CHECKLISTE FÜR LEASING- UND FINANZIERUNGS-SOFTWARE

SBC Systems GmbH

Die SBC Systems GmbH ist Unternehmensberater und Softwarehersteller für das  Management, Accounting und Controlling von Leasing- und Finanzierungsverträgen.

Unsere Vertragssoftware COMAC 7 erfüllt alle Anforderungen aus dieser Checkliste.

Als Ergebnis unserer Arbeit aktualisieren wir laufend unsere Checklisten für die Beschaffung und Bewertung von Leasing- und Finanzierungssoftware.

Jetzt aktuell und für COMAC 7 Kunden schon immer verfügbar:

Bilanzierung der Leasingverträge nach IFRS 16

Anforderungen

Kernanforderung des IFRS 16 ist es, beim Leasingnehmer generell alle Leasingverhältnisse und die damit verbundenen vertraglichen Rechte und Verpflichtungen in der Bilanz zu erfassen. Die bisher unter IAS 17 erforderliche Unterscheidung zwischen Finanzierungs- und Operating-Leasing-Verträgen entfällt damit künftig für den Leasingnehmer.

Vorgehensweise

  1. Für alle Leasingverhältnisse erfasst der Leasingnehmer in seiner Bilanz eine Leasingverbindlichkeit für die Verpflichtung, künftig Leasingzahlungen vorzunehmen.
  2. Gleichzeitig aktiviert der Leasingnehmer ein Nutzungsrecht am zugrunde liegenden Vermögenswert, welches grundsätzlich dem Barwert der künftigen Leasingzahlungen zuzüglich direkt zurechenbarer Kosten entspricht.

Während der Laufzeit des Leasingvertrags wird die Leasingverbindlichkeit ähnlich den Regelungen nach IAS 17 für Finanzierungs-Leasingverhältnisse finanzmathematisch fortgeschrieben, während das Nutzungsrecht planmäßig amortisiert wird, was grundsätzlich zu höheren Aufwendungen zu Beginn der Laufzeit eines Leasingvertrags führt.

Mehr finden Sie hier

 

 CHECKLISTE ZUR BESCHAFFUNG VON SOFTWARE FÜR DAS MANAGEMENT, ACCOUNTING UND CONTROLLING VON LEASING- UND FINANZIERUNGSVERTRÄGEN

In der folgenden Checkliste sind wichtige Fragen und Anforderungen zusammengestellt. Diese helfen Ihnen, wenn Sie

  • die Qualität Ihrer bestehenden Softwarelösung bewerten,
  • die Fähigkeiten einer neuen Softwarelösung beschreiben oder
  • die Angebote verschiedener Hersteller vergleichen wollen.

Die Checkliste liefert erste, aber belastbare Ergebnisse. Für eine optimierte auf Ihren Bedarf zugeschnittene Lösung müssen diese Ergebnisse durch einen Anforderungskatalog oder ein Pflichtenheft ergänzt werden. Oder Sie wählen einfach die COMAC 7 Vertragssoftware.

COMAC 7  basiert auf dem StandardBusinessCode geschützt durch United States Patent Application Publication  Pub. No.: US 2003/0149556 A1, Inventor Hugo Christian Rieß, SBC Systems GmbH.

 

Grundfrage

Können alle Ihre Verträge schnell, einfach, sicher und vollständig erfasst, bearbeitet und für Vergangenheit und Zukunft ausgewertet werden?

Wenn Sie hier Verbesserungsbedarf sehen, dann sollten Sie in die Details der Checkliste einsteigen.

 

1       Funktionsumfang

1.1      Vertragsarten

Können alle für Sie relevanten Vertragsarten abgebildet werden?

1.1.1    Leasing

Wichtige Vertragsarten für Leasing sind:

a)    alle Leasingformen (Direct Leasing, Absatzleasing, Same Name Leasing)

b)    alle Geschäftsbereiche (Kfz.-, Mobilien-, Immobilien-Leasing, Mietkauf)

c)     alle Vertrags- und Geschäftsmodelle wie z.B.

  1. Finance Leasing,
  2. Operate Leasing,
  3. Kommunal-Leasing,
  4. Sale and Lease Back,
  5. Doppelstockmodelle,
  6. Betreibermodelle,
  7. Investorenmodelle
  8. Public-Private-Partnership-Modelle
  9. Kapazitätsauslastungsleasing
  10. Einsparungsleasing

d)    alle Produkte  wie z.B.

  1. Teilamortisationsmodelle
  2. Vollamortisationsmodelle
  3. Kündbare Verträge
  4. Auslastungsverträge
  5. Mieterdarelehensmodelle
  6. Buchgewinn-/Buchverlustmodelle

e)    alle Zusatzprodukte wie z.B.

  1. Fleet-Management / Full-Service-Leasing
  2. Betriebsbereitschaftsservices (Wartung, Betriebsmittel, Verschleißteile Instand-setzung)
  3. Kostenvoranschläge, Freigaben, Rechnungsprüfungen
  4. Tankpool-Abrechnungen
  5. Kundeninformationssysteme
  6. Garantiezeitenverwaltung
  7. Genehmigungen
  8. Versicherungen

1.1.2       Miete

Vertragsarten im Bereich der Miete sind

a)    Unbegrenzte Miete

b)    Langfristmiete

c)     Kurzfristmiete

d)    Objektabrechnung

e)    Mietkauf

1.1.3     Finanzierung

Wichtige Vertragsarten für Finanzierung sind:

f)     Investitionsgüterfinanzierungen wie z.B.

