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COMAC 7 Vertragsmanagement Software

Vertragsmanagement beginnt meist mit der Digitalisierung der geschriebenen Verträge und deren Archivierung. Bei einer guten Software steht Ihnen damit auch bereits eine Volltextsuche zur Verfügung.

Aber Vertragsmanagement kann viel mehr. Denn in den Verträgen ist vieles geregelt zur Art der Leistungen, wann sie zu erbringen sind, in welcher Qualität und zu welcher Vergütung. Und Verträge enthalten darüberhinaus eine Fülle von Haupt- und Nebenpflichten. Viele davon führen bei Ihnen oder Ihren Vertragspartnern zu Geschäftsprozessen, welche ebenfalls eingehalten, geplant, kommuniziert,  in weitere Geschäftsprozesse eingebunden und überwacht werden müssen. Und all diese Geschäftsprozesse können Sie automatisieren.

Deshalb sollten Sie Ihre Verträge zum Leben bringen. Und alle Vorteile für Ihr Unternehmen nutzen, die in Ihnen stecken.

COMAC 7 ist eine gute Software und eine „viel mehr„-Software, denn COMAC 6 bringt Ihre Verträge zum Leben.

COMAC 7 ist die integrierte Softwarelösung für

  • Vertragsmanagement
  • Vertragscontrolling und
  • Vertragsautomatisierung

 

Alle Informationen finden Sie bei

SBC SYSTEMS GmbH

Senior IT Consultant

Erfahrener IT Consultant mit Schwerpunkten in Vertragsanalysen, Vertragsmanagement, Vertragscontrolling, Leasing und Finanzierung

„Ich verbinde hohe analytische Kompetenz mit herausragenden Fähigkeiten in der Programmrealisierung. Dadurch, verbunden mit meiner langjährigen Berufserfahrung, kann ich Probleme rasch analysieren, Fehler sowohl auf abstrakt-konzeptioneller Ebene identifizieren als auch schließlich konkret in eine Problemlösung umsetzen.
Als Schnittstelle zwischen fachlichen Anforderungen, theoretischer Modellbildung und praktischer Realisierung kann ich diese Fähigkeiten in jeder Phase eines Projektes einbringen, um die Qualität des Konzeptes sicherzustellen, Probleme in der Umsetzung frühzeitig zu erkennen und zu beheben, Projektrisiken weitgehend zu vermeiden und damit den Erfolg zu gewährleisten.“

senior-it-consultant

Geschäftsführer und Vorstand haften bei Lizenzverstößen

(04.03.09) – Die Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH weist auf ein Urteil des Oberlandesgerichts (OLG) Karlsruhe hin. Der Angestellte eines Unternehmens für Solartechnik mit 25 Mitarbeitern hatte auf 15 Rechnern Computerprogramme installiert, ohne sich um die dafür erforderlichen Lizenzen zu kümmern. Ein ehemaliger Angestellter meldete dies einem Software-Branchenverband, der die Informationen an die Kläger weitergab. Das Gericht verurteilte das Unternehmen und den Geschäftsführer, der keine Kontrollen vorgenommen oder angeordnet hatte, gesamtschuldnerisch zur Zahlung von insgesamt über 25.000,00 Euro zuzüglich Anwalts- und Gerichtskosten sowie Auskunft.

Die Entscheidung
Das OLG Karlsruhe (Az.: 6 U 180/06) sah bereits in der bloßen Installation eine unerlaubte Vervielfältigung der Software. „Ob und in welchem Umfang diese in der Folge genutzt wird, ist unerheblich“. Die Höhe der nachzuzahlenden Lizenzgebühren bestimme sich allein danach, welchen Preis die Beklagten hätten zahlen müssen, wenn sie die auf den Computern installierte Software legal erworben hätten.

Die Haftung des Geschäftsführers begründeten die Richter u. a. damit, dass der Geschäftsführer der Einstellung eines in dieser Sache gegen ihn geführten Strafverfahrens nach Zahlung einer Geldauflage von 1.000,00 Euro nach § 153a StPO zugestimmt hatte. Diese Vorschrift setze eine – wenn auch geringe – strafrechtliche Schuld voraus. Damit bestehe ein Indiz für ein schuldhaftes, mindestens fahrlässiges Verhalten. Als gesetzlicher Vertreter des Unternehmens habe er zudem grundsätzlich Vorsorge gegen die Verletzung von Immaterialgüterrechten Dritter zu treffen.

Bei dem Unternehmen, das sich mit der Planung, Herstellung, der Montage und dem Vertrieb von Solartechnik beschäftige, würden Computer und Software intensiv genutzt. Somit sei nicht nur ein unbedeutender Randbereich, sondern eine zentrale Tätigkeit betroffen. Der Geschäftsführer sei danach als alleiniger Geschäftsführer verpflichtet gewesen, im Rahmen des Zumutbaren und Erforderlichen Maßnahmen zu treffen, die eine Gefährdung der Urheberrechte Dritter ausschließen oder doch ernsthaft mindern. Er hätte mithin dafür Sorge tragen müssen, dass auf den Computern des Unternehmens nur lizenzierte Software genutzt wird.

Auch das Aushändigen und Erläutern eines Merkblattes an jeden Mitarbeiter sah das Gericht nicht als ausreichend an. Die vom Gericht geforderten Prüfungspflichten könnten zwar generell an Mitarbeiter delegiert werden, wