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Checkliste für IFRS 16

Alle Anforderungen aus IFRS 16 erfüllen unsere Softwarelösungen LEGANTA 360 (Cloud) und COMAC DIGITAL CONTRACT (on premise)

1      Am Rande der Klippe

Was bleibt bestehen?

Bisher konnte ein Operate Leasing-Vertrag auf Basis der vereinbarten Raten gebucht werden. Das bleibt unverändert.

Was kommt durch IFRS 16 hinzu?

  1. Verträge
  • Erfassen aller Leasingverhältnisse (auch wenn nicht Leasing draufsteht) einschließlich der Vertragsdokumente und des Schriftverkehrs sowie digitale Abbildung aller Leasingverhältnisse (auch short term und small ticket), aller Leistungspositionen und aller Leasinggüter über den gesamten Leistungszeitraum in einer zentralen Vertragsdatenbank
  • Zusammenführung, Teilung und Klassifikation von Leasingverhältnissen
  • Berücksichtigung von Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit
  1. Erst- und Folgebewertungen für zahlreiche Geschäftsvorfälle
  • Ermittlung der IFRS 16 Grundlagen (Kalkulatorischer Vertragszinssatz, Laufzeit, Verlän-gerungs- und Kündigungsoptionen, Grenzfremdkapitalzinssatz) unter Beachtung von Leasing Incentives, Anfangszahlungen, Rückbauvereinbarungen und vergleichbare Verpflichtungen
  • Periodengerechte Neu- bzw. Folgebewertungen der Zeitreihen für die „right-of-use-assets“ und die Leasingverbindlichkeiten  für die (Rest-) Laufzeit, jeweils Anfangswert, Veränderungen und Endwert.
  • Für alle finanzwirksamen Geschäftsvorfälle Ermittlung aller Buchungssätze und Buchungswerte und IFRS 16-gerechter Ausweis in den Bilanz- und GuV-Positionen
  • Berücksichtigung von vertraglichen, produktbezogenen und rechtskreisbezogenen Sonderregelungen und von Überleitungsrechnungen (parallele Rechnungslegung)
  1. Häufigkeit der Bewertungen

Bewertungen sind zeitbezogen und nach jedem finanzwirksamen Geschäftsprozess erforderlich:

  • Zeitbezogen zum Wirtschafts- und Kalenderjahr und zum Ende des Wirtschafts- und Kalenderquartals, wobei die Mandanten unterschiedliche Wirtschaftsjahre haben können
  • Prozessbezogen nach allen finanzwirksamen Geschäftsprozessen während der Vertrags-laufzeit wie z.B. Vertragsabschluss, Laufzeitänderungen (von Anfang an, während der Laufzeit),  Verlängerungen, Early Termination, Teilab- oder -zugänge, Erhöhungen oder Minderungen des Leasingvolumens, Zahlungsstörungen, Kaufoptionen, Index-, kurs- oder zinsinduzierte Leasingraten, Schadensfälle, merkantile Minderwerte
  • Die Berechnungen müssen unabhängig davon erfolgen, ob es die Erfassung der Geschäftsprozesse vorzeitig, wirkungsgenau oder rückwirkend stattfindet
  • Bei Korrekturen oder Rücknahme von Geschäftsprozessen muss eine automatische Neutralisierung der bisherigen und Neuberechnung aller neuen Ergebnisse erfolgen.

Fazit:

Wird mit den bisherigen verfahren weitergearbeitet, so können weder die Vollständigkeit, Richtigkeit noch die Wirtschaftlichkeit der häufigen Bewertungen sichergestellt werden. Denn insbesondere die häufigen Folgebewertungen stellen eine hohe Arbeitsanforderung dar.

2      Use Cases und Geschäftsprozesse

Die nachfolgenden Use Cases zeigen die drastisch steigenden Anforderungen an das Accounting. Aber auch bei den einfachen Leasingmodellen werden Stichtage und jeder einzelne Geschäftsprozess zu umfangreichen Folgebewertungen führen.

IT-Leasing

IT-Leasing ist ein wichtiges und typisches Leasingmodell, welches seinen hohen betrieblichen Nutzen aus Geschäftsprozessen zur Anpassung an das jeweilige betriebliche Optimum bezieht. Diese Geschäftsprozesse haben bisher lediglich eine neue Leasingrate ausgelöst, die durch die Leasing-gesellschaft berechnet und mitgeteilt wurde. Ein Zusatzaufwand im Accounting fand nicht statt.

IT-Leasing beinhaltet kundenbezogene Lösungen für das gesamte IT-Portfolio von Planung über individuelle Beratung, Beschaffung und Nutzung bis zum flexiblen Austausch der IT-Infrastruktur durch neue Technologien. Dabei werden nicht nur neue Leasinggüter überlassen, sondern bei Vertragsbeginn wird häufig auch der gegebene IT-Bestand durch Sale-and-Lease-Back-Vereinbarungen in das IT-Leasing integriert. IT-Leasing enthält in der Regel Leasinggüter mit sehr unterschiedlichen Nutzungsdauern und stellt dafür laufende Austauschvolumina nach unterschiedlichen Kalkulations- und Laufzeitmodellen bereit.

Welche typischen Anforderungen sind im Lebenslauf solcher Verträge zu lösen?

  • Der Vertrag enthält mehrere hundert Leasinggüter mit individuellen Überlassungsdauern
  • Es erfolgt eine laufende Anpassung des Portfolios durch Herausnahme von Leasinggütern und durch Hinzunahme anderer Leasinggüter, die nicht wertgleich sein müssen.
  • Soweit konstante Leasingraten angestrebt werden, erfolgt der Wertausgleich durch Anpassungen von objektbezogenen Nutzungsdauern
  • Anpassungsgeschäftsprozesse werden häufig nicht wirkungsgleich, sondern auch vorausschauend und nachträglich vereinbart
  • Durch einen Anpassungsgeschäftsprozess werden im Regelfall hunderte von Buchungen für Leasinggüter und die Perioden der Restlaufzeit (z.B. für Planbilanzen) ausgelöst. Bei Fehleingaben oder notwendigen Korrekturen muss es eine Möglichkeit geben, alle Buchungswirkungen auch nachträglich periodengerecht zu neutralisieren und durch die korrekten Vorgaben und deren Wirkungen zu ersetzen.

Full Service-Leasing

Full-Service-Verträge finden sich häufig im Bereich des Flottenleasing. Dabei wird die Nutzungsüberlassung mit unterschiedlichen Dienstleistungspaketen verbunden, was Auswirkungen auf die Portfoliobildung nach IFRS 16 haben kann. Durch die unterschiedlichen Wertverläufe des Gesamtportfolios ergeben sich neue Möglichkeiten der flexiblen Anpassung von Fahrzeugen an den betrieblichen Bedarf. Während das Fahrzeug selbst einen schnelleren Wertverlust aufweist als die Tilgung, finden sich bei den Servicekomponenten häufig erhebliche Anspareffekte. Diese können mit den Wertunterdeckungen verrechnet werden und ermöglichen so verschiedene wirtschaftliche Austauschzeitpunkte der Leasinggüter bei anschließender Anpassung der neuen Grundmietzeiten.

Real Estate-Leasing

Real Estate- oder Immobilien-Leasing verbindet eine vorgeschaltete Investitionsphase mit zum Teil unterschiedlichem Nutzungsbeginn bei den verschiedenen Leasinggütern. Häufig werden nach der Gesamtfertigstellung vorläufige Leasingraten gegen endgültige Leasingraten getauscht. Im Laufe der langen Grundmietzeiten ergeben sich durch notwendige Anpassungen an die betrieblichen Erfordernisse zahlreiche Geschäftsprozesse, die zu Minderungen oder Erhöhungen des Leasingvolumens oder zu Laufzeitanpassungen führen. Häufig sind die Leasingnehmer zusätzlich an Objektgesellschaften beteiligt, die für einzelne Leasingobjekte eingerichtet werden.

3      Aufgabe

Einmal trafen sie eine Krähe. „Vögel sind nicht dumm“, sagte der kleine Bär und er fragte die Krähe nach dem Weg.“Welchen Weg?“, fragte die Krähe. „Es gibt hundert und tausend Wege.“

 aus: Janosch, „Oh, wie schön ist Panama“

Anders als häufig angenommen, liefert IFRS 16 alleine keine vollständige Beschreibung der erforderlichen Funktionalität.

IFRS 16 ist – um mit dem obigen Zitat zu sprechen – lediglich „Panama“, also das zu erreichende Ziel. Und unter den „hundert und tausend Wegen“ ist der richtige herauszufinden, mit dem dieses Ziel erreicht werden kann.

Die Funktionalität muss sich vielmehr aus den zeit- und anlassbezogenen Geschäftsprozessen ableiten, die im Laufe eines Leasingvertrages auftreten können.

Für den richtigen Weg sind vier Fähigkeiten unabdingbar:

  1. Abbildung der Geschäftsmodelle und Geschäftsprozesse
    • die vollständige Abbildung aller Vertragsmodelle und der darin enthaltenen Leasingverhältnisse im Bestand sowie die zukünftig zu erwartenden Verträge mit Leasingverhältnissen
    • die vollständige Abbildung aller zulässigen Geschäftsprozesse, welche im Lebenslauf der Leasingverhältnisse auftreten können und
    • die vollständige periodenbezogene Zeitreihen-Berechnung aller hieraus entstehenden Geschäftsvorfälle für die jeweils gesamte Vertragslaufzeit.
  2. IFRS 16 Bewertung und -Ausweis
    • Bewertung dieser Vertragsmodelle, Geschäftsprozesse und  Geschäftsvorfall-Zeitreihen
    • Lückenloser Nachweis der „right-of-use-assets“ und der Leasingverbindlichkeiten über den gesamten Vertragszeitraum
    • Ausweis der Finanzwirkungen in Konten, Bilanz, GuV und Anhang
  3. Automatisierung aller Arbeitsschritte
    • Durchführung aller Prozesse durch die Auswahl des auslösenden Geschäftsprozess-Templates
    • Vollautomatisierung aller Berechnungen, Bewertungen und Ausweisangaben in Abhängigkeit von Vertragsmodell und Geschäftsprozess
    • Automatisierte uneingeschränkte und dokumentierte Reversibilität dieser Geschäftsprozesse mit all ihren Auswirkungen über das gesamte System hinweg.
  4. Generische Lösung
    • Anpassung und Steuerung aller Geschäftsprozesse und Geschäftsdaten durch Parameter anstatt durch Programmierung
    • Transparenter Nachweis aller Accounting-Aktivitäten und vorgelagerter Prozesse entsprechend den Anforderungen der Abgabenordnung.

4      Digitalisierung als „Nebenwirkung“ von IFRS 16

Bewertung und Ausweis der Geschäftsvorfälle nach IFRS 16 sind wesentlich komplexer als bisher. Die Voraussetzung hierfür ist, dass diese Geschäftsvorfälle überhaupt ermittelt werden können. Als „Nebenwirkung“ ist deshalb eine umfassende Digitalisierung der Leasingverhältnisse notwendig.

4.1    Leasingverhältnisse und Geschäftsprozesse

Durch den Wegfall der steuerlichen und bilanztechnischen Begründungen für die angebotenen Leasingmodelle ergeben sich zwei gravierende Anforderungen an das Unternehmen:

  1. Die einfach zu buchenden „operate leases“ und die nur wenig komplexeren „finance leases“ des IAS 17 werden weitgehend entfallen. Stattdessen werden die Leasingmodelle künftig nach dem einheitlichen, aber wesentlich komplexeren IFRS 16 Standard abgebildet. Dabei ist nicht die Bezeichnung, sondern der Inhalt der (Teil-) Vereinbarungen für die Klassifizierung maßgeblich.
  2. Auch die Leasingmodelle selbst werden sich wandeln. Zukünftig werden sie sich – wegen des Wegfalls der steuerlichen Präferenzen – noch mehr am betrieblichen Bedarf, an den Produkten, Prozessen und Geschäftsmodellen der Kunden orientieren und dadurch auch weitaus mehr Geschäftsprozesse zur Gestaltung der Leasingverhältnisse während der Laufzeit anbieten.

Die Folge ist, dass zum einen ab 1.1.2019 die Abbildung der Leasingverhältnisse nach den komplexen Anforderungen des IFRS 16 zu erfolgen hat, und dass diese Leasingverhältnisse zunehmend mehr Änderungen durch Geschäftsprozesse  während der Laufzeit erfahren werden.

4.2    Automatisierung

Neben den stärker betrieblich orientierten Leasingmodellen  mit flexiblen Elementen werden auch mehr Geschäftsprozesse zu deren Nutzung angeboten werden. Diese Geschäftsprozesse betreffen den gesamten Lebenslauf der Leasingverhältnisse, z.B.