  1. Annuitätendarlehen
  2. Ratendarlehen
  3. Hypothekendarlehen
  4. Kontokorrentfinanzierungen

g)    Einkaufsfinanzierung

h)    Lagerfinanzierung

i)      Factoring

j)     Refinanzierung wie z.B.

  1. Darlehen
  2. Investorenmodelle
  3. Forderungsverkauf
  4. ABS /ABCP-Transaktionen
  5. Passiv-/Einlagengeschäft

1.1.4     Finanzierungsbeiträge

a)    Eigenmittel

b)    Förderungen

c)     Subventionen

d)    Kautionen

e)    Zulagen

f)     Zuschüsse

g)    Vorauszahlungen

h)    Sonderzahlungen

i)      Erhöhte Erstmieten

j)     Zielzahlungen

1.1.5       Kalkulation

a)    Alle Kalkulationsverfahren

b)    Integrierte Geschäftsprozessbezogene Kalkulation über den gesamten Vertragslebenszyklus,

c)     Optimierungsverfahren z.B. für Optimierung von Steuermodellen

d)    Berechnung aller finanzwirksamen Konsequenzen während des gesamten Vertragslebenslaufes

e)    Zeitreihenverfahren

f)     Integrierte Vertragshistorie und Planungsrechnung

1.1.6       Verbundene Verträge

a)    Kaufverträge

b)    Beschaffungsverträge

c)     Bauverträge

d)    Baunebenleistungsverträge

e)    Rückkaufvereinbarungen Sicherheitenverwaltung

f)     Garantievereinbarungen

g)    Patronatserklärungen

h)    Provisionsvereinbarungen (Vertriebsabrechnung, Bonifikationen, Strukturvertrieb)

1.1.7       Allgemeine Verträge

Können darüber hinaus Verträge aller Art verwaltet werden? Solche Verträge sind z.B.

a)    Telekommunikationsverträge

b)    Versicherungsverträge

c)     Informationsdiensteverträge

d)    Lizenzverträge

e)    Patente,

f)     Beteiligungen,

g)    Dauerschuldverhältnisse,

h)    Service Level Agreements SLA

i)      Beraterverträge

j)     Versorgungsverträge (Gas, Wasser, Strom)

k)    Entsorgungsverträge

1.2      Vertragsinnovationen

Können Vertragsarten und Vertragsgestaltungen abgebildet werden, die Sie heute noch nicht kennen, d.h. besteht ein generelles Konzept zur Abbildung von Verträgen aller Art?

1.3      Vertragsvorlagen

Können Vertragsvorlagen verwendet werden, die vom Anwender frei gestaltbar sind?

1.4      Vertragslebenslauf

Werden alle Lebenslaufphasen eines Vertrages abgebildet?

a)    Vertragsanbahnung mit Anfrage,

b)    Ausschreibung,

c)     Angebote und Angebotsvergleich u.a. können alle zeitlichen und finanziellen Wirkungen bereits beim Angebotsvergleich berechnet werden? Kann ein Vertragsobligo gebildet werden?

d)    Genehmigung und Vertragsabschluss mit Terminplanung und Finanzplanung über den gesamten Vertragszeitraum

e)    Vertragsdurchführung mit Aufgabenverwaltung, automatischer Rechnungsstellung, automatischer Rechnungsprüfung

f)     Vertragsänderungen, Historienverwaltung, Verlängerungen und Verkürzungen jeweils mit automatischer Neuberechnung aller Planwerte

g)    Vertragsstörungen

h)    Vertragsverlängerungen

i)      Early Termination

j)     Vertragsbeendigung: Können Vorfälligkeitsentschädigungen bei vorzeitiger Kündigung berechnet werden?

k)    Kann ein Vertrag in verschiedenen Vertragsstatus (z.B. Kalkulation, Plan, Soll, Ist) geführt werden? Sind Simulationen des Vertragsabschlusses oder der Vertragsänderungen möglich?

1.5      Vertragsregelwerk

a)    Können alle vertraglichen Vereinbarungen mit einem Regelwerk erfasst werden?

b)    Kann die Verwaltung des Regelwerks ohne Programmierung erfolgen und vom Sachbearbeiter selbst durchgeführt werden?

c)     Können aus den Vertragsregeln automatische Berechnungen für Planwerte und Rechnungen erstellt werden?

1.6      Vertragsdaten und Geschäftsprozesse (Übersicht)

Können die nachstehenden Vertragsdaten erfasst und berechnet werden?

a)      alle Vertragsstrukturen (insbesondere Geschäftspartner, Objekte, Verträge, Leistungsumfänge, Transaktionen, Kostenstellen)

b)      alle Beziehungen (zwischen Geschäftspartnern, Vertragsobjekten und Verträgen)

c)      alle Vertragsregeln (Zeitwirkungen, Finanzwirkungen, andere auslösende Ereignisse)

d)      alle finanziellen und wirtschaftlichen Vertragswirkungen wie z.B.

  1. Plan, Soll, Ist für Mengen, Preise, Werte
  2. für Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft
  3. mit automatischer Historienführung bei Änderungen

1.7      Fristenverwaltung

a)      Können über das Vertragsmanagementsystem für einen Vertrag verschiedene Fristen (Kündigungsfrist, Gewährleistungsfrist, Zahlungsfrist, …) verwaltet werden?

b)      Können diese Klauseln frei erweitert und eingestellt werden?

c)      Können aus den Vertragsklauseln automatisch Termine berechnet werden?

d)      Können automatische Terminkalender geführt werden?

e)      Können wichtige regelmäßige Termine, wichtige außerplanmäßige Termine, wichtige auslösende Ereignisse von Folgeaktivitäten, wichtige Festlegungen ohne terminliche Bindung (z.B. Haftung o.ä.), Hinweise auf Bürgschaften o.ä. verwaltet werden?

f)      Können alle Arten von Kündigungen, Preisanpassungen, Abstimmungen, Abrechnungen, Verlängerungen, Bürgschaften und Sicherheiten verwaltet werden?

