Das Outsourcing von ausgewählten Geschäftsprozessen gehört zu den komplexesten Projekten innerhalb des Leasingmanagements.

Um alle Vorteile zu nutzen und möglichst viele Risiken zu vermeiden ist ein umfangreiches Vertragswerk notwendig.

Beim Strategischen Outsourcing (SO) werden gesamte Unternehmensbereiche ausgelagert, beim partiellen Outsourcing oder Outtasking nur einzelne, genau definierte Funktionen. Diese Wahl ist maßgebend für das Vertragswerk. So werden beim SO neben den Outsourcingverträgen oft auch Gemeinsachaftsunternehmen vereinbart.

Ebenso können in steigender Komplexität Teilbetriebe ausgelagert werden, beginnend beim IT-Betrieb über die IT-Prozesse hin zu den Geschäftsprozessen (z.B. HR-Management). Je nach Stufe sind unterschiedlich aufwendige Leistungsbeschreibungen und Service Level Agreements erforderlich.

Der Outsourcing-Basisvertrag enthält in der Regel Vereinbarungen über Nutzungsrechte, Abnahmen, Verzug, Haftungen, oder auch Regelungen zur Arbeitnehmerüberlassung.

In den Anlagen zum Basisvertrag finden sich konkrete Vereinbarungen etwa zur Personalübernahme oder zur Übernahme von Hard– und Software (z.B. als sale-and-lease-back-Vertrag) unter Einschaltung des Lizenzmanagements. Ebenso können die Übernahmen von Miet-, Wartungs– und Instandhaltungsvereinbarungen geregelt werden.

Im Mittelpunkt aller Outsourcing-Verträge steht die Beschreibung der ausgelagerten Leistungen, der Leistungszeiträume, der erforderlichen Beistellungen und der Übergabepunkte. Ebenso werden in des Service-Level-Agreements genaue Angaben über die Qualität der Outsourcing-Leistungen gemacht, wie z.B. Personalqualifikationen, Reaktionszeiten, Normen und Richtlinien. Außerdem werden die Messverfahren für die variablen Leistungsmengen vereinbart und alle Preisbestandteile einschließlich Vertragsstrafen und Bonus-Malus-Regelungen.

Der Outsourcingpartner muss sehr gute Kenntnisse der fachlichen Funktionen und des Geschäftsfeldes haben, denn er muss die auf der Ebene der Geschäftsprozesse definierten Leistungsmerkmale bewerten und kalkulieren können.

In aller Regel wird im ausgelagerten Geschäftsbereich auch eine Optimierung der Geschäftsprozesse erfolgen, da der Outsourcing-Partner in der Regel gute Kenntnisse über das best practise eines Geschäftsfeldes hat. Hier ist es wichtig, dass der Auftraggeber auch einen verlässlichen Know-How-Transfer organisiert.

Ebenso müssen alle Anforderungen des Rechnungswesens und des Controlling eingehalten werden, wie z.B. automatische Rechnungsprüfung, Kontierung nach Leistungsgegenständen (z.B. Maschinen), Kostenträgern und Kostenstellen aber auch eine detaillierte Planung des eingegangenen Vertragsobligos und seiner Entwicklung.

Die COMAC VERTRAGSSOFTWARE ist für alle Outsourcingverträge geeignet. Sie erlaubt die Steuerung, Überwachung und Kontrolle aller Outsourcing-Lieferanten und er Verträge. Hierzu wird ein flexibles Regelwerk verwendet, welches ohne Programmierung durch die Sachbearbeiter individuell eingestellt werden kann.