  • Investitionsphase (bei Anlagen- und real-estate-leasing)
  • Mietphase mit z.B. Vertragsaktivierung, Vertragsverwaltung, Vertragsstörungen, Teilabgängen und Teilzugängen, Änderung der Laufzeit während des Vertrages, Ratenanpassungen, Early Termination, Verlängerungen am Vertragsende, Vertragsbeendigung, Vertragsübernahmen
  • Verwertungsphase mit Kauf- und Verlängerungsoptionen sowie Verwertung des Leasingobjekte und Ergebnisbeteiligung

Mit jedem Geschäftsprozess ist eine Neubewertung eines Leasingverhältnissen nach IFRS 16 erforderlich, die je Vertragsmodell und je Geschäftsprozess unterschiedlich verlaufen kann. Diese umfangreichen Berechnungen, Bewertungen, Buchungen, Ausweise und Angaben können nicht mit dem Personal und den Prozessen abgebildet werden, mit denen bisher gearbeitet wurde. Um erhebliche Kostensteigerungen und Performanceeinbußen zu vermeiden, müssen diese Prozesse durch eine flexibel einstellbare „contract engine“ automatisch erfolgen.

4.3    Reversibilität

Sobald wenige Eingaben hochkomplexe Berechnungen und Bewertungen auslösen und nachvollziehbar dokumentieren, müssen auch Vorkehrungen getroffen werden, um diese umfangreichen Datenmengen bei Fehleingaben oder Korrektur der Rahmenbedingungen in sachgerechter Form auch wieder vollautomatisch neutralisieren zu können.

Reversibilität ist ein notwendiger Bestandteil der Digitalisierung im Rechnungswesen um die „Digitalisierungsfalle“ manueller Korrekturen zu vermeiden.

5      Checkliste zur erfolgreichen Umsetzung von IFRS 16

Die Checkliste zeigt die Anforderungen, welche IFRS 16 an die Rechnungslegung stellt.

5.1    Rahmenbedingungen

Es müssen

  • alle Bestandsverträge und künftige Neuverträge (auch short term und small ticket) dokumentiert werden
  • alle dokumentierten Leasingverhältnisse digitalisiert im System abgebildet werden
  • alle Geschäftsprozesse im gesamten Vertragslebenslauf eines Leasingvertrages berücksichtigt werden
  • alle Anforderungen des IFRS 16 berücksichtigt werden
  • IFRS 16-gerechte Ergebnisse tagesgenau an das Rechnungswesen übermittelt werden

5.2    Arbeitsschritte

Im Einzelnen erfordert die Umsetzung der IFRS 16-Anforderungen acht Arbeitsschritte:

5.2.1   Digitalisierung und Migration von Bestandsverträgen

  • Alle Bestandsverträge (Leasingverhältnisse und Untermietverhältnisse) werden digital dokumentiert.
  • Bei Übernahme von Vertragsdokumenten und Schriftverkehr erfolgt automatische OCR-Bearbeitung
  • Ausnahmen nach IFRS 16.3 können übernommen und gekennzeichnet werden.
  • Digitale Datenbestände werden über EXCEL-Schnittstellen migriert
  • Analoge Bestände werden in EXCEL-Schnittstellen erfasst.
  • Die aufbereiteten Datenbestände werden samt digitalen Vertragsunterlagen in die Vertragsverwaltung übertragen
  • Es erfolgt eine automatische Fehlerkontrolle mit Rückmeldung
  • Nach Korrektur kann erneut eingelesen werden.

5.2.2   Vollständige digitale Vertragsverwaltung

  • Alle Bestandsverträge (Leasingverhältnisse, Untermietverhältnisse und Ausnahmen nach IFRS 16.3) werden mit ihren zivilrechtlichen Vereinbarungen in einer Vertragsverwaltung erfasst.
  • Identifizierung von Leasingverhältnissen
  • Interaktive und dokumentierte Vertragsbearbeitung
  • Trennung und Zusammenfassung von Vertragsbestandteilen
  • Bildung gleichartiger Vertragsportfolien
  • Alle Verträge sind konsolidierungsfähig nach einem einheitlichen Vertragsmodell strukturiert.
  • Alle Vertragsdokumente sind im zugehörigen Vertragsarchiv abgelegt.
  • Das Enterprise Informationssystem erlaubt die Volltextsuche in allen Vertragsdaten und Vertragsdokumenten.
  • Vertragsbildschirme und Klassifizierungen können in beliebigen Sprachen dargestellt und übersetzt werden.
  • Mehrwährungsfähig und Konzernwährung
  • Detailliertes Nutzungs- und Zugangskonzept bis auf Feldebene
  • Dokumentation aller Geschäftsprozesse und Veränderungen an den Steuerungs- und Geschäftsdaten.

5.2.3   Klassifizierung der Leasingverträge

  • Leasingverträge können um nicht leasingrelevante Positionen bereinigt oder erweitert werden.
  • Leasingverträge können zu Portfolien zusammengefasst werden.
  • Festlegung aller wesentlichen Definitionen (Kalkulatorischer Vertragszinssatz, Laufzeit, Verlängerungs- und Kündigungsoptionen, Grenzfremdkapitalzinssatz)
  • Leasingverträge können automatisch und regelbasiert nach IFRS 16 klassifiziert werden.
  • Bilanzierungswahlrechte nach IFRS 16.5,6,8 (short term, low value) können gekennzeichnet werden.
  • Berücksichtigung von Sonderfällen (z.B. SLB Transaktionen)
  • Parallele Rechnungslegung und Klassifizierung nach IAS 17, IFRS 16 und HGB
  • Abstimmung mit IFRS 15 möglich

5.2.4   Vollständige Geschäftsprozesstemplates für den gesamten Vertragslebenslauf

  • Für alle Verträge müssen alle berechnungsrelevanten Geschäftsvorfälle erfasst werden.
  • Für jeden Geschäftsvorfall sind Templates verfügbar
  • Geschäftsvorfälle können zeitgleich mit dem Wirkungstag, aber auch vorausschauend oder rückwirkend erfasst werden.
  • Berücksichtigung aller Geschäftsprozesse für Neubewertungen z.B.
    • Laufzeitänderungen (von Anfang an, während der Laufzeit),
    • Verlängerungen,
    • Early Termination,
    • Teilablösungen,
    • Erhöhungen oder Minderungen des Leasingvolumens,
    • Zahlungsstörungen,
    • Kaufoptionen,
    • Index-, kurs- oder zinsinduzierte Leasingraten,
    • Schadensfälle, Merkantile Minderwerte
  • Neubewertungen können den RoU-Vermögenswert und / oder die Leasingverbindlichkeiten betreffen.
  • Berechnung von stichtagsbezogenen Übernahmen (vgl. Migrationskonzept)

5.2.5   Berechnung aller Finanzwirkungen über die gesamte Grundmietzeit

  • Für alle Geschäftsprozesse werden ihre finanziellen Auswirkungen auf den Leasingvertrag von Vertragsbeginn bis zum Vertragsende berechnet.
  • Alle Ergebnisse stehen über die gesamte Grundmietzeit in Zeitreihen zur Verfügung. Damit sind sie umfassender als die wirtschaftsjahrbezogenen Auswertungen des Rechnungswesens
  • Tagesgenaue Berechnung von Zinsen, Tilgung und Zahlungsplänen
  • Automatische Berücksichtigung von Verzugszinsen bei Zahlungsstörungen
  • Nach jedem Geschäftsvorfäll werden die IFRS-16-Zinssätze berechnet und gegebenenfalls aktualisiert.
  • Bei Korrekturen oder Rücknahme von Geschäftsvorfällen erfolgt eine automatische Neuberechnung aller Ergebnisse.
  • Geschäftsvorfälle können beliebig korrigiert und wieder in Kraft gesetzt werden.
  • Sämtliche Geschäftsprozesse sind parametergesteuert in Datenbanken hinterlegt. Sie können ohne Programmierung auch in Teilbereichen angepasst werden. Nach jeder Anpassung erfolgen automatisch periodengerechte Nachberechnungen.

5.2.6   Bewertung der Aktiva und Passiva nach IFRS 16

  • Für alle erfassten Verträge werden der internen IFRS-16-Zinsstz, das Nutzungsvermögen und die Leasingverbindlichkeiten nach IFRS 16 automatisch tagesgenau berechnet und bewertet.
  • Alle Angaben stehen tagesgenau über die gesamte Grundmietzeit zur Verfügung. Dies gilt für die Erstberechnung und alle Folgeberechnungen.
  • Berechnung von IFRS 16-Zeitreihen (= Anfangswert, Periodenwerte, Endwert) für „Vermögenswert aus einem Nutzungsrecht“ (right-of-use-Asset RoU-Vermögenswert) und Leasingverbindlichkeiten unter Verwendung eines Kostenmodells
  • Berücksichtigung von Leasing Incentives, Anfangszahlungen, Rückbauvereinbarungen und vergleichbare Verpflichtungen
  • Berücksichtigung von IAS 16 und IAS 40
  • Berücksichtigung variabler Leasingzahlungen und Restwertgarantien
  • Die Berechnungen können nach Rechtskreisen, sowie mandanten- und vertragsspezifisch modifiziert werden.
  • Alle Berechnungen erfolgen parametergesteuert ohne Programmierung.
  • Die Berechnungsregeln können bei Bedarf tagesgenau geändert werden. Sämtliche finanziellen Wirkungen auf den Vertrag werden nach IFRS 16 periodengerecht aktualisiert.

5.2.7   Buchungsvorschläge und Financial Reporting nach IFRS 16

  • Alle transaktionsbezogen berechneten Zeitreihen können kontiert und in periodengenaue Buchungsvorschläge transformiert werden.
  • Kunden-, mandanten- und rechtskreisspezifische Kontierungs- und Buchungspläne
  • Ergebnisgerechter Ausweis von Neubewertungen aufgrund von Geschäftsprozessen oder Wertveränderungen
  • Die Buchungsvorschläge werden bei Änderungen der Geschäftsvorfälle automatisch angepasst.
  • Bei nachträglichen Änderungen erfolgen automatisch periodengerechte Korrekturen unter Berücksichtigung der noch offenen Buchungsperioden.
  • Der Ausweis der Buchungen erfolgt nach Konten und Bilanzpositionen entsprechend der IFRS 16 Regelungen.
  • Vollständige Darstellung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zu Bilanzstichtagen, GuV-Zeiträumen und allen Perioden während der Vertragslaufzeit
  • Vollständiges Finanzreporting und individuell anpassbare Reports und Reportgeneratoren
  • Bereitstellung aller Anhangangaben
  • Steuerung aller Berechnungen und Ausweise durch Parameter ohne Programmierung

5.2.8   Periodengerechte  Übergabe der IFRS 16-Angaben nach SAP

  • Alle vertragsbezogenen Finanzwirkungen werden periodengerecht und konsolidiert nach SAP übertragen.
  • Das Customizing der bestehende SAP-Schnittstellen kann kundenbezogen angepasst werden.

5.3    Fachliche Architektur (Übersicht)

Die zu implementierende fachliche Architektur ist folgendermaßen aufzubauen:

Modulübergreifend werden folgende Funktionalitäten benötigt:

  • Generische Programme, Steuerung durch Parameter und Businessregeln, revisionssicherer Nachweis der verwendeten Regelwerke, Regeln an jede Anforderung anpassbar, Einsetzbar für jede kaufmännische Anforderung (US Pat.)
  • Vollständige Geschäftsprozesse im gesamten Vertragslebenslauf
  • Automatische Berechnung aller Finanzwirkungen über den gesamten Vertragszeitraum (Historie, Aktuell, Planung)
  • Vollständig integriertes Rechnungswesen (FIBU, Anlagen, Bilanz, Konsolidierung) mit Parallelbuchhaltung verschiedener Rechnungslegungsnormen
  • Ausweis nach allen betriebswirtschaftlichen Sichten (Partner, Verträge, Leistungen, Objekte, Projekte, Konten, Bilanz, GuV)
  • UNDO-Funktion mit automatischer Aktualisierung aller Daten
  • Einheitliche konsolidierungsfähige Datenbank
  • Workflow-, Alarm- und Ereignismanagement
  • Dokumentenmanagement, Vertragsarchiv
  • Mehrsprachigkeit und automatische Übersetzung
  • Mehrwährungsfähigkeit, automatische Umrechnung und Konzernwährung

5.3.1   Migration

  • Standardschnittstellen für Verträge und Vertragspartner
  • Alle gängigen Schnittstellenformate (EXCEL, CSV, XML, JSON)
  • Contract Data Capture aus PDF-Dokumenten ist möglich
  • Daten Mapping von Quell- auf Zielsystem
  • Automatische Prüfung auf Konsistenz und Vollständigkeit
  • Fehlererkennung und Fehlerreporting
  • Fehlermeldungen bei Datenfehlern mit Bearbeitungshinweisen
  • Nach Fehlerkorrektur erneutes Einlesen
  • Vermeidung von Doppelerfassung
  • Doublettenprüfung mit Ähnlichkeitsmetrik