Können die Termine für die Vertragswirkung, die Ankündigung und den operativen Vorlauf getrennt verwaltet werden?

Können andere auslösende Ereignisse als Termine verwaltet werden? Welche sind dies?

Können die Modalitäten der Fristen verwaltet werden, d.h. Anlass, Veranlassung, Formvorschriften, Umfang der Wirkung (z.B. Teilkündigungen)

Welche der folgenden Vertragsklauseln können verwaltet werden: Ausschlüsse, Ankündigungspflichten, Beistellungen, Bürgschaften, Garantien, Gewährleistungen, Haftung, Mängelbedingungen, Rahmenbedingungen, Sicherheiten?

Können ad-hoc-Termine verwaltet werden?

Können Terminpläne berechnet werden?

Gibt es eine automatische Fristenüberwachung

Werden automatische Terminkalender nach Anwendern, nach Verträgen, nach Vertragsklauseln, nach Sachgebieten oder nach anderen Kriterien des Kunden geführt?

1.8      Geschäftspartner

Welche Geschäftspartnerdaten muss die Software verwalten können?

a)    Stammdaten

b)    Adressen

c)     Ansprechpartner

d)    Bankverbindungen

e)    Geschäftspartnerbeziehungen

f)     Frei definierbare Zusatzdaten

1.9      Objekte

Leasinggegenstände und Finanzierungsgegenstände werden zusammengefasst als Objekte bezeichnet.

1.9.1       Allgemeine Anforderungen

Welche Objektdaten muss die Software verwalten können?

a)    Stammdaten

b)    Objektpositionen

c)     Objekt-Objekt-Beziehungen

d)    Objektlebensläufe

e)    Geschäftspartnerrollen in Objekten

f)     frei definierbare Objekt-Zusatzdaten

1.9.2       Spezielle Objektregister

a)    Grundbücher

b)    Kataster

c)     Baurechtsbücher

d)    Zusammenlegungen und Trennungen

e)    Objektverwendungen in Verträgen aller Art

1.10   Vertragsstammdaten

Welche Vertragsstammdaten muss die Software verwalten können?

a)    Vertrag

b)    Vertragspartner

c)     Stammdaten

d)    Vertragslaufzeit

e)    Beziehungen (Geschäftspartner-Rollen in Verträgen; Ansprechpartner-Rollen in Verträgen; Vertragsbeziehungen)

f)     Geschäftsauftrags-Klauseln (Aufgaben, Termine Fristen, wiederkehrende Aufgaben)

g)    Vertragsklauseln aller Art

1.11   Dokumente, Informationen und Notizen

Welche Dokumente und Notizen muss die Software verwalten können?

a)    Notizen und Notizarten

b)    Texte, Prospekte und Informationen aller Art

c)     Bilder und Graphiken

d)    Pläne

e)    Dokumente aller Art und aller Formate

f)     Automatische Zuordnung aller Informationen zu den jeweils relevanten Sachverhalten

1.12   Leistungsumfang eines Vertrages

Können alle Daten zum Leistungsumfang eines Vertrages verwaltet werden, d.h. im Einzelnen

a)    Können alle Leistungsarten (Kostenarten) verwaltet werden?

b)    Könnte für jede Leistungsart ein eigener Leistungszeitraum verwaltet werden?

c)     Wird die Leistung dem Leistungsgegenstand (Leistungsgegenständen) zugeordnet, so dass zum Beispiel Folgekosten von Investitionen (= Leistungsgegenstände) berechnet werden können?

d)    Können die Kosten den jeweiligen Kostenträgern, Kostenstellen und PSP-Elementen zugeordnet werden?

e)    Können die Leistungsarten nach Qualitätsmerkmalen weiter differenziert werden?

f)     Können für Leistungsmengen und Leistungspreise getrennte Regeln hinterlegt werden?

g)    Können für alle Leistungen die Mengen, Preise und Werte für den gesamten Leistungszeitraum als Planwerte berechnet werden?

h)    Können die vertraglichen Leistungen der tatsächlichen Leistungsinanspruchnahme gegenübergestellt werden?

i)      Können Plan-Soll-Ist-Vergleiche für jede einzelne Vertragsleistung durchgeführt werden?

1.13  Messwesen

a)    Besteht ein Messwesen, mit dem eine variable Inanspruchnahme von Leistungen dokumentiert werden kann?

b)    Kann dieses einfach vom Sachbearbeiter an neue Vertragsanforderungen angepasst werden?

c)     Können hieraus automatische Rechnungen erstellt werden?

d)    Können hieraus automatische Rechnungsprüfungen durchgeführt werden?

1.14   Rechnungsbuch

a)    Können die Leistungsabrechnungen (Rechnungsausgang und Rechnungseingang) erfasst und bearbeitet werden?

b)    Können die Ausgangsrechnungen automatisch berechnet werden?

c)     Können die Eingangsrechnungen automatisch geprüft werden?

d)    Können Rechnungsdifferenzen zu den Vertragswerten erkannt und gesondert abgestimmt werden?

e)    Können die Rechnungen und die Abweichungen von den Vertragswerten nach einem 6-Augen-Prinzip freigegeben werden?

f)     Können für alle Verträge und die einzelnen Leistungen laufend die Obligowerte abgefragt werden?

1.15   Änderungsnachweis

a)    Lassen sich Änderungen verfolgen? Lässt sich bei jeder Änderung feststellen welche Änderung zu welchem Zeitpunkt vorgenommen wurde?

b)    Wird für alle Vertragsdaten ein automatischer Änderungsnachweis geführt?

