der Vertragsbearbeitung das 6 Augen-Prinzip für die Vertragsaktivierung, Vertrag in Änderung setzen und die erneute Vertragsaktivierung umgesetzt?
  5. Bei welchen anderen Geschäftsprozessen wird ein Mehr-Augen-Prinzip umgesetzt?

7.3 Workflows

  1. Können Workflows eingerichtet werden?
  2. Können die Arbeitsabläufe flexibel mit unterschiedlichen Bedingungen gesteuert werden?
  3. Können die Arbeitsabläufe flexibel nach Status gesteuert werden?
  4. Können die Arbeitsabläufe abhängig von beliebigen Vertragsdaten gesteuert werden?
  5. Können durch den Anwender mit Standard-Workflow-Funktion persönliche Workflows definiert werden?
  6. Können in den Workflows verschiedene Entscheidungsmöglichkeiten geboten werden?
  7. Können anstehende Aufgaben (eigene und delegierte) in einer „To-Do-Liste“ angezeigt werden?
  8. Werden Terminüberschreitungen automatisch angezeigt?

8 Schnittstellen

8.1 SAP-Anbindung (oder entsprechende Anbindung an ein anderes ERP-System)

  1. Wie und mit welchem Aufwand erfolgt die Anbindung des Vertragsmanagementsystems an SAP?
  2. Können vorhandene Daten direkt aus SAP übernommen werden (z.B. Kundendaten, Anlagedaten, Kontierungselemente, PSP-Elemente) oder müssen diese in das Vertragsmanagementsystem neu eingegeben werden?
  3. Können geprüfte Rechnungen automatisch an SAP oder ein anderes ERP-System übergeben werden?
  4. Können Obligodaten (das heißt bis zum Vertragsende noch offene Vertragsleistungen) automatisch an SAP oder ein anderes ERP-System übergeben werden?
  5. Können die exportierten Daten in SAP automatisch nach Kostenstellen, PSP-Elementen, Kostenarten und Objekten gebucht werden?

8.2 OFFICE-Anbindung

  1. Wie und mit welchem Aufwand erfolgt die Anbindung des Vertragsmanagementsystems an Officesysteme und an Mailsysteme?
  2. Können vorhandene Daten direkt aus Office übernommen werden (z.B. Dokumente, Besuchsberichte, Belege, Mails) oder müssen diese in das Vertragsmanagementsystem neu eingegeben werden?
  3. Können Daten des Vertragsmanagements direkt an die Office-Systeme (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Mail) übergeben werden

8.3 Microsoft

  1. Ist ein Export zu Microsoft Word und Microsoft Excel möglich?
  2. Können Vertragsdaten für Serienbriefe, Standardbriefe und individuelle Schriftstücke nach Microsoft WORD übertragen werden?

8.4 Individuelle Schnittstellen

  1. Besteht ein Schnittstellengenerator zur Erstellung individueller Schnittstellen? Kann dieser durch die Anwender selbst bedient werden?
  2. Bestehen allgemeine Schnittstellen im Standard-XML-Format?
  3. Können Web Services in das Vertragsmanagement eingebunden werden?

8.5 Revisionssichere Übertragungsprotokolle

  1. Bestehen detaillierte Übertragungsprotokolle in denen alle Ergebnisse der Export- und Import-Schnittstellen dokumentiert werden?

8.6 Altdatenmigration

  1. Ist es möglich, Vertrags- und Parteidaten aus vorhandenen Bestandssystemen in das Vertragsmanagementsystem zu importieren?
  2. Gibt es automatische Berechnungen, d.h. berechnet die Software automatisch die zeitlichen und finanziellen Konsequenzen (Obligo, Termine, Fristen, Gesamtsumme, usw.) aus den übertragenen Daten des Vertrages?

9 Webfähigkeit

  1. Kann das Vertragsmanagementsystem auch webbasiert über den Browser eingesetzt werden ?
  2. Können auch benutzerfreundliche Rich-Client-Oberflächen webbasiert betrieben werden?

10 Vergütung

  1. Auf welcher Basis erfolgt die Vergütung für das Vertragsmanagementsystem? Softwarelizenz? Softwarekauf? Benutzerabhängige, modulabhängige oder pauschale Lizenzierung? Pflegegebühr?

11 Softwarepflege und Betreuung

  1. Wenn eine Pflegegebühr bezahlt wird, welche Leistungen sind durch die Pflegegebühr abgedeckt?
  2. Für welchen Zeitraum kann der Support für das Vertragsmanagementsystem zugesichert werden?

12 Hardware-Anforderungen

  1. Welche Hardware-Anforderungen bestehen für das Vertragsmanagementsystem?

COMAC Vertragssoftware kann alle Positionen dieser Checkliste abbilden und für jeden Vertrag alle terminlichen und finanziellen Wirkungen über die gesamte Vertragslaufzeit berechnen und kontrollieren.

Diese Checkliste ist urheberrechtlich geschützt. Sie kann durch Unternehmen und Privatpersonen kostenlos verwendet werden. Voraussetzung für eine kostenlose Nutzung ist ein Link auf der Website des Nutzers auf die Website der SBC Systems GmbH: www.sbc-systems.de

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