5.3.2   Vollständige Verwaltung von Leasingverträgen

  • Vollständiges Vertragsmanagement mit allen Funktionen (wie z.B. Mehrsprachigkeit, Mehrwährungsfähigkeit, Historienführung, Bildschirmanpassungen, Parametersteuerung)
  • Benutzerverwaltung
  • Geschäftspartnerverwaltung
  • Vertrags- und Leistungsverwaltung
  • Objektverwaltung
  • Gruppenverwaltung
  • Digitale Akten, Dokumentenmanagement
  • Umfangreiche Such- und Navigationsfunktionen, Volltextsuche in Datenbank und Dokumenten, Individuelle Reports für alle Informationsanfragen (Partner, Verträge, Objekte, Prozesse), sowie für das Vertragscontrolling einschließlich der Fristenüberwachung und Obligoüberwachung
  • Ereignis-, Alarm-, Workflow- und Aufgabenmanagement
  • Finanzcontrolling, Termincontrolling
  • Einstellbare Regelwerke, Wertetabellen, Messwesen für variable Leistungserbringung
  • Belegmanagement (Rechnungseingang, Rechnungsausgang)

5.3.3   Geschäftsprozesse bei Leasingverträgen

  • Geschäftsprozess-Templates für den gesamten Lebenslauf von Leasingverträgen
  • Flexible Anpassung der Bildschirme und Schnittstellen
  • Workflow-Templates für die Prozessablaufsteuerung
  • Prozessfeinsteuerung über Makrosprache
  • Einfache Erweiterung durch individuelle Zusatzdaten
  • Alle Geschäftsdaten können für Berechnungen verwendet werden
  • Geschäftsprozesse mit Wirksamkeitsdatum
  • Zeitgleiche, vorausschauende oder nachträgliche Durchführung der Geschäftsprozesse mit jeweils korrekter Berechnung ab dem Tag der Wirksamkeit
  • Dokumentation aller Geschäftsprozesse

5.3.4   Kalkulation von Leasingverträgen

  • Konsistenzprüfung der Vertragsdaten
  • Automatische Neukalkulation bei allen Geschäftsprozessen
  • Periodengerechte Kalkulation ab Änderungsstichtag
  • Interaktive Kalkulation auf alle Einflussgrößen (Anschaffungswerte, Leasingraten, Laufzeiten, Zinssätze, Restwerte)
  • Kalkulation für alle Kalkulationsmodelle (Vollamortisation, Teilamortisation)
  • Kalkulation für alle Vertragsarten (feste Grundmietzeit, variable Laufzeiten, variable Leasingraten, auslastungs- und indexbezogene Leasingraten, Zielfinanzierungen)
  • Kalkulation für alle Leasinggegenstände (Kfz.-Leasing, Full-Service-Leasing, Mobilien-Leasing, Software-Leasing, Lizenzverträge, Immobilien-Leasing)
  • Kalkulation für Sondermodelle (Doppelstock-Leasing, sale and lease back, cross border Leasing)

5.3.5   Finanzwirkungen der Geschäftsprozesse auf Leasingverträge

  • Steuerung aller Berechnungsregeln durch Parameter ohne Programmierung
  • Automatische Berechnung aller finanzwirksamen Veränderungen über die gesamte Vertragslaufzeit aufgrund von Geschäftsprozessen
  • Vollständige Vertragswirkungen von Anfang an bis zum Vertragsende (Historie, Aktuell, Planung)
  • Automatische Berechnung aller tagesgenauen und periodenbezogenen Auswirkungen auf Vermögen, Schulden, Finanzen und Ertrag
  • Rücknahme von Geschäftsprozessen durch UNDO-Funktion mit automatischer Neutralisierung aller Finanzwirkungen bis hin zu Buchungsvorschlägen und Bereitstellung des vorherigen Berechnungsstandes
  • Automatische Stornobuchungen aufgrund von UNDO-Funktion
  • Mehrfache UNDO-Funktion und Aufheben der UNDO-Funktion

5.3.6   Accounting für Leasingverträge

  • Steuerung aller Kontierungen und Buchungsregeln durch Parameter ohne Programmierung
  • Vollständige Rechnungslegung für Vermögen, Schulden, Finanzen und Ertrag
  • Periodengenaue Kontierung, Buchung und Kontenführung
  • Kontenführung nach Vertrag, Partner und Objekt
  • Vollständige Sachkonten
  • Vollständige Debitoren- und Kreditorenkonten
  • Automatische Umsatzsteuerberechnung
  • Automatische Bildung und Auflösung von Abgrenzungen
  • Flexible Kontenpläne und Kontierungsregeln zur Abbildung kundenspezifischer Anforderungen
  • Saldenlisten und Hauptabschlussübersichten
  • Automatische Buchung der Geschäftsvorfallwirkungen bis auf die einzelnen Konten
  • Automatische Stornobuchungen bei rückwirkender Erfassung von Geschäftsprozessen unter Berücksichtigung offener und abgeschlossener Buchungsperioden

5.3.7   Die Berichterstattung nach IFRS 16 für Leasingverhältnisse

  • Steuerung aller Konten und Bilanzausweise durch Parameter ohne Programmierung
  • Flexible Zuordnung von Finanzwirkungen zu Konten
  • Flexible Zuordnung von Konten zu Bilanzpositionen
  • Periodengerechter Ausweis
  • Ausweis für Einzelunternehmen, Teilkonzerne und Konzerne
  • Parallele Rechnungslegung nach unterschiedlichen Rechtskreisen (Länder, Mandanten, Rechnungslegungsvorschriften z.B. HGB, IAS, IFRS)
  • Automatische Überleitungsrechnungen bei Parallelbuchhaltung auf Einzelvertragsebene

5.3.8   Schnittstellen zum Rechnungswesen (SAP z.B. SEM BCS)

  • Standard-Schnittstellen zu SAP (Partner, Assets, Verträge, Leistungen, Rechnungen, Zahlungen, Kontierungselemente (Kostenstellen, PSP, Wirtschaftseinheiten, Erlösausweisen u.a.)
  • Flexible Anpassung an das SAP-Kunden-Customizing
  • Schnittstellen mit definierten Übergabeverfahren und Konsistenzprüfung
  • Automatische Fehlerrückmeldung mit Fehlerursacchen

Wie geht es am Einfachsten?

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Smart Contracts und Blockchain: Konzepte und praktischer Einsatz

Dieser Bericht erläutert was „smart contracts“ sind, wie sie mit „blockchain“ zusammenhängen, welche Vorteile der Einsatz von „smart contracts“ hat und wie sie mit der Vertragssoftware COMAC 7 SMART CONTRACT im Sinne einer Checkliste konkret implementiert werden können.

1      Was ist ein „smart contract“?

1.1    Contract

Einem „smart contract“ liegt zuerst einmal ein „contract“ zugrunde, also ein schriftlicher oder mündlicher Vertrag mit mehr oder weniger zahlreichen vertraglichen Regelungen. Dieser Vertrag kann gut oder schlecht sein, was meint, er kann den zu regelnden Leistungsaustausch zwischen den Vertragspartnern mehr oder weniger vollständig und mehr oder weniger widerspruchsfrei abbilden.

1.2    Smart

Ein solcher „contract“ wird „smart“, wenn diese vertraglichen Regelungen durch einen Computer verwaltet, kommuniziert, ausgelöst, gesteuert, überwacht und dokumentiert werden. Je mehr dieser Regelungen und Aufgaben der Computer übernimmt, desto „smarter“ ist der „contract“.

Dabei sind vier wesentliche Prinzipien zu beachten:

  • Digitalisierung

Damit der Vertrag für einen Computer lesbar gemacht werden kann, müssen seine mit Worten beschriebenen Inhalte auf ein geeignetes Vertragsmodell übertragen werden. Dieses Vertragsmodell muss dann in der Lage sein, die gespeicherten Informationen in automatisierte Vertragsprozesse umzusetzen, welche dann vom Computer ausgeführt werden können.

Es reicht bei der Digitalisierung also nicht aus, aus einem geschriebenen Vertrag ein PDF zu erstellen. Und es reicht auch nicht aus, die bildhafte Darstellung im PDF durch OCR-Verfahren lesbar zu machen. Man muss auch den semantischen Inhalt des Vertrages, also seine Bedeutung verstehen und diese einzelnen Bedeutungen in ein Modell der vertrags- und Geschäftsbeziehungen übertragen.

Siehe auch: https://www.sbc-systems.eu/digitalisierung/

  • Stabilität

Das Modell der Vertrags- und Geschäftsbeziehungen muss so aufgebaut sein, dass nicht jeder Vertrag sein eigenes Modell benötigt. Denn dann müssten alle Vertragsprozesse gesondert programmiert werden und das Verfahren wäre sofort unwirtschaftlich, weil teuer, langsam und fehlerhaft.

Das Vertragsmodell muss stattdessen allgemeingültig sein, d.h. die Vertragsdaten, die Vertragsregeln und die Vertragsprozesse des Modells müssen unveränderlich für jede Vertragsart nutzbar und wiederverwendbar, d.h. stabil sein.

  • Mächtigkeit

Das Vertragsmodell ist umso besser, je größer sein Geltungsbereich ist.

Beispiel: Kryptowährungen

Im Falle der Kryptowährungen ist der Geltungsbereich extrem eingeschränkt. Das Vertragsmodell ist nur in der Lage Transaktionen abzubilden, mit dem die Verfügbarkeit über einen Vermögenswert (z.B. über den Bitcoin) vom einen Verfügungsberechtigten auf einen anderen übergeht. Das ist nichts anderes als eine einfache Bankkontenbuchung.

Ein Vertragsmodell sollte dagegen den Regelungsbereich aller Vertragsarten über den gesamten Life Cycle einer Vertrags- und Geschäftsbeziehung hinweg abbilden können. D.h. es muss die Anbahnung und die Verwaltung einer Vertragsbeziehung vollständig abbilden können.

    1. Die Vertragsanbahnung umfasst alle Vertragsprozesse von der Anfrage über das Angebot und die Vertragsverhandlungen bis zur Genehmigung und den Vertragsabschluss.
    2. Die Vertragsverwaltung umfasst den Vertragsvollzug hinsichtlich der eingegangenen Verpflichtungen und deren Erfüllungen, aber auch alle Vertragsstörungen, Vertragsänderungen, Vertragsverlängerungen, vorzeitiger einvernehmlicher oder streitiger Beendigung, das reguläre Vertragsende und die erforderlichen Vertragsabschlussmaßnahmen.

Kurz gesagt: Das Vertragsmodell muss mächtig sein.

  • Einfachheit

Zu guter Letzt muss das Vertragsmodell so aufgebaut sein, dass der Weg vom geschriebenen Vertrag zum modellierten Vertrag, also die Übersetzung aus der analogen Welt der Urkunde in die digitale Welt des Vertragsmodells für jeden sachkundigen Dritten zu bewältigen ist. Das bedeutet, dass ein einfaches Verfahren existieren muss, mit dem die analoge Welt in die digitale Welt überführt werden kann.

Mit der Vertragssoftware COMAC 7 SMART CONTRACT können diese 4 Prinzipien für jeden Vertrag umgesetzt werden.

1.3    Smart Contract

Wenn die vier Prinzipien für einen Smart Contract eingehalten werden, dann ist in der vollen Ausbaustufe ein Smart Contract ein Vertrag, dessen analoge Regelungen vollständig und widerspruchsfrei in ein stabiles, mächtiges und einfaches Modell der Vertragsdaten, der Vertrags- und Geschäftsbeziehungen und der Vertragsprozesse überführt worden sind.

Dieses Modell ermöglicht, dass

  • alle Vereinbarungen für den Computer lesbar gemacht werden können
  • alle prozessauslösenden Ereignisse verwaltet werden
  • alle damit verbundenen Prozesse rechtzeitig ausgelöst werden
  • alle zeitlichen und finanziellen Wirkungen automatisch ermittelt werden
  • alle von den Vertragsparteien übernommenen Verpflichtungen eingefordert werden,
  • die vollständige Erfüllung aller Verpflichtungen überwacht wird,
  • die damit verbundenen Vertragsprozesse automatisch ausgeführt werden
  • alle Transaktionen in einem Journal (general contract ledger) dokumentiert werden und
  • alle Transaktionen und die zugrundeliegenden Regeln jederzeit abrufbar und nachvollziehbar sind.

 

2      Was hat die „blockchain“ mit „smart contracts“ zu tun?

Im Grunde genommen nichts.

Denn „smart contracts“ sind ein fachliches Konzept der Informationsnutzung und „blockchain“ ist ein technisches Konzept der Informationsspeicherung.

Die Blockchain-Technik – verbunden mit dem „distributed ledger“ – ist ein technisches Verfahren, mit dem chronologische Abläufe und deren Ergebnisse fälschungssicher dokumentiert werden können.