 

 

2       Vertragsaccounting und Leasing Accounting Engine

Aufgrund zahlreicher nationaler und internationaler Anforderungen ist für Finanzinstrumente (wie z.B. Leasing- und Finanzierungsverträge, sowie Derivate) ein detaillierter Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Wirkungen in Form eines umfassenden Nebenbuchs erforderlich.

Hierzu sind die nachstehenden Fragen zu beantworten:

2.1      Grundfrage

Kann das Vertragsaccounting die eingegangenen Vertrags- und Geschäftsbeziehungen parallel und zeitgleich nach verschiedenen nationalen und  internationalen Rechnungslegungsnormen (wie z.B. HGB, IAS, IFRS, US-GAAP) vollautomatisch buchen?

2.2      Rechtliche Grundlagen

Können folgende Rechnungslegungsnormen parallel und automatisch gebucht werden:

a)      HGB

b)      IFRS

c)      IAS

d)      US-GAAP

e)      RechKredV

2.3      Fachliche Eigenschaften

Die Accounting Engine muss alle erforderlichen Funktionen zur Verfügung stellen  um ein automatisiertes leistungsbezogenes Nebenbuch zu verwalten.

a)      Können die Accounting Regularien eines jeden Landes eingestellt und verwaltet werden?

b)      Können unternehmensspezifische und buchungskreisbezogene Regularien eingestellt werden?

c)      Können – ausgehend von einer Geschäftstransaktion – gleichzeitig mehrere Kontierungen in unterschiedlichen Büchern erstellt werden?

d)      Können alle Buchungen in einer einheitlichen Struktur und einem einheitlichen Format für alle Anwendungen gespeichert werden?

e)      Kann das Vertragsaccounting in Form eines geschlossenen Nebenbuchs eingerichtet werden und zwar

  1. je Mandant oder Buchungskreis
  2. je Rechnungslegungsnorm
  3. je Land
  4. und all diese Anforderungen parallel und automatisch?

f)      Können im Nebenbuch alle relevanten Accounting-Berichte nach Wirtschaftsperioden, Mandanten und Mandantengruppen, Geschäftspartnern, Verträgen, Leistungen, Produkten und Projekten ausgewiesen werden?

g)      Werden aus dem Leasing- und Finanzierungsnebenbuch alle Geschäftsvorfälle in Form automatischer Buchungen für das Hauptbuch bereitgestellt werden?

h)      Kann die Übernahme der Buchungen auch aggregiert in Form von Summenbuchungen mit Einzelnachweis erfolgen?

i)       Erfolgen laufend automatische Abstimmungen zwischen Hauptbuch und Nebenbuch?

j)      Werden im Nebenbuch alle Buchungen in seinem Grundbuch mit laufend durchnummerierten Transaktionsjournalen ausgewiesen?

k)      Genügt das Nebenbuch allen Anforderungen der GOB, GOBS und GDPdU?

l)       Kann das Nebenbuch parallel unterschiedliche Wirtschafts- und Berichtsjahre verwalten?

m)    Kann das Nebenbuch getrennte Einzelabschlüsse, Teilkonzernabschlüsse und Konzernabschlüsse verwalten, jeweils auch nach unterschiedlichen Wirtschaftsjahren?

2.4       Grundausstattung an Buchungsregeln

a)      Werden die Buchungen des Nebenbuchs durch ein zentrales Regelwerk gesteuert?

b)      Kann dieses Regelwerk für alle Geschäftsbereiche, Unternehmensgrößen, Branchen und Rechtsformen und für alle Systemlandschaften eingesetzt werden?

c)      Kann das Regelwerk alle oben aufgeführten Buchungsvorschriften einschließlich der Abgrenzungen buchen?

d)      Können die Sachbearbeiter diese Buchungsregeln ändern ohne Programmierung?

e)      Bestehen für alle Leasing- und Finanzierungsverträge und für alle Vertragsphasen bereits voreingestellte Buchungen?

f)      Erlaubt das Nebenbuch die automatische Parallelbuchhaltung nach verschiedenen Rechtsgrundlagen wie z.B.  HGB und IAS / IFRS sowie Steuerrecht?

g)      Sind zwischen den verschiedenen Rechnungslegungen (z.B. HGB und IFRS) auf der Geschäftsebene (d.h. für jeden Vertrag) und für jeden beliebigen Zeitraum Überleitungsrechnungen möglich?

h)      Ist das Regelwerk mehrwährungsfähig?

i)       Kann das Regelwerk alle accounting-relevanten Ereignisse über den gesamten Vertragslebenslauf hinweg automatisch buchen?

j)      Kann das Regelwerk vorausschauende und rückwirkende Ereignisse verarbeiten, so dass der Zeitpunkt der Wirkung und der Zeitpunkt der Erfassung auseinanderfallen können?

k)      Erstellt, verwaltet und dokumentiert das Regelwerk automatisch alle Korrekturbuchungen, die im Rahmen von Änderungen und Korrekturen anfallen?

l)       Besitzt das Nebenbuch eine umfassende automatische UNDO-Funktion, welche die Rücknahme aller Geschäftsprozesse erlaubt, d.h. aufgehobene Ereignisse können in ihren Wirkungen vollständig neutralisiert werden?

m)    Zeigt das Nebenbuch alle finanzwirksamen Konsequenzen, die ein Geschäft in der Vertrags-, Leistungs- und Vermögenssphäre hat?

n)      Kann das Nebenbzuch die ereignisorientierten Ergebnisse der Geschäftsprozesse aus dem Front-Office in die geschäftsorientierte Sicht des Subledger / Nebenbuchs transformieren und diese in die institutionelle Sicht des Rechnungswesens? Sind diese Transformationen sind bi-direktional, d.h. die institutionelle Sicht des Rechnungswesens kann aus dem Rechnungswesen heraus online in die geschäftsorientierte Sicht des Subledger / Nebenbuchs und die ereignisorientierte Sicht des Front-Office übergeleitet werden?

  • o)      Ist das Nebenbuch eine vollautomatische  „Back Office Engine“, d.h. wird die logische Verarbeitungsmaschine durch ein einstellbares Regelwerk gesteuert?

p)      Verwendet das Nebenbuch für  jedes accounting-relevante Ereignis die zugeordneten Regeln?

q)      Sind als Ausnahmen auch manuelle Buchungen möglich und dokumentiert?

2.5      Buchungsfunktionen

Kann das Nebenbuch für Leasing-, Finanzierungs- und Derivatgeschäfte die folgenden Funktionen abbilden?

Funktionsgruppen Funktionen
Mandantenverwaltung Unbegrenzt   Mandantenfähig

Jeder   FiBu-relevante Geschäftspartner kann Mandant werden. Zusammenfassung von   Geschäftspartnern (GP) zu GP-Gruppen Zusammenfassung von   Mandanten zu Mandantengruppen MandantenpflegeKontenverwaltungKontenrahmen Kontenplan Unterkonten und   Nebenbücher Pflege von   KontenbewegungenStammdatenverwaltungBenutzerdefinierte   Schlüssel Kostenarten,   Kostenstellen, Kostenträger Sachbearbeiter   Dialogbuchen (mandantenübergreifend) Buchungsschlüssel   Dialogbuchen (mandantenübergreifend) Kontierungsarten   Dialogbuchen (mandantenübergreifend) Steuerkürzel Buchungstexte   Dialogbuchen Belegarten Kontierungstypen LeistungsaustauschtypenBuchenBuchungsroutinen Mandantenübergreifend   buchen Löschen von   unbebuchten Konten Erstellen von   Dialogbuchungen (mit / ohne Datumsvorgabe) Ausbuchen von   Kontendifferenzen Erfassung von   wiederkehrenden Buchungen im Dialog Pflege von erfaßten   wiederkehrenden Buchungen Ausführung von   erfaßten wiederkehrenden Buchungen für einen vorgegebenen Zeitraum Ausführung von aus   Verzinsungsläufen resultierenden wiederkehrenden Buchungen Ausführung von aus   der Aktivierung von Verträgen resultierenden BuchungsvorschlägenAuswertungenAusgabe von   Ausgangsrechnungen, resultierend aus speziellen Belegen im Rahmen des   Dialogbuchens bzw. der Kontenverzinsung Universelle Anzeige   von Kontenbewegungen Kontendruck Kontendruck   (taggenau) Journaldruck Journaldruck   (getrennt nach Mandanten) Summen- und   Saldenliste Summen- und   Saldenliste (taggenau) Universelle Ausgabe   von Offenen Posten-Listen Tagesende-RoutineZahlungsverkehrZahlungsaufträge Automatischer   Zahlungsverkehr (AZV), buchende Version Automatischer   Zahlungsverkehr (AZV), nichtbuchende Version Bewegungspflege für   den AZV Setzen von   Zahlungssperren für den AZV Aufheben von   Zahlungssperren für den AZV Datenträgeraustausch Standardscheckdruck   und Sonderscheckdruck Überweisungsdruck /   Erlagschein Druck von   Lastschriftbelegen für buchende Version des AZV Bankkontendisposition   (Geldtransfer) Überweisungsdruck   für Belege aus der BankkontendispositionOffene Posten-VerwaltungZahlungsverzug Ausgleich Offener   PostenVerzinsungVerzinsung Pflege von   Zinstabellen VerzinsungsartenUmsatzsteuervoranmeldungUmsatzsteuerberechnung Vorsteuerverrechnung Meldekreise Meldekreisteilnehmer Erstellung der   UmsatzsteuervoranmeldungAnlagenbuchhaltungLeasingobjekte (Zugang,   Abgang, Veränderungen)

Abschreibungen,   Zuschreibungen

Buchwerte,   Restbuchwerte

Erstbewertungen,   Folgebewertungen    BilanzierungPflege von   Komponenten zur Erstellung von Bilanzbildern Pflege von   Bilanzbildern, inkl. Zuordnung von Konten zu Bildpositionen Erstellung von   Bilanzen (monatsbezogen und taggenau) Ausweis nach   Restlaufzeit Konsolidierung mit   Umbuchungen, Bereinigungen Summen- und   Saldenliste (monatsgenau und taggenau) Pflege von   Definitionsschlüsseln für die Summen- und Saldenliste Pflege von   Kontenkennungen für die Summen- und SaldenlisteMahnwesenPrüfung Offene   Posten Pflege von   Mahnstufen Pflege von   Mahngebühren Automatischer   MahnlaufAnlegerbuchhaltungAnlegerbuchhaltungFakturierung /   VorschreibungFakturierung der   aus aktivierten Verträgen resultierenden Zeitreihen Pflege von   Leistungskomponenten für die Fakturierung von Zeitreihen Pflege von   Rechnungsarten für die Fakturierung von Zeitreihen Pflege von   Standardrechnungsarten für die Fakturierung von Zeitreihen Pflege von Layouts   für die Fakturierung von Zeitreihen Erfassung von Eingangsrechnungen Erfassung von   Ausgangsrechnungen Abarbeitung von   Buchungsvorschlägen aus erfaßten Rechnungen

 

 

 

2.6      Controlling

Können folgende Controllingaufgaben abgebildet werden?