Das heißt:

  • „blockchain“-Techniken können zur Dokumentation einer jeden Art von wechselnden Systemzuständen eingesetzt werden.
  • Die fälschungssichere Dokumentation von „smart contracts“, deren Vertragsprozessen und deren Folgen ist nur eine der vielen Einsatzmöglichkeiten der „blockchain“.
  • Die fälschungssichere Dokumentation von „smart contracts“ kann – außer durch blockchain und distributed ledger – auch von vielen anderen Verfahren übernommen werden.

Nachstehend werden die verwendeten technischen Konzepte kurz erläutert.

2.1    Was ist eine „blockchain“?

Wenn in einem System Datensätze in chronologischer Reihenfolge entstehen und gespeichert werden, dann wird die Reihenfolge der Einträge in der Regel durch eine laufende Nummer dokumentiert. Im Hauptbuch oder Buchungsjournal ist dies eine Kombination aus Journalnummer und Transaktionsnummer

Um die Datensätze gegen Veränderung zu sichern gibt es verschiedene Methoden. Die „blockchain“-Technik verwendet dazu im Prinzip drei Elemente:

  1. Hash:

Der Inhalt der Datensätze wird durch einen möglichst eindeutigen Wert verschlüsselt. Diese Aufgabe übernimmt eine sogenannte Hashfunktion. Daneben erfolgt eine „public-private“-Verschlüsselung, welche sicherstellt, dass nur berechtigte und dafür vorgesehene Teilnehmer auf die Informationen zugreifen können.

2. Chain:

Der Hash des vorhergehenden Datensatzes wird im nachfolgenden Datensatz gespeichert und geht als Bestandteil des nachfolgenden Datensatzes in dessen Hashwert ein. So entsteht eine praktisch fälschungssichere Verkettung der Datensätze.

3. Block:

Die Hashwertermittlung und die Verkettung kann auch über mehrere Datensätze (blocks) erfolgen.

 2.2    Central Ledger vs. Distrubuted Ledger

Die Transaktionen, welche den Zustand eines Systems verändert haben, können chronologisch, lückenlos und nachvollziehbar im sogenannten Hauptbuch (general ledger) gespeichert werden. Dieses Hauptbuch übernimmt eine zentrale Dokumentationsaufgabe.

Die Datensätze des Hauptbuchs können mittels „blockchain“-Techniken gegen Fälschungen gesichert werden.

Das Hauptbuch wird in der Regel an einer zentralen Stelle verwaltet (central ledger). Dort wird durch den Betreiber („trusted party“) für die Nutzer mittels vertraglicher und technischer Regelungen ein vertrauenswürdiger Zugriff auf die Daten sichergestellt.

Eine alternative, aber sehr aufwendige – und früher oder später unwirtschaftliche – Speichertechnik bietet das „distributed ledger“. Dort wird das zentrale Hauptbuch an vielen Stellen parallel gespeichert. Dadurch kann das Vertrauen in einen zentralen Verwalter entfallen und wird durch das Vertrauen in den „Schwarm“ ersetzt.

Da jeder Datensatz parallel in allen Hauptbüchern gespeichert wird, erfolgt auch die Abfrage eines Datensatzes parallel in allen Hauptbüchern. Ein Datensatz wird als richtig erkannt, wenn er von der Mehrheit der beteiligten Hauptbücher bestätigt wird.

Zu diesem Prinzip gibt es zahlreiche technische Implementierungen und Varianten, auf die hier aber nicht näher eingegangen werden muss.

2.3    Kryptowährungen

Wenn diese Techniken für Kryptowährungen eingesetzt werden, dann werden sie um weitere Konzepte ergänzt. Das bekannteste davon ist das sogenannte „mining“ zur Begrenzung der Kryptogeldmenge.

Eine detaillierte Darstellung der Blockchain und ihrer Verwendung bei der Definition und Verwaltung von Kryptowährungen mittels der Vertragssoftware COMAC 7 finden Sie unter „COMAC 7 COIN Softwarelösung für Wertgesicherte Kryptowährung (Big Picture)“

3      Welche Vorteile bieten Smart Contracts?

Ein Smart Contract ermöglicht

  • Automatisierung der Vertragsprozesse
  • Einsparungen bei den Prozesskosten
  • Transparenz aller Vertragsabläufe
  • Transparenz aller Vertragswirkungen
  • Reduzierung der Vertragsrisiken

Die Eigenschaften und Vorteile von Smart Contracts können in wenigen Punkten zusammengefasst werden.

3.1    Vertragsregeln und Künstliche Intelligenz (KI)

In der Vertragsurkunde getroffenen Vereinbarungen und die dabei genannten auslösenden Ereignisse und Bedingungen können als computerlesbare Regeln formuliert und in einem Vertragsmodell (bestehend aus Vertragsdaten und Vertragsprozessen) hinterlegt werden. KI Roboter setzen dieses Modell in Aktionen um.

3.2    Konsolidierungsfähige Verträge

Das Vertragsmodell ist konsolidierungsfähig, d.h. es kann für alle Arten von Verträgen ohne Strukturänderungen verwendet werden. Das bedeutet

  • Alle Vertragsdaten können im Vertragsdatenmodell gespeichert werden
  • Alle in der Vertragsurkunde definierten Vertragsprozesse können mit Parametereinstellungen im Vertragsmodell aus wenigen Standardprozessen generiert werden.
  • Ebenso können alle zur Anbahnung der Vertragsbeziehungen erforderlichen Geschäftsprozesse abgebildet werden.

3.3    Flexibel kaskadierbare Struktur

Smart Contracts sind kaskadierbar, d.h.

  • alle für die Erfüllung notwendigen Bereitstellungen und Beschaffungsmaßnahmen können ebenfalls unter Verwendung von Smart Contracts vereinbart werden und
  • das gesamte Geschäftsmodell kann durch Smart Contracts abgebildet werden.

3.4    Externe Vertragspartner und externe Services

Es können beliebig viele Vertragspartner und externe Services in beliebigen Rollen am Vertrag teilnehmen.

3.5    Ermittlung aller Vertragswirkungen

Die im Vertrag vereinbarten zeitlichen und finanziellen Wirkungen, insbesondere auch alle wirtschaftlichen und juristischen Eigentumsübergänge können für alle Vertragspartner, Vertragsleistungen und Vertragsgegenstände ermittelt und transparent dargestellt werden.

3.6    Leistungsverpflichtungen und Leistungserfüllungen

Die von den Vertragsparteien übernommenen Verpflichtungen können auf ihre Erfüllung hin überwacht und angefordert, sowie bei Nichterfüllung eskaliert werden.

3.7    Ereignissteuerung

Beim Vorliegen auslösender Ereignisse werden die KI Roboter alarmiert und die definierten Ereignisfolgen automatisch ausgeführt und für alle Prozessbeteiligten transparent gemacht.

4      Wie können Smart Contracts implementiert werden?

Wir empfehlen eine hybride Implementierung von COMAC 7 Smart Contracts in die ETHEREUM Blockchain (oder in andere vergleichbare Verfahren)

Schritt 1: SMART CONTRACT (einmalig)

  1. Nutzung des generischen COMAC 7 Modells der Vertrags- und Geschäftsbeziehungen und der Geschäftsprozesse mit über 1.000 Vertragstemplates
  2. Realistische Abbildung des Smart Contracts schnell und sicher ohne Programmierung durch Steuerungs- und Regelungsparameter
  3. Definition der Transaktionen, die in der Blockchain verwaltet werden sollen
  4. Automatische Erstellung der Runtime-Version des Smart Contracts
  5. Verschlüsselung und Referenzierung der Runtime-Version mit allen Vertragsregelungen zur Nutzung in der Blockchain

Schritt 2:  TRANSAKTIONEN (laufend während der Vertragslaufzeit)

  1. Erfassen, verwalten, steuern und berechnen der konkreten Vertrags- und Geschäftsbeziehungen samt aller Transaktionen
  2. Übertragung der definierten Transaktionen samt Smart Contract Schlüssel in die ETHEREUM Blockchain
  3. Veröffentlichung der Transaktionen in ETHEREUM

 

Mit der Vertragssoftware COMAC 7 SMART CONTRACT mit ETHEREUM Schnittstelle können Sie jeden Vertrag in einen „smart contract“ umwandeln und mit all seinen Vorteilen nutzen.

Nähere Informationen finden Sie unter https://www.sbc-systems.eu

Ein wichtiger Hinweis:

Wir möchten nicht versäumen, auf ein ausgezeichnetes White Paper von Dr. Axel-Michael Wagner und Stefan Groß von der Kanzlei PSP in München hinzuweisen, welches Technologie, fachlichen Anspruch und rechtliche Implikationen von Smart Contracts beschreibt und  den Zusammenhang mit und den Unterschied zur Blockchain sehr gut darstellt.

 

CHECKLISTE FÜR LEASING- UND FINANZIERUNGS-SOFTWARE

SBC Systems GmbH

Die SBC Systems GmbH ist Unternehmensberater und Softwarehersteller für das  Management, Accounting und Controlling von Leasing- und Finanzierungsverträgen.

Unsere Vertragssoftware COMAC 7 erfüllt alle Anforderungen aus dieser Checkliste.

Als Ergebnis unserer Arbeit aktualisieren wir laufend unsere Checklisten für die Beschaffung und Bewertung von Leasing- und Finanzierungssoftware.

Jetzt aktuell und für COMAC 7 Kunden schon immer verfügbar:

Bilanzierung der Leasingverträge nach IFRS 16

Anforderungen

Kernanforderung des IFRS 16 ist es, beim Leasingnehmer generell alle Leasingverhältnisse und die damit verbundenen vertraglichen Rechte und Verpflichtungen in der Bilanz zu erfassen. Die bisher unter IAS 17 erforderliche Unterscheidung zwischen Finanzierungs- und Operating-Leasing-Verträgen entfällt damit künftig für den Leasingnehmer.

Vorgehensweise

  1. Für alle Leasingverhältnisse erfasst der Leasingnehmer in seiner Bilanz eine Leasingverbindlichkeit für die Verpflichtung, künftig Leasingzahlungen vorzunehmen.
  2. Gleichzeitig aktiviert der Leasingnehmer ein Nutzungsrecht am zugrunde liegenden Vermögenswert, welches grundsätzlich dem Barwert der künftigen Leasingzahlungen zuzüglich direkt zurechenbarer Kosten entspricht.

Während der Laufzeit des Leasingvertrags wird die Leasingverbindlichkeit ähnlich den Regelungen nach IAS 17 für Finanzierungs-Leasingverhältnisse finanzmathematisch fortgeschrieben, während das Nutzungsrecht planmäßig amortisiert wird, was grundsätzlich zu höheren Aufwendungen zu Beginn der Laufzeit eines Leasingvertrags führt.

Mehr finden Sie hier

 

 CHECKLISTE ZUR BESCHAFFUNG VON SOFTWARE FÜR DAS MANAGEMENT, ACCOUNTING UND CONTROLLING VON LEASING- UND FINANZIERUNGSVERTRÄGEN

In der folgenden Checkliste sind wichtige Fragen und Anforderungen zusammengestellt. Diese helfen Ihnen, wenn Sie

  • die Qualität Ihrer bestehenden Softwarelösung bewerten,
  • die Fähigkeiten einer neuen Softwarelösung beschreiben oder
  • die Angebote verschiedener Hersteller vergleichen wollen.

Die Checkliste liefert erste, aber belastbare Ergebnisse. Für eine optimierte auf Ihren Bedarf zugeschnittene Lösung müssen diese Ergebnisse durch einen Anforderungskatalog oder ein Pflichtenheft ergänzt werden. Oder Sie wählen einfach die COMAC 7 Vertragssoftware.

COMAC 7  basiert auf dem StandardBusinessCode geschützt durch United States Patent Application Publication  Pub. No.: US 2003/0149556 A1, Inventor Hugo Christian Rieß, SBC Systems GmbH.

 

Grundfrage

Können alle Ihre Verträge schnell, einfach, sicher und vollständig erfasst, bearbeitet und für Vergangenheit und Zukunft ausgewertet werden?

Wenn Sie hier Verbesserungsbedarf sehen, dann sollten Sie in die Details der Checkliste einsteigen.

 

1       Funktionsumfang

1.1      Vertragsarten

Können alle für Sie relevanten Vertragsarten abgebildet werden?

1.1.1    Leasing

Wichtige Vertragsarten für Leasing sind:

a)    alle Leasingformen (Direct Leasing, Absatzleasing, Same Name Leasing)

b)    alle Geschäftsbereiche (Kfz.-, Mobilien-, Immobilien-Leasing, Mietkauf)

c)     alle Vertrags- und Geschäftsmodelle wie z.B.