a)      Operatives Controlling

  1. Bilanz, GuV,
  2. Einzelgeschäftskalkulation, Planung, Soll-Ist-Vergleich, Abweichungsanalysen,
  3. Auswertung auf Kostenstellen, Gesellschaften, Regionen

b)      Strategisches Controlling

  1. Analyse des Portfolios, Märkte und Mitbewerber,
  2. Verkaufsstrategien -„echter“ Verkauf versus Finanzierung,
  3. Zusammenspiel sales, finance und Verwertung

c)      Einzelgeschäftscontrolling

  1. Objektcontrolling
  2. Partnercontrolling
  3. Nachkalkulation
  4. Deckungsbeitragsrechnungen nach Produkten, Regionen, Objekten
  5. Profitcenterrechnung
  6. Planungsrechnung auf Basis von Zeitreihen
  7. Meldewesen, Solvabilität
  8. Substanzwertbetrachtungen
  9. MIS

 

 

2.7      Risk Compliance, Governance

2.7.1       Allgemeine Fragen

Können die relevanten unternehmensspezifischen und gesetzesnahen Normen erfüllt werden, insbesondere:

a)      Corporate Governance

b)      Compliance

c)      Internes Kontrollsystem (IKS)

d)      Korruptionsprävention

e)      Audit-Vorgaben

2.7.2       Risikomanagement

Können die folgenden Risiken ermittelt und gemanagt werden?

a)      Einzelgeschäftsrisiken, d.h. Definition, Berechnung und Analyse von Länderrisiko, Kreditrisiko, Preisrisiko

b)      Operatives Risk Management

  1. Standardisierte Genehmigungsprozesse,
  2. Aushaftendes Kapital versus Wertverlaufsanalysen von Objekten und Sicherheiten,
  3. Schätzfunktionen zur Ermittlung des Wertberichtigungsbedarf auf der Basis dynamischer Marktwert-Restwert-Schätzungen,
  4. Sicherheitenkataloge,
  5. Kundenobligo und Finanzrisiko,
  6. Scoring und Rating auf Kunden- und Lieferantenseite,
  7. Implementierung von Frühwarnsystemen

c)      Strategisches Risk Management

  1. Ökonometrische GRC-Modelle zur Risikoabschätzung bei Wertverläufen, Eigenkapitalausstattung, Fristigkeiten, Steuerung des Neugeschäftes

d)      Basel II und III

2.7.3       IKS

Kann das IKS insbesondere die Verarbeitungslogik des Nebenbuchs (einmalig bei Funktionsabnahme) und die eingestellten Regeln (nach jeder Regeländerung) kontrollieren?

Kann das IKS insbesondere folgende Regeländerungen überwachen

  1. nach      Änderungen im Produktbaukasten,
  2. nach      Änderungen in den Geschäftsprozessen
  3. nach      Änderungen in Tax, Legal und Compliance

Haben alle Regeln einen zeitlichen Gültigkeitsbereich mit Berechtigungs- und Historienverwaltung?

Können vorausschauende Regeländerungen bereits im Zeitpunkt der Bekanntmachung verarbeitet werden (z.B. USt.-Änderungen)?

Falls rückwirkende Regeländerungen erfolgen, kann dann auch ein Nachbuchen der Neu- und Korrektureffekte im laufenden Monat bzw. fallweise geregelt durchgeführt werden?

Unterliegen alle Regeländerungen den Sicherungs-, Zugriffs-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten des Rechnungswesen?

Entspricht das Regelwerk und das Nebenbuch  allen Anforderungen aus den Bereichen Tax, Legal und Compliance?

 

 

3       Dokumentenmanagement

3.1     Composerfunktion

d)      Hat die Software Composer-Funktionen, d.h. können aus einem zentralen Klausel-Lager Verträge Stück für Stück und in Zusammenarbeit mehrerer berechtigter User zusammengefügt werden und kann daraus ein Vertragstext erzeugt werden?

e)      Können diese Daten automatisch in die Vertragsdatenbank und ins Regelwerk übernommen werden für automatische Berechnungen?

f)      Besteht eine halbautomatische Vertragserfassung, d.h. die automatische Erfassung von Verträgen anhand verschiedener, auch unternehmensspezifischer, Vertragsvorlagen?

3.2      Archivierung

a)      Besitzt die Software ein Dokumentenmanagementsystem?

b)      Können Vertragsakten und Projektakten gebildet werden?

c)      Können die Dokumente in verschiedenen Akten zugeordnet sein?

3.3      Dokumentensuche

a)      Können im Vertragsmanagementsystem abgelegte Dokumente auch über Schlüsselworte aus dem Text (z.B. Kammerofen) aufgefunden werden?

b)      Besteht die Suchfunktion für die deutsche und für andere Sprachen?

c)      Ist eine Volltextsuche verfügbar?

d)      Können Rahmenverträge, Einzelverträge, Abrufe und Belege gesucht werden?

3.4      Dokumentenvergleich

a)      Ist ein automatischer Dokumentenvergleich möglich?

b)      Ist ein Dokumentenvergleich auch dann möglich, wenn die Dokumente nicht im gleichen Format (z.B. Word und PDF) vorliegen?

 

 

4       Internationaler Einsatz

4.1      Konzernweiter Einsatz und Mehrwährungsfähigkeit

a)      Ist das Vertragsmanagement konzernweit (weltweit) einsetzbar?

b)      Kann dezentrale oder zentrale Bearbeitung frei kombiniert werden?

c)      Können an den Arbeitsplätzen konzernweite, nationale, unternehmensspezifische oder individuelle Standards frei gewählt werden?

d)      Kann an jedem Arbeitsplatz entschieden werden in welcher Sprache die Bildschirm- und Berichtslabels zu sehen sind (also die Führungstexte auf den Bildschirmen und die Überschriften auf den Berichten)

e)      Kann an jedem Arbeitsplatz entschieden werden in welcher Sprache die Schlüsselbegriffe und Klassifikationen verwendet werden sollen (zum Beispiel Rechtsformen, Produktgruppen, Vertragsarten, Leistungsarten, Risikoklassen usw.)

f)      Erfolgt automatisch eine Umrechnung in die Konzernwährung?

g)      Ist die Software mandandenfähiig?

h)      Können sowohl konzerneigene Unternehmen als auch Teilkonzernunternehmen und befreundete Unternehmen in den gesamten Anwenderverbund – jeweils mit individuell festlegbaren Berechtigungen – aufgenommen und zentral verwaltet werden?

4.2      Mehrsprachigkeit

a)      Kann das Vertragsmanagementsystem neben deutsch und englisch auch in weiteren Sprachen (z.B. tschechisch, arabisch, chinesisch) angeboten werden? Kann die Umstellung auf andere Sprachen und spezielle Fachbegriffe auch durch den Anwender selbst erfolgen?

b)      Können Vertragsdaten aus einer Sprache automatisch in eine andere Sprache übersetzt werden?

c)      Können alle Sprachen (Labels, d.h. Aufbau von Bildschirmen und Auswertungen sowie strukturierte Inhalte) dargestellt werden für die es UNICODE-Referenzen gibt?

d)      Können Verträge über Sprachgrenzen hinweg einheitlich erfasst, verwaltet und ausgewertet werden.

e)      Bestehen automatische Übersetzungs- und automatische Umrechnungsfunktionen?

f)      Können konsolidierte Auswertungen über den gesamten Datenbestand in frei gewählten Sprachen nach konzerneinheitlichen oder individuellen Vorgaben erfolgen?

g)      Kann für die Suchfunktionen die Vorgabe von Schlüsselbegriffen in allen freigegebenen Sprachen erfolgen?

h)      Werden Suchergebnisse aus dem gesamten Vertrags- und Dokumentenbestand bereitgestellt, auch wenn die jeweiligen Verträge in anderen Sprachen erfasst worden sind?

i)       Kann frei gewählt werden in welcher individuell wählbaren Währung die Verträge erfasst werden sollen?

j)      Kann eine Volltextsuche durchgeführt werden, die nach frei definierbaren Begriffen die Texte in allen Sprachen nach den vorgegebenen Begriffen durchsucht?

 

 

5       Informationssystem

5.1      Verfügbare Daten

a)      Sind für die gesamte Vertragslaufzeit alle zeitlichen, mengenmäßigen und wertmäßigen Vertragsfolgen als Planwerte, Istwerte und historische Daten verfügbar?

b)      Gibt es eine über alle Vertragsarten einheitliche Datencodierung, die sämtliche betriebswirtschaftlichen Fragestellungen auch ad-hoc zulässt?

5.2      Freie Kombination aller Daten

a)      Können Auswertungen über alle Informationen von den Sachbearbeitern selbst erstellt werden?

b)      Werden die notwendigen Programmierungen automatisch durch die Vorgaben der Sachbearbeiter erstellt?

c)      Können die Ergebnis- und Trefferlisten frei von den Sachbearbeitern gewählt oder erstellt werden?

d)      Können Verträge, die in verschiedenen Sprachen und verschiedenen Währungen erfasst sind in gemeinsamen Auswertungen in beliebigen Auswertungs-Sprachen und Auswertungs-Währungen ausgegeben werden?

5.3      Währung und Sprache

Kann die Vertragssoftware

a)      alle Vertragsarten in allen Währungen abbilden?

b)      alle Bildschirme und Auswertungen in allen Sprachen abbilden?

c)      alle finanzwirksamen Daten automatisch umrechnen?

d)      alle strukturierten Vertragsdaten automatisch übersetzen?

 

 

6       Standard und Individualität

6.1      Umfang der Standardmodule

Inwieweit existieren für das Vertragsmanagementsystem fertige Module und welche Teile des Vertragsmanagementsystems werden individuell für den jeweiligen Kunden programmiert?

6.2      Vertragsindividuelle Masken

a)      Lässt sich die Maske für die Eingabe der einzelnen Verträge individuell gestalten, so dass der Administrator ohne Programmierung festlegen kann, welche Angaben zu jedem Vertrag aufgenommen werden sollen?

b)      Können persönliche Bildschirmen und Geschäftsprozesse gruppen-, rollen- und personenbezogen durch den Administrator ohne Programmierung eingestellt werden?

6.3      Steuerung der Geschäftsprozesse und Berechnungen

a)      Kann die Bearbeitung für alle Verträge vollständig durch Parameter gesteuert werden?

b)      Kann der Anwender diese Parameter bei entsprechender Berechtigung ohne Programmierung pflegen?

6.4      Vertragsmathematik und Regelwerk

a)      Kann der Anwender mit den Funktionen der Vertragsmathematik ohne Programmierung die wirtschaftlichen Vereinbarungen strukturiert beschreiben, ihre finanziellen Wirkungen über den gesamten Zeitraum berechnen und für Vertragsvergleiche auch über Sprachgrenzen und Währungen hinweg ermöglichen?

b)      Können alle Regeln in einem Regelwerk gespeichert werden, welches ohne IT-Spezialisten und Programmierung auch von den Vertragsfachleuten bedient werden kann?