  1. Finance Leasing,
  2. Operate Leasing,
  3. Kommunal-Leasing,
  4. Sale and Lease Back,
  5. Doppelstockmodelle,
  6. Betreibermodelle,
  7. Investorenmodelle
  8. Public-Private-Partnership-Modelle
  9. Kapazitätsauslastungsleasing
  10. Einsparungsleasing

d)    alle Produkte  wie z.B.

  1. Teilamortisationsmodelle
  2. Vollamortisationsmodelle
  3. Kündbare Verträge
  4. Auslastungsverträge
  5. Mieterdarelehensmodelle
  6. Buchgewinn-/Buchverlustmodelle

e)    alle Zusatzprodukte wie z.B.

  1. Fleet-Management / Full-Service-Leasing
  2. Betriebsbereitschaftsservices (Wartung, Betriebsmittel, Verschleißteile Instand-setzung)
  3. Kostenvoranschläge, Freigaben, Rechnungsprüfungen
  4. Tankpool-Abrechnungen
  5. Kundeninformationssysteme
  6. Garantiezeitenverwaltung
  7. Genehmigungen
  8. Versicherungen

1.1.2       Miete

Vertragsarten im Bereich der Miete sind

a)    Unbegrenzte Miete

b)    Langfristmiete

c)     Kurzfristmiete

d)    Objektabrechnung

e)    Mietkauf

1.1.3     Finanzierung

Wichtige Vertragsarten für Finanzierung sind:

f)     Investitionsgüterfinanzierungen wie z.B.

  1. Annuitätendarlehen
  2. Ratendarlehen
  3. Hypothekendarlehen
  4. Kontokorrentfinanzierungen

g)    Einkaufsfinanzierung

h)    Lagerfinanzierung

i)      Factoring

j)     Refinanzierung wie z.B.

  1. Darlehen
  2. Investorenmodelle
  3. Forderungsverkauf
  4. ABS /ABCP-Transaktionen
  5. Passiv-/Einlagengeschäft

1.1.4     Finanzierungsbeiträge

a)    Eigenmittel

b)    Förderungen

c)     Subventionen

d)    Kautionen

e)    Zulagen

f)     Zuschüsse

g)    Vorauszahlungen

h)    Sonderzahlungen

i)      Erhöhte Erstmieten

j)     Zielzahlungen

1.1.5       Kalkulation

a)    Alle Kalkulationsverfahren

b)    Integrierte Geschäftsprozessbezogene Kalkulation über den gesamten Vertragslebenszyklus,

c)     Optimierungsverfahren z.B. für Optimierung von Steuermodellen

d)    Berechnung aller finanzwirksamen Konsequenzen während des gesamten Vertragslebenslaufes

e)    Zeitreihenverfahren

f)     Integrierte Vertragshistorie und Planungsrechnung

1.1.6       Verbundene Verträge

a)    Kaufverträge

b)    Beschaffungsverträge

c)     Bauverträge

d)    Baunebenleistungsverträge

e)    Rückkaufvereinbarungen Sicherheitenverwaltung

f)     Garantievereinbarungen

g)    Patronatserklärungen

h)    Provisionsvereinbarungen (Vertriebsabrechnung, Bonifikationen, Strukturvertrieb)

1.1.7       Allgemeine Verträge

Können darüber hinaus Verträge aller Art verwaltet werden? Solche Verträge sind z.B.

a)    Telekommunikationsverträge

b)    Versicherungsverträge

c)     Informationsdiensteverträge

d)    Lizenzverträge

e)    Patente,

f)     Beteiligungen,

g)    Dauerschuldverhältnisse,

h)    Service Level Agreements SLA

i)      Beraterverträge

j)     Versorgungsverträge (Gas, Wasser, Strom)

k)    Entsorgungsverträge

1.2      Vertragsinnovationen

Können Vertragsarten und Vertragsgestaltungen abgebildet werden, die Sie heute noch nicht kennen, d.h. besteht ein generelles Konzept zur Abbildung von Verträgen aller Art?

1.3      Vertragsvorlagen

Können Vertragsvorlagen verwendet werden, die vom Anwender frei gestaltbar sind?

1.4      Vertragslebenslauf

Werden alle Lebenslaufphasen eines Vertrages abgebildet?

a)    Vertragsanbahnung mit Anfrage,

b)    Ausschreibung,

c)     Angebote und Angebotsvergleich u.a. können alle zeitlichen und finanziellen Wirkungen bereits beim Angebotsvergleich berechnet werden? Kann ein Vertragsobligo gebildet werden?

d)    Genehmigung und Vertragsabschluss mit Terminplanung und Finanzplanung über den gesamten Vertragszeitraum

e)    Vertragsdurchführung mit Aufgabenverwaltung, automatischer Rechnungsstellung, automatischer Rechnungsprüfung

f)     Vertragsänderungen, Historienverwaltung, Verlängerungen und Verkürzungen jeweils mit automatischer Neuberechnung aller Planwerte

g)    Vertragsstörungen

h)    Vertragsverlängerungen

i)      Early Termination

j)     Vertragsbeendigung: Können Vorfälligkeitsentschädigungen bei vorzeitiger Kündigung berechnet werden?

k)    Kann ein Vertrag in verschiedenen Vertragsstatus (z.B. Kalkulation, Plan, Soll, Ist) geführt werden? Sind Simulationen des Vertragsabschlusses oder der Vertragsänderungen möglich?

1.5      Vertragsregelwerk

a)    Können alle vertraglichen Vereinbarungen mit einem Regelwerk erfasst werden?

b)    Kann die Verwaltung des Regelwerks ohne Programmierung erfolgen und vom Sachbearbeiter selbst durchgeführt werden?

c)     Können aus den Vertragsregeln automatische Berechnungen für Planwerte und Rechnungen erstellt werden?

1.6      Vertragsdaten und Geschäftsprozesse (Übersicht)

Können die nachstehenden Vertragsdaten erfasst und berechnet werden?

a)      alle Vertragsstrukturen (insbesondere Geschäftspartner, Objekte, Verträge, Leistungsumfänge, Transaktionen, Kostenstellen)

b)      alle Beziehungen (zwischen Geschäftspartnern, Vertragsobjekten und Verträgen)

c)      alle Vertragsregeln (Zeitwirkungen, Finanzwirkungen, andere auslösende Ereignisse)

d)      alle finanziellen und wirtschaftlichen Vertragswirkungen wie z.B.

  1. Plan, Soll, Ist für Mengen, Preise, Werte
  2. für Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft
  3. mit automatischer Historienführung bei Änderungen

1.7      Fristenverwaltung

a)      Können über das Vertragsmanagementsystem für einen Vertrag verschiedene Fristen (Kündigungsfrist, Gewährleistungsfrist, Zahlungsfrist, …) verwaltet werden?

b)      Können diese Klauseln frei erweitert und eingestellt werden?

c)      Können aus den Vertragsklauseln automatisch Termine berechnet werden?

d)      Können automatische Terminkalender geführt werden?

e)      Können wichtige regelmäßige Termine, wichtige außerplanmäßige Termine, wichtige auslösende Ereignisse von Folgeaktivitäten, wichtige Festlegungen ohne terminliche Bindung (z.B. Haftung o.ä.), Hinweise auf Bürgschaften o.ä. verwaltet werden?

f)      Können alle Arten von Kündigungen, Preisanpassungen, Abstimmungen, Abrechnungen, Verlängerungen, Bürgschaften und Sicherheiten verwaltet werden?

Können die Termine für die Vertragswirkung, die Ankündigung und den operativen Vorlauf getrennt verwaltet werden?

Können andere auslösende Ereignisse als Termine verwaltet werden? Welche sind dies?

Können die Modalitäten der Fristen verwaltet werden, d.h. Anlass, Veranlassung, Formvorschriften, Umfang der Wirkung (z.B. Teilkündigungen)

Welche der folgenden Vertragsklauseln können verwaltet werden: Ausschlüsse, Ankündigungspflichten, Beistellungen, Bürgschaften, Garantien, Gewährleistungen, Haftung, Mängelbedingungen, Rahmenbedingungen, Sicherheiten?

Können ad-hoc-Termine verwaltet werden?

Können Terminpläne berechnet werden?

Gibt es eine automatische Fristenüberwachung

Werden automatische Terminkalender nach Anwendern, nach Verträgen, nach Vertragsklauseln, nach Sachgebieten oder nach anderen Kriterien des Kunden geführt?

1.8      Geschäftspartner

Welche Geschäftspartnerdaten muss die Software verwalten können?

a)    Stammdaten

b)    Adressen

c)     Ansprechpartner

d)    Bankverbindungen

e)    Geschäftspartnerbeziehungen

f)     Frei definierbare Zusatzdaten

1.9      Objekte

Leasinggegenstände und Finanzierungsgegenstände werden zusammengefasst als Objekte bezeichnet.

1.9.1       Allgemeine Anforderungen

Welche Objektdaten muss die Software verwalten können?

a)    Stammdaten

b)    Objektpositionen

c)     Objekt-Objekt-Beziehungen

d)    Objektlebensläufe

e)    Geschäftspartnerrollen in Objekten

f)     frei definierbare Objekt-Zusatzdaten

1.9.2       Spezielle Objektregister

a)    Grundbücher

b)    Kataster

c)     Baurechtsbücher

d)    Zusammenlegungen und Trennungen

e)    Objektverwendungen in Verträgen aller Art

1.10   Vertragsstammdaten

Welche Vertragsstammdaten muss die Software verwalten können?

a)    Vertrag

b)    Vertragspartner

c)     Stammdaten

d)    Vertragslaufzeit

e)    Beziehungen (Geschäftspartner-Rollen in Verträgen; Ansprechpartner-Rollen in Verträgen; Vertragsbeziehungen)

f)     Geschäftsauftrags-Klauseln (Aufgaben, Termine Fristen, wiederkehrende Aufgaben)

g)    Vertragsklauseln aller Art

1.11   Dokumente, Informationen und Notizen

Welche Dokumente und Notizen muss die Software verwalten können?

a)    Notizen und Notizarten

b)    Texte, Prospekte und Informationen aller Art

c)     Bilder und Graphiken

d)    Pläne

e)    Dokumente aller Art und aller Formate

f)     Automatische Zuordnung aller Informationen zu den jeweils relevanten Sachverhalten

1.12   Leistungsumfang eines Vertrages

Können alle Daten zum Leistungsumfang eines Vertrages verwaltet werden, d.h. im Einzelnen

a)    Können alle Leistungsarten (Kostenarten) verwaltet werden?

b)    Könnte für jede Leistungsart ein eigener Leistungszeitraum verwaltet werden?

c)     Wird die Leistung dem Leistungsgegenstand (Leistungsgegenständen) zugeordnet, so dass zum Beispiel Folgekosten von Investitionen (= Leistungsgegenstände) berechnet werden können?

d)    Können die Kosten den jeweiligen Kostenträgern, Kostenstellen und PSP-Elementen zugeordnet werden?

e)    Können die Leistungsarten nach Qualitätsmerkmalen weiter differenziert werden?

f)     Können für Leistungsmengen und Leistungspreise getrennte Regeln hinterlegt werden?

g)    Können für alle Leistungen die Mengen, Preise und Werte für den gesamten Leistungszeitraum als Planwerte berechnet werden?

h)    Können die vertraglichen Leistungen der tatsächlichen Leistungsinanspruchnahme gegenübergestellt werden?

i)      Können Plan-Soll-Ist-Vergleiche für jede einzelne Vertragsleistung durchgeführt werden?

1.13  Messwesen

a)    Besteht ein Messwesen, mit dem eine variable Inanspruchnahme von Leistungen dokumentiert werden kann?

b)    Kann dieses einfach vom Sachbearbeiter an neue Vertragsanforderungen angepasst werden?

c)     Können hieraus automatische Rechnungen erstellt werden?

d)    Können hieraus automatische Rechnungsprüfungen durchgeführt werden?

1.14   Rechnungsbuch

a)    Können die Leistungsabrechnungen (Rechnungsausgang und Rechnungseingang) erfasst und bearbeitet werden?

b)    Können die Ausgangsrechnungen automatisch berechnet werden?

c)     Können die Eingangsrechnungen automatisch geprüft werden?

d)    Können Rechnungsdifferenzen zu den Vertragswerten erkannt und gesondert abgestimmt werden?

e)    Können die Rechnungen und die Abweichungen von den Vertragswerten nach einem 6-Augen-Prinzip freigegeben werden?

f)     Können für alle Verträge und die einzelnen Leistungen laufend die Obligowerte abgefragt werden?

1.15   Änderungsnachweis

a)    Lassen sich Änderungen verfolgen? Lässt sich bei jeder Änderung feststellen welche Änderung zu welchem Zeitpunkt vorgenommen wurde?

b)    Wird für alle Vertragsdaten ein automatischer Änderungsnachweis geführt?