6.5      Änderungen durch den Kunden

a)      Inwieweit besteht die Möglichkeit, Anpassungen am Vertragsmanagementsystem (z.B. Zuteilungen oder Entzug von Berechtigungen, Änderungen an der Maske für die Eingabe von Verträgen) selbst vorzunehmen?

b)      Können Suchbegriffe und Ergebnisse können ohne Programmierkenntnisse mit Klick abgerufen oder ad hoc angepasst oder völlig neu zusammengestellt werden?

 

 

7       Sicherheit

7.1      Berechtigungskonzept

a)      Ist es möglich, bei Berechtigungskonzept zwischen der Berechtigung zum Abruf des Vertrages, der Berechtigung zur Änderung des Vertrages und zur Berechtigung der Änderungen der Eintragungen zu dem Vertrag in die Maske des Vertragsmanagementsystems unterscheiden?

b)      Können verschiedene Rollen vereinbart werden?

c)      Können den Anwendern unterschiedliche Rollen zugeordnet werden?

d)      Können Stellvertreter mit flexiblen Rechten eingerichtet werden?

e)      Können alle Funktionenrechte flexibel den einzelnen Rollen zugeordnet werden?

f)      Gibt es statusabhängige Bearbeitungsrechte?

7.2      Revisionssicherheit

a)      Gibt es eine Stellungnahme zu Anforderungen der internen Revison?

b)      Welchen Beitrag leistet die Software zum internen Kontrollsystem?

c)      Welche Vorkehrungen sind zur Korruptionsprävention vorgesehen?

d)      Wird bei der Vertragsbearbeitung das 6 Augen-Prinzip für die Vertragsaktivierung, Vertrag in Änderung setzen und die erneute Vertragsaktivierung umgesetzt?

e)      Bei welchen anderen Geschäftsprozessen wird ein Mehr-Augen-Prinzip umgesetzt?

7.3      Workflows

a)      Können Workflows eingerichtet werden?

b)      Können die Arbeitsabläufe flexibel mit unterschiedlichen Bedingungen gesteuert werden?

c)      Können die Arbeitsabläufe flexibel nach Status gesteuert werden?

d)      Können die Arbeitsabläufe abhängig von beliebigen Vertragsdaten gesteuert werden?

e)      Können durch den Anwender mit Standard-Workflow-Funktion persönliche Workflows definiert werden?

f)      Können in den Workflows verschiedene Entscheidungsmöglichkeiten geboten werden?

g)      Können anstehende Aufgaben (eigene und delegierte) in einer „To-Do-Liste“ angezeigt werden?

h)      Werden Terminüberschreitungen automatisch angezeigt?

 

 

8       Schnittstellen

8.1      SAP-Anbindung (oder entsprechende Anbindung an ein anderes ERP-System)

a)      Wie und mit welchem Aufwand erfolgt die Anbindung des Vertragsmanagementsystems an SAP?

b)      Können vorhandene Daten direkt aus SAP übernommen werden (z.B. Kundendaten, Anlagedaten, Kontierungselemente, PSP-Elemente) oder müssen diese in das Vertragsmanagementsystem neu eingegeben werden?

c)      Können geprüfte Rechnungen automatisch an SAP oder ein anderes ERP-System übergeben werden?

d)      Können Obligodaten (das heißt bis zum Vertragsende noch offene Vertragsleistungen) automatisch an SAP oder ein anderes ERP-System übergeben werden?

e)      Können die exportierten Daten in SAP automatisch nach Kostenstellen, PSP-Elementen, Kostenarten und Objekten gebucht werden?

8.2      OFFICE-Anbindung

a)      Wie und mit welchem Aufwand erfolgt die Anbindung des Vertragsmanagementsystems an Officesysteme und an Mailsysteme?

b)      Können vorhandene Daten direkt aus Office übernommen werden (z.B. Dokumente, Besuchsberichte, Belege, Mails) oder müssen diese in das Vertragsmanagementsystem neu eingegeben werden?

c)      Können Daten des Vertragsmanagements direkt an die Office-Systeme (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Mail) übergeben werden

8.3      Individuelle Schnittstellen

a)      Besteht ein Schnittstellengenerator zur Erstellung individueller Schnittstellen? Kann dieser durch die Anwender selbst bedient werden?

b)      Bestehen allgemeine Schnittstellen im Standard-XML-Format?

c)      Können Web Services in das Vertragsmanagement eingebunden werden?

8.4      Revisionssichere Übertragungsprotokolle

Bestehen detaillierte Übertragungsprotokolle in denen alle Ergebnisse der Export- und Import-Schnittstellen dokumentiert werden?

8.5      Altdatenmigration

a)      Ist es möglich, Vertrags- und Parteidaten aus vorhandenen Bestandssystemen in das Vertragsmanagementsystem zu importieren?

b)      Gibt es automatische Berechnungen, d.h. berechnet die Software automatisch die zeitlichen und finanziellen Konsequenzen (Obligo, Termine, Fristen, Gesamtsumme, usw.) aus den übertragenen Daten des Vertrages?

 

 

9       Webfähigkeit

a)      Kann das Vertragsmanagementsystem auch webbasiert über den Browser eingesetzt werden?

b)      Können auch benutzerfreundliche Rich-Client-Oberflächen webbasiert betrieben werden?

10    Vergütung

Auf welcher Basis erfolgt die Vergütung für das Vertragsmanagementsystem? Softwarelizenz? Softwarekauf? Benutzerabhängige, modulabhängige oder pauschale Lizenzierung? Pflegegebühr?

11    Softwarepflege und Betreuung

a)      Wenn eine Pflegegebühr bezahlt wird, welche Leistungen sind durch die Pflegegebühr abgedeckt?

b)      Für welchen Zeitraum kann der Support für das Vertragsmanagementsystem zugesichert werden?