 

 

2       Vertragsaccounting und Leasing Accounting Engine

Aufgrund zahlreicher nationaler und internationaler Anforderungen ist für Finanzinstrumente (wie z.B. Leasing- und Finanzierungsverträge, sowie Derivate) ein detaillierter Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Wirkungen in Form eines umfassenden Nebenbuchs erforderlich.

Hierzu sind die nachstehenden Fragen zu beantworten:

2.1      Grundfrage

Kann das Vertragsaccounting die eingegangenen Vertrags- und Geschäftsbeziehungen parallel und zeitgleich nach verschiedenen nationalen und  internationalen Rechnungslegungsnormen (wie z.B. HGB, IAS, IFRS, US-GAAP) vollautomatisch buchen?

2.2      Rechtliche Grundlagen

Können folgende Rechnungslegungsnormen parallel und automatisch gebucht werden:

a)      HGB

b)      IFRS

c)      IAS

d)      US-GAAP

e)      RechKredV

2.3      Fachliche Eigenschaften

Die Accounting Engine muss alle erforderlichen Funktionen zur Verfügung stellen  um ein automatisiertes leistungsbezogenes Nebenbuch zu verwalten.

a)      Können die Accounting Regularien eines jeden Landes eingestellt und verwaltet werden?

b)      Können unternehmensspezifische und buchungskreisbezogene Regularien eingestellt werden?

c)      Können – ausgehend von einer Geschäftstransaktion – gleichzeitig mehrere Kontierungen in unterschiedlichen Büchern erstellt werden?

d)      Können alle Buchungen in einer einheitlichen Struktur und einem einheitlichen Format für alle Anwendungen gespeichert werden?

e)      Kann das Vertragsaccounting in Form eines geschlossenen Nebenbuchs eingerichtet werden und zwar

  1. je Mandant oder Buchungskreis
  2. je Rechnungslegungsnorm
  3. je Land
  4. und all diese Anforderungen parallel und automatisch?

f)      Können im Nebenbuch alle relevanten Accounting-Berichte nach Wirtschaftsperioden, Mandanten und Mandantengruppen, Geschäftspartnern, Verträgen, Leistungen, Produkten und Projekten ausgewiesen werden?

g)      Werden aus dem Leasing- und Finanzierungsnebenbuch alle Geschäftsvorfälle in Form automatischer Buchungen für das Hauptbuch bereitgestellt werden?

h)      Kann die Übernahme der Buchungen auch aggregiert in Form von Summenbuchungen mit Einzelnachweis erfolgen?

i)       Erfolgen laufend automatische Abstimmungen zwischen Hauptbuch und Nebenbuch?

j)      Werden im Nebenbuch alle Buchungen in seinem Grundbuch mit laufend durchnummerierten Transaktionsjournalen ausgewiesen?

k)      Genügt das Nebenbuch allen Anforderungen der GOB, GOBS und GDPdU?

l)       Kann das Nebenbuch parallel unterschiedliche Wirtschafts- und Berichtsjahre verwalten?

m)    Kann das Nebenbuch getrennte Einzelabschlüsse, Teilkonzernabschlüsse und Konzernabschlüsse verwalten, jeweils auch nach unterschiedlichen Wirtschaftsjahren?

2.4       Grundausstattung an Buchungsregeln

a)      Werden die Buchungen des Nebenbuchs durch ein zentrales Regelwerk gesteuert?

b)      Kann dieses Regelwerk für alle Geschäftsbereiche, Unternehmensgrößen, Branchen und Rechtsformen und für alle Systemlandschaften eingesetzt werden?

c)      Kann das Regelwerk alle oben aufgeführten Buchungsvorschriften einschließlich der Abgrenzungen buchen?

d)      Können die Sachbearbeiter diese Buchungsregeln ändern ohne Programmierung?

e)      Bestehen für alle Leasing- und Finanzierungsverträge und für alle Vertragsphasen bereits voreingestellte Buchungen?

f)      Erlaubt das Nebenbuch die automatische Parallelbuchhaltung nach verschiedenen Rechtsgrundlagen wie z.B.  HGB und IAS / IFRS sowie Steuerrecht?

g)      Sind zwischen den verschiedenen Rechnungslegungen (z.B. HGB und IFRS) auf der Geschäftsebene (d.h. für jeden Vertrag) und für jeden beliebigen Zeitraum Überleitungsrechnungen möglich?

h)      Ist das Regelwerk mehrwährungsfähig?

i)       Kann das Regelwerk alle accounting-relevanten Ereignisse über den gesamten Vertragslebenslauf hinweg automatisch buchen?

j)      Kann das Regelwerk vorausschauende und rückwirkende Ereignisse verarbeiten, so dass der Zeitpunkt der Wirkung und der Zeitpunkt der Erfassung auseinanderfallen können?

k)      Erstellt, verwaltet und dokumentiert das Regelwerk automatisch alle Korrekturbuchungen, die im Rahmen von Änderungen und Korrekturen anfallen?

l)       Besitzt das Nebenbuch eine umfassende automatische UNDO-Funktion, welche die Rücknahme aller Geschäftsprozesse erlaubt, d.h. aufgehobene Ereignisse können in ihren Wirkungen vollständig neutralisiert werden?

m)    Zeigt das Nebenbuch alle finanzwirksamen Konsequenzen, die ein Geschäft in der Vertrags-, Leistungs- und Vermögenssphäre hat?

n)      Kann das Nebenbzuch die ereignisorientierten Ergebnisse der Geschäftsprozesse aus dem Front-Office in die geschäftsorientierte Sicht des Subledger / Nebenbuchs transformieren und diese in die institutionelle Sicht des Rechnungswesens? Sind diese Transformationen sind bi-direktional, d.h. die institutionelle Sicht des Rechnungswesens kann aus dem Rechnungswesen heraus online in die geschäftsorientierte Sicht des Subledger / Nebenbuchs und die ereignisorientierte Sicht des Front-Office übergeleitet werden?

  • o)      Ist das Nebenbuch eine vollautomatische  „Back Office Engine“, d.h. wird die logische Verarbeitungsmaschine durch ein einstellbares Regelwerk gesteuert?

p)      Verwendet das Nebenbuch für  jedes accounting-relevante Ereignis die zugeordneten Regeln?

q)      Sind als Ausnahmen auch manuelle Buchungen möglich und dokumentiert?

2.5      Buchungsfunktionen

Kann das Nebenbuch für Leasing-, Finanzierungs- und Derivatgeschäfte die folgenden Funktionen abbilden?

Funktionsgruppen Funktionen
Mandantenverwaltung Unbegrenzt   Mandantenfähig

Jeder   FiBu-relevante Geschäftspartner kann Mandant werden. Zusammenfassung von   Geschäftspartnern (GP) zu GP-Gruppen Zusammenfassung von   Mandanten zu Mandantengruppen MandantenpflegeKontenverwaltungKontenrahmen Kontenplan Unterkonten und   Nebenbücher Pflege von   KontenbewegungenStammdatenverwaltungBenutzerdefinierte   Schlüssel Kostenarten,   Kostenstellen, Kostenträger Sachbearbeiter   Dialogbuchen (mandantenübergreifend) Buchungsschlüssel   Dialogbuchen (mandantenübergreifend) Kontierungsarten   Dialogbuchen (mandantenübergreifend) Steuerkürzel Buchungstexte   Dialogbuchen Belegarten Kontierungstypen LeistungsaustauschtypenBuchenBuchungsroutinen Mandantenübergreifend   buchen Löschen von   unbebuchten Konten Erstellen von   Dialogbuchungen (mit / ohne Datumsvorgabe) Ausbuchen von   Kontendifferenzen Erfassung von   wiederkehrenden Buchungen im Dialog Pflege von erfaßten   wiederkehrenden Buchungen Ausführung von   erfaßten wiederkehrenden Buchungen für einen vorgegebenen Zeitraum Ausführung von aus   Verzinsungsläufen resultierenden wiederkehrenden Buchungen Ausführung von aus   der Aktivierung von Verträgen resultierenden BuchungsvorschlägenAuswertungenAusgabe von   Ausgangsrechnungen, resultierend aus speziellen Belegen im Rahmen des   Dialogbuchens bzw. der Kontenverzinsung Universelle Anzeige   von Kontenbewegungen Kontendruck Kontendruck   (taggenau) Journaldruck Journaldruck   (getrennt nach Mandanten) Summen- und   Saldenliste Summen- und   Saldenliste (taggenau) Universelle Ausgabe   von Offenen Posten-Listen Tagesende-RoutineZahlungsverkehrZahlungsaufträge Automatischer   Zahlungsverkehr (AZV), buchende Version Automatischer   Zahlungsverkehr (AZV), nichtbuchende Version Bewegungspflege für   den AZV Setzen von   Zahlungssperren für den AZV Aufheben von   Zahlungssperren für den AZV Datenträgeraustausch Standardscheckdruck   und Sonderscheckdruck Überweisungsdruck /   Erlagschein Druck von   Lastschriftbelegen für buchende Version des AZV Bankkontendisposition   (Geldtransfer) Überweisungsdruck   für Belege aus der BankkontendispositionOffene Posten-VerwaltungZahlungsverzug Ausgleich Offener   PostenVerzinsungVerzinsung Pflege von   Zinstabellen VerzinsungsartenUmsatzsteuervoranmeldungUmsatzsteuerberechnung Vorsteuerverrechnung Meldekreise Meldekreisteilnehmer Erstellung der   UmsatzsteuervoranmeldungAnlagenbuchhaltungLeasingobjekte (Zugang,   Abgang, Veränderungen)

Abschreibungen,   Zuschreibungen

Buchwerte,   Restbuchwerte

Erstbewertungen,   Folgebewertungen    BilanzierungPflege von   Komponenten zur Erstellung von Bilanzbildern Pflege von   Bilanzbildern, inkl. Zuordnung von Konten zu Bildpositionen Erstellung von   Bilanzen (monatsbezogen und taggenau) Ausweis nach   Restlaufzeit Konsolidierung mit   Umbuchungen, Bereinigungen Summen- und   Saldenliste (monatsgenau und taggenau) Pflege von   Definitionsschlüsseln für die Summen- und Saldenliste Pflege von   Kontenkennungen für die Summen- und SaldenlisteMahnwesenPrüfung Offene   Posten Pflege von   Mahnstufen Pflege von   Mahngebühren Automatischer   MahnlaufAnlegerbuchhaltungAnlegerbuchhaltungFakturierung /   VorschreibungFakturierung der   aus aktivierten Verträgen resultierenden Zeitreihen Pflege von   Leistungskomponenten für die Fakturierung von Zeitreihen Pflege von   Rechnungsarten für die Fakturierung von Zeitreihen Pflege von   Standardrechnungsarten für die Fakturierung von Zeitreihen Pflege von Layouts   für die Fakturierung von Zeitreihen Erfassung von Eingangsrechnungen Erfassung von   Ausgangsrechnungen Abarbeitung von   Buchungsvorschlägen aus erfaßten Rechnungen

 

 

 

2.6      Controlling

Können folgende Controllingaufgaben abgebildet werden?

a)      Operatives Controlling

  1. Bilanz, GuV,
  2. Einzelgeschäftskalkulation, Planung, Soll-Ist-Vergleich, Abweichungsanalysen,
  3. Auswertung auf Kostenstellen, Gesellschaften, Regionen

b)      Strategisches Controlling

  1. Analyse des Portfolios, Märkte und Mitbewerber,
  2. Verkaufsstrategien -„echter“ Verkauf versus Finanzierung,
  3. Zusammenspiel sales, finance und Verwertung

c)      Einzelgeschäftscontrolling

  1. Objektcontrolling
  2. Partnercontrolling
  3. Nachkalkulation
  4. Deckungsbeitragsrechnungen nach Produkten, Regionen, Objekten
  5. Profitcenterrechnung
  6. Planungsrechnung auf Basis von Zeitreihen
  7. Meldewesen, Solvabilität
  8. Substanzwertbetrachtungen
  9. MIS

 

 

2.7      Risk Compliance, Governance

2.7.1       Allgemeine Fragen

Können die relevanten unternehmensspezifischen und gesetzesnahen Normen erfüllt werden, insbesondere:

a)      Corporate Governance

b)      Compliance

c)      Internes Kontrollsystem (IKS)

d)      Korruptionsprävention

e)      Audit-Vorgaben

2.7.2       Risikomanagement

Können die folgenden Risiken ermittelt und gemanagt werden?

a)      Einzelgeschäftsrisiken, d.h. Definition, Berechnung und Analyse von Länderrisiko, Kreditrisiko, Preisrisiko

b)      Operatives Risk Management

  1. Standardisierte Genehmigungsprozesse,
  2. Aushaftendes Kapital versus Wertverlaufsanalysen von Objekten und Sicherheiten,
  3. Schätzfunktionen zur Ermittlung des Wertberichtigungsbedarf auf der Basis dynamischer Marktwert-Restwert-Schätzungen,
  4. Sicherheitenkataloge,
  5. Kundenobligo und Finanzrisiko,
  6. Scoring und Rating auf Kunden- und Lieferantenseite,
  7. Implementierung von Frühwarnsystemen

c)      Strategisches Risk Management

  1. Ökonometrische GRC-Modelle zur Risikoabschätzung bei Wertverläufen, Eigenkapitalausstattung, Fristigkeiten, Steuerung des Neugeschäftes

d)      Basel II und III

2.7.3       IKS

Kann das IKS insbesondere die Verarbeitungslogik des Nebenbuchs (einmalig bei Funktionsabnahme) und die eingestellten Regeln (nach jeder Regeländerung) kontrollieren?

Kann das IKS insbesondere folgende Regeländerungen überwachen

  1. nach      Änderungen im Produktbaukasten,
  2. nach      Änderungen in den Geschäftsprozessen
  3. nach      Änderungen in Tax, Legal und Compliance

Haben alle Regeln einen zeitlichen Gültigkeitsbereich mit Berechtigungs- und Historienverwaltung?

Können vorausschauende Regeländerungen bereits im Zeitpunkt der Bekanntmachung verarbeitet werden (z.B. USt.-Änderungen)?

Falls rückwirkende Regeländerungen erfolgen, kann dann auch ein Nachbuchen der Neu- und Korrektureffekte im laufenden Monat bzw. fallweise geregelt durchgeführt werden?

Unterliegen alle Regeländerungen den Sicherungs-, Zugriffs-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten des Rechnungswesen?

Entspricht das Regelwerk und das Nebenbuch  allen Anforderungen aus den Bereichen Tax, Legal und Compliance?

 

 

3       Dokumentenmanagement

3.1     Composerfunktion

d)      Hat die Software Composer-Funktionen, d.h. können aus einem zentralen Klausel-Lager Verträge Stück für Stück und in Zusammenarbeit mehrerer berechtigter User zusammengefügt werden und kann daraus ein Vertragstext erzeugt werden?

e)      Können diese Daten automatisch in die Vertragsdatenbank und ins Regelwerk übernommen werden für automatische Berechnungen?

f)      Besteht eine halbautomatische Vertragserfassung, d.h. die automatische Erfassung von Verträgen anhand verschiedener, auch unternehmensspezifischer, Vertragsvorlagen?

3.2      Archivierung

a)      Besitzt die Software ein Dokumentenmanagementsystem?

b)      Können Vertragsakten und Projektakten gebildet werden?

c)      Können die Dokumente in verschiedenen Akten zugeordnet sein?

3.3      Dokumentensuche

a)      Können im Vertragsmanagementsystem abgelegte Dokumente auch über Schlüsselworte aus dem Text (z.B. Kammerofen) aufgefunden werden?

b)      Besteht die Suchfunktion für die deutsche und für andere Sprachen?

c)      Ist eine Volltextsuche verfügbar?

d)      Können Rahmenverträge, Einzelverträge, Abrufe und Belege gesucht werden?

3.4      Dokumentenvergleich

a)      Ist ein automatischer Dokumentenvergleich möglich?

b)      Ist ein Dokumentenvergleich auch dann möglich, wenn die Dokumente nicht im gleichen Format (z.B. Word und PDF) vorliegen?

 

 

4       Internationaler Einsatz

4.1      Konzernweiter Einsatz und Mehrwährungsfähigkeit

a)      Ist das Vertragsmanagement konzernweit (weltweit) einsetzbar?

b)      Kann dezentrale oder zentrale Bearbeitung frei kombiniert werden?

c)      Können an den Arbeitsplätzen konzernweite, nationale, unternehmensspezifische oder individuelle Standards frei gewählt werden?

d)      Kann an jedem Arbeitsplatz entschieden werden in welcher Sprache die Bildschirm- und Berichtslabels zu sehen sind (also die Führungstexte auf den Bildschirmen und die Überschriften auf den Berichten)

e)      Kann an jedem Arbeitsplatz entschieden werden in welcher Sprache die Schlüsselbegriffe und Klassifikationen verwendet werden sollen (zum Beispiel Rechtsformen, Produktgruppen, Vertragsarten, Leistungsarten, Risikoklassen usw.)

f)      Erfolgt automatisch eine Umrechnung in die Konzernwährung?

g)      Ist die Software mandandenfähiig?

h)      Können sowohl konzerneigene Unternehmen als auch Teilkonzernunternehmen und befreundete Unternehmen in den gesamten Anwenderverbund – jeweils mit individuell festlegbaren Berechtigungen – aufgenommen und zentral verwaltet werden?

4.2      Mehrsprachigkeit

a)      Kann das Vertragsmanagementsystem neben deutsch und englisch auch in weiteren Sprachen (z.B. tschechisch, arabisch, chinesisch) angeboten werden? Kann die Umstellung auf andere Sprachen und spezielle Fachbegriffe auch durch den Anwender selbst erfolgen?

b)      Können Vertragsdaten aus einer Sprache automatisch in eine andere Sprache übersetzt werden?

c)      Können alle Sprachen (Labels, d.h. Aufbau von Bildschirmen und Auswertungen sowie strukturierte Inhalte) dargestellt werden für die es UNICODE-Referenzen gibt?

d)      Können Verträge über Sprachgrenzen hinweg einheitlich erfasst, verwaltet und ausgewertet werden.

e)      Bestehen automatische Übersetzungs- und automatische Umrechnungsfunktionen?

f)      Können konsolidierte Auswertungen über den gesamten Datenbestand in frei gewählten Sprachen nach konzerneinheitlichen oder individuellen Vorgaben erfolgen?

g)      Kann für die Suchfunktionen die Vorgabe von Schlüsselbegriffen in allen freigegebenen Sprachen erfolgen?

h)      Werden Suchergebnisse aus dem gesamten Vertrags- und Dokumentenbestand bereitgestellt, auch wenn die jeweiligen Verträge in anderen Sprachen erfasst worden sind?

i)       Kann frei gewählt werden in welcher individuell wählbaren Währung die Verträge erfasst werden sollen?

j)      Kann eine Volltextsuche durchgeführt werden, die nach frei definierbaren Begriffen die Texte in allen Sprachen nach den vorgegebenen Begriffen durchsucht?

 

 

5       Informationssystem

5.1      Verfügbare Daten

a)      Sind für die gesamte Vertragslaufzeit alle zeitlichen, mengenmäßigen und wertmäßigen Vertragsfolgen als Planwerte, Istwerte und historische Daten verfügbar?

b)      Gibt es eine über alle Vertragsarten einheitliche Datencodierung, die sämtliche betriebswirtschaftlichen Fragestellungen auch ad-hoc zulässt?

5.2      Freie Kombination aller Daten

a)      Können Auswertungen über alle Informationen von den Sachbearbeitern selbst erstellt werden?

b)      Werden die notwendigen Programmierungen automatisch durch die Vorgaben der Sachbearbeiter erstellt?

c)      Können die Ergebnis- und Trefferlisten frei von den Sachbearbeitern gewählt oder erstellt werden?

d)      Können Verträge, die in verschiedenen Sprachen und verschiedenen Währungen erfasst sind in gemeinsamen Auswertungen in beliebigen Auswertungs-Sprachen und Auswertungs-Währungen ausgegeben werden?

5.3      Währung und Sprache

Kann die Vertragssoftware

a)      alle Vertragsarten in allen Währungen abbilden?

b)      alle Bildschirme und Auswertungen in allen Sprachen abbilden?

c)      alle finanzwirksamen Daten automatisch umrechnen?

d)      alle strukturierten Vertragsdaten automatisch übersetzen?

 

 

6       Standard und Individualität

6.1      Umfang der Standardmodule

Inwieweit existieren für das Vertragsmanagementsystem fertige Module und welche Teile des Vertragsmanagementsystems werden individuell für den jeweiligen Kunden programmiert?

6.2      Vertragsindividuelle Masken

a)      Lässt sich die Maske für die Eingabe der einzelnen Verträge individuell gestalten, so dass der Administrator ohne Programmierung festlegen kann, welche Angaben zu jedem Vertrag aufgenommen werden sollen?

b)      Können persönliche Bildschirmen und Geschäftsprozesse gruppen-, rollen- und personenbezogen durch den Administrator ohne Programmierung eingestellt werden?

6.3      Steuerung der Geschäftsprozesse und Berechnungen

a)      Kann die Bearbeitung für alle Verträge vollständig durch Parameter gesteuert werden?

b)      Kann der Anwender diese Parameter bei entsprechender Berechtigung ohne Programmierung pflegen?

6.4      Vertragsmathematik und Regelwerk

a)      Kann der Anwender mit den Funktionen der Vertragsmathematik ohne Programmierung die wirtschaftlichen Vereinbarungen strukturiert beschreiben, ihre finanziellen Wirkungen über den gesamten Zeitraum berechnen und für Vertragsvergleiche auch über Sprachgrenzen und Währungen hinweg ermöglichen?

b)      Können alle Regeln in einem Regelwerk gespeichert werden, welches ohne IT-Spezialisten und Programmierung auch von den Vertragsfachleuten bedient werden kann?

6.5      Änderungen durch den Kunden

a)      Inwieweit besteht die Möglichkeit, Anpassungen am Vertragsmanagementsystem (z.B. Zuteilungen oder Entzug von Berechtigungen, Änderungen an der Maske für die Eingabe von Verträgen) selbst vorzunehmen?

b)      Können Suchbegriffe und Ergebnisse können ohne Programmierkenntnisse mit Klick abgerufen oder ad hoc angepasst oder völlig neu zusammengestellt werden?

 

 

7       Sicherheit

7.1      Berechtigungskonzept

a)      Ist es möglich, bei Berechtigungskonzept zwischen der Berechtigung zum Abruf des Vertrages, der Berechtigung zur Änderung des Vertrages und zur Berechtigung der Änderungen der Eintragungen zu dem Vertrag in die Maske des Vertragsmanagementsystems unterscheiden?

b)      Können verschiedene Rollen vereinbart werden?

c)      Können den Anwendern unterschiedliche Rollen zugeordnet werden?

d)      Können Stellvertreter mit flexiblen Rechten eingerichtet werden?

e)      Können alle Funktionenrechte flexibel den einzelnen Rollen zugeordnet werden?

f)      Gibt es statusabhängige Bearbeitungsrechte?

7.2      Revisionssicherheit

a)      Gibt es eine Stellungnahme zu Anforderungen der internen Revison?

b)      Welchen Beitrag leistet die Software zum internen Kontrollsystem?

c)      Welche Vorkehrungen sind zur Korruptionsprävention vorgesehen?

d)      Wird bei der Vertragsbearbeitung das 6 Augen-Prinzip für die Vertragsaktivierung, Vertrag in Änderung setzen und die erneute Vertragsaktivierung umgesetzt?

e)      Bei welchen anderen Geschäftsprozessen wird ein Mehr-Augen-Prinzip umgesetzt?

7.3      Workflows

a)      Können Workflows eingerichtet werden?

b)      Können die Arbeitsabläufe flexibel mit unterschiedlichen Bedingungen gesteuert werden?

c)      Können die Arbeitsabläufe flexibel nach Status gesteuert werden?

d)      Können die Arbeitsabläufe abhängig von beliebigen Vertragsdaten gesteuert werden?

e)      Können durch den Anwender mit Standard-Workflow-Funktion persönliche Workflows definiert werden?

f)      Können in den Workflows verschiedene Entscheidungsmöglichkeiten geboten werden?

g)      Können anstehende Aufgaben (eigene und delegierte) in einer „To-Do-Liste“ angezeigt werden?

h)      Werden Terminüberschreitungen automatisch angezeigt?

 

 

8       Schnittstellen

8.1      SAP-Anbindung (oder entsprechende Anbindung an ein anderes ERP-System)

a)      Wie und mit welchem Aufwand erfolgt die Anbindung des Vertragsmanagementsystems an SAP?

b)      Können vorhandene Daten direkt aus SAP übernommen werden (z.B. Kundendaten, Anlagedaten, Kontierungselemente, PSP-Elemente) oder müssen diese in das Vertragsmanagementsystem neu eingegeben werden?

c)      Können geprüfte Rechnungen automatisch an SAP oder ein anderes ERP-System übergeben werden?

d)      Können Obligodaten (das heißt bis zum Vertragsende noch offene Vertragsleistungen) automatisch an SAP oder ein anderes ERP-System übergeben werden?

e)      Können die exportierten Daten in SAP automatisch nach Kostenstellen, PSP-Elementen, Kostenarten und Objekten gebucht werden?

8.2      OFFICE-Anbindung

a)      Wie und mit welchem Aufwand erfolgt die Anbindung des Vertragsmanagementsystems an Officesysteme und an Mailsysteme?

b)      Können vorhandene Daten direkt aus Office übernommen werden (z.B. Dokumente, Besuchsberichte, Belege, Mails) oder müssen diese in das Vertragsmanagementsystem neu eingegeben werden?

c)      Können Daten des Vertragsmanagements direkt an die Office-Systeme (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Mail) übergeben werden

8.3      Individuelle Schnittstellen

a)      Besteht ein Schnittstellengenerator zur Erstellung individueller Schnittstellen? Kann dieser durch die Anwender selbst bedient werden?

b)      Bestehen allgemeine Schnittstellen im Standard-XML-Format?

c)      Können Web Services in das Vertragsmanagement eingebunden werden?

8.4      Revisionssichere Übertragungsprotokolle

Bestehen detaillierte Übertragungsprotokolle in denen alle Ergebnisse der Export- und Import-Schnittstellen dokumentiert werden?

8.5      Altdatenmigration

a)      Ist es möglich, Vertrags- und Parteidaten aus vorhandenen Bestandssystemen in das Vertragsmanagementsystem zu importieren?

b)      Gibt es automatische Berechnungen, d.h. berechnet die Software automatisch die zeitlichen und finanziellen Konsequenzen (Obligo, Termine, Fristen, Gesamtsumme, usw.) aus den übertragenen Daten des Vertrages?

 

 

9       Webfähigkeit

a)      Kann das Vertragsmanagementsystem auch webbasiert über den Browser eingesetzt werden?

b)      Können auch benutzerfreundliche Rich-Client-Oberflächen webbasiert betrieben werden?

10    Vergütung

Auf welcher Basis erfolgt die Vergütung für das Vertragsmanagementsystem? Softwarelizenz? Softwarekauf? Benutzerabhängige, modulabhängige oder pauschale Lizenzierung? Pflegegebühr?

11    Softwarepflege und Betreuung

a)      Wenn eine Pflegegebühr bezahlt wird, welche Leistungen sind durch die Pflegegebühr abgedeckt?

b)      Für welchen Zeitraum kann der Support für das Vertragsmanagementsystem zugesichert werden?

COMAC 7 Vertragsmanagement Software

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Vertragsmanagement beginnt meist mit der Digitalisierung der geschriebenen Verträge und deren Archivierung. Bei einer guten Software steht Ihnen damit auch bereits eine Volltextsuche zur Verfügung.

Aber Vertragsmanagement kann viel mehr. Denn in den Verträgen ist vieles geregelt zur Art der Leistungen, wann sie zu erbringen sind, in welcher Qualität und zu welcher Vergütung. Und Verträge enthalten darüberhinaus eine Fülle von Haupt- und Nebenpflichten. Viele davon führen bei Ihnen oder Ihren Vertragspartnern zu Geschäftsprozessen, welche ebenfalls eingehalten, geplant, kommuniziert,  in weitere Geschäftsprozesse eingebunden und überwacht werden müssen. Und all diese Geschäftsprozesse können Sie automatisieren.

Deshalb sollten Sie Ihre Verträge zum Leben bringen. Und alle Vorteile für Ihr Unternehmen nutzen, die in Ihnen stecken.

COMAC 7 ist eine gute Software und eine „viel mehr„-Software, denn COMAC 6 bringt Ihre Verträge zum Leben.

COMAC 7 ist die integrierte Softwarelösung für

  • Vertragsmanagement
  • Vertragscontrolling und
  • Vertragsautomatisierung

 

Alle Informationen finden Sie bei

SBC SYSTEMS GmbH

CHECKLISTE: Software für Vertragsmanagement und Vertragscontrolling

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CHECKLISTEN der SBC Systems GmbH für Vertragsmanagement und Vertragscontrolling

Die SBC Systems GmbH ist Spezialist für Vertragsmanagement, Vertragsbuchhaltung, Vertragsarchivierung, Vertragsautomatisierung und Vertragscontrolling..

Diese aktualisierte CHECKLISTE stellt für eine Vertragsart diejenigen Punkte zusammen, die in unserer Vertragspraxis häufig zu Unklarheiten und manchmal auch zu unliebsamen Überraschungen führen.

Mit dem Einsatz unserer COMAC 7 Vertragssoftware sind Sie auf der sicheren Seite, denn Sie können alle zeitlichen und finanziellen Wirkungen eines Vertrages regelbasiert berechnen lassen. Nach dem Vertragsabschluss werden alle Daten automatisch ins Vertragsmanagement und Vertragscontrolling übernommen. COMAC 7 hat zahlreiche Standardschnittstellen zu Ihrem Rechnungswesen.

CHECKLISTE FÜR DIE BESCHAFFUNG EINER SOFTWARE FÜR VERTRAGSMANAGEMENT UND VERTRAGSCONTROLLING

In der folgenden Checkliste sind wichtige grundsätzliche Anforderungen zusammengestellt. Die Detailanforderungen sollten in einem Anforderungskatalog oder Pflichtenheft ergänzt werden.

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OUTSOURCING FÜR LEASINGGESELLSCHAFTEN

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Leasinggesellschaften müssen durch Innovationen einerseits die Rolle des Leasing im wandelnden steuerlichen Umfeld stärken und andererseits im Wettbewerb mit anderen Leasinggesellschaften und anderen Finanzierungsformen bestehen. Hinzu kommt, dass die guten Margen den Gesellschaften mit Full-Service-Konzepten vorbehalten sind, d.h. mit vollständigem Servicepaket, der Finanzierung aller Produktionsprozesse, aller Leasinggüter und aller Absatzmärkte als Gesamtpaket.

Diese Aufgaben können Leasinggesellschaften besser bewältigen, wenn sie auf das Know-How von erfahrerenen Dienstleistern mit einem vollständigen, flexiblen Outsourcing zugreifen können.

Unsere Checklisten helfen bei optimalen Lösungen für das Business-Process-Outsourcing. Folgende Optionen bieten sich für das BPO an:

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CHECKLISTE STROMVERTRAG

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CHECKLISTEN der SBC Systems GmbH für Vertragsmanagement und Vertragscontrolling

Die SBC Systems GmbH ist Spezialist für Vertragsanbahnung, Vertragsmanagement und Vertragscontrolling.

Diese CHECKLISTE stellt für eine Vertragsart diejenigen Punkte zusammen, die in unserer Vertragspraxis häufig zu Unklarheiten und manchmal auch zu unliebsamen Überraschungen führen.

Mit dem Einsatz unserer COMAC Vertragssoftware sind Sie auf der sicheren Seite, denn Sie können alle zeitlichen und finanziellen Wirkungen eines Vertrages regelbasiert berechnen lassen. Nach dem Vertragsabschluss werden alle Daten automatisch ins Vertragsmanagement und Vertragscontrolling übernommen. COMAC hat zahlreiche Standard- schnittstellen zu Ihrem Rechnungswesen.

CHECKLISTE STROMVERTRAG

Mit der folgenden Checkliste sind Sie in der Lage Ihre bisherige Vertragssituation und die Anforderungen an einen neuen Stromliefervertrag zu analysieren.

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Checkliste für das Lizenzmanagement: „Nachzählen ist besser als Nachsitzen“

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Nachzählen ist besser als Nachsitzen

Von: Matthias Juchhoff

Wer bei der systematischen Planung und Verwaltung von softwarebezogenen Nutzungsrechten sofort hohe Investitionen auf sich zukommen sieht, der irrt. Laut den Analysten von Gartner können Unternehmen durch Lizenzmanagement sogar bis zu 30 Prozent ihrer IT-Kosten einsparen.

Möglich wird dies einerseits durch die Vermeidung von ungenutzter Software auf den Rechnern der Mitarbeiter. Andererseits durch die Umstellung von Lizenzmodellen: So kann beispielsweise die Umstellung von teuren Einzellizenzen zu einer günstigen Volumenlizenz das IT-Budget bereits nachhaltig schonen. Wenn auf allen PCs zudem nur unternehmenseigene Programme zum Einsatz kommen, schlägt sich das auch in einem geringeren Supportaufwand nieder. Denn oft sind es gerade die kleinen, heruntergeladenen oder selbst mitgebrachten Tools, die den Arbeitsplatz-PC eines Mitarbeiters ins Wanken bringen.

Schließlich profitiert auch die Sicherheit im Netzwerk, wenn der Administrator wirklich die Kontrolle über alle im Unternehmen eingesetzten Programme hat. Wem dies immer noch nicht reicht, um sofort seine Lizenzen in den Griff zu bekommen, der sei kurz an die Konsequenzen im Falle einer ertappten Unterlizenzierung erinnert: Diese können von Imageverlust über Gerichtsverfahren bis zu Geld- und Haftstrafen reichen.

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Korruptionsprävention – Die Checkliste von Transparency International

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Struktur und Detaillierung der Fragen in dieser Checkliste stellen einen Vorschlag dar, der nicht in jedem Fall und für jedes Unternehmen und jede Organisation zutreffend sein muss. Die Checkliste kann und sollte daher in jeder Hinsicht verändert, erweitert und maßgeschneidert auf die unternehmensspezifische Situation angepasst werden, insbesondere für klein- und mittelständigen Unternehmen. Die Unternehmensleitung bestimmt, wer dieses Audit federführend durchführt und wer in den Kreis der Interviewpartner einbezogen wird.

Es ist darauf zu achten, dass die durchführenden Personen hinreichende Kenntnisse und Erfahrung haben über:

  1. die spezifischen Markt-, Liefer- und Organisationsstrukturen des Unternehmens
  2. die gültigen internen Unternehmensrichtlinien die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu Untreue, Vorteilsnahme/Gewährung, Bestechung oder unlauteren Wettbewerb (z.B. StGB, IntBestG, UWG)
  3. weitergehende geltende Compliance-Normen (KontraG, SOX, HGB, AktG, AO-EstG, EU- und OECD-Richtlinien).
  4. Methoden/Systeme des „Management Controls“

Eine Information und gegebenenfalls aktive Einbeziehung des Betriebsrates ist empfehlenswert.

Die Antworten zu den Fragen in der Checkliste werden mit Noten von 1 bis 6 differenziert bewertet. Mit ihnen soll der Reifegrad der Umsetzung der in den Fragen implizit enthaltenen Maßnahmen gewürdigt werden.

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Richtlinie der Bundesregierung zur Korruptionsprävention

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Richtlinie der Bundesregierung zur Korruptionsprävention in der Bundesverwaltung vom 30. Juli 2004

Diese Richtlinie enthält einen Anhang, aus dem zu entnehmen ist, welche Aufzeichnungen im Zusammenhang mit Beschaffungen zu erstellen sind.

Muster: Aufzeichnungen über Beschaffungen

  1. Auftragsdatum
  2. Auftragsgegenstand
  3. Geschätzter Preis
  4. Vereinbarter Preis (Auftragswert z.Zt. des Zuschlags)
  5. Höhe der tatsächlichen Zahlungen nach Abnahme der Leistung
  6. Auftragnehmer/in
  7. Namen der bei diesem Auftrag für den Auftragnehmer handelnden Personen
  8. Art des Vergabeverfahrens ?? Öffentliche Ausschreibung ?? Beschränkte Ausschreibung ?? Freihändige Vergabe ?? Offenes ?? Nichtoffenes ?? Verhandlungsverfahren
  9. Wer ist Bedarfsträger/in / Nutznießer/in der Lieferung bzw. Leistung und wann wurde das Verfahren durchgeführt?
  10. 10.a) Wer hat zu welchem Zeitpunkt die Leistungsbeschreibung erstellt?10.b) Wurden dafür Planungs- oder Ausschreibungshilfen in Anspruch genommen? ?? Nein?? Ja Von wem?
  11. Waren in der Leistungsbeschreibung (für das Gesamtprodukt oder für einzelne Komponenten) bestimmte Firmenerzeugnisse vorgeschrieben? ?? Nein?? Ja Welche? Gründe?
  12. Wer hat zu welchem Zeitpunkt die Angebote ausgewertet?
  13. Wer hat zu welchem Zeitpunkt den Zuschlag erteilt?
  14. Wer hat ggf. und zu welchem Zeitpunkt die produktionsbegleitende Aufsicht wahrgenommen?
  15. Wer hat zu welchem Zeitpunkt die Leistung abgenommen?
  16. Wurde die Leistung mängelfrei abgenommen (wann)? ?? Ja?? Nein Umfang der Nachbesserungen
  17. Wann wurde geliefert?
  18. Wann wurde gezahlt?
  19. Welche Bediensteten haben wann im Zusammenhang mit der Beschaffung Reisen unternommen?
  20. 20.a) Wurden im Zusammenhang mit diesem Auftrag an denselben Auftragnehmer vorhergehende Aufträge (Zeitpunkt?) erteilt??? Ja Welche? Gründe?   20.b) Wurden im Zusammenhang mit dem Auftrag an denselben Auftragnehmer später (Zeitpunkt?) weitere Aufträge (z. B. Nachtragsaufträge) erteilt? ?? Nein?? Ja Welche? Gründe? Wann?

COMAC  UCC erfüllt alle Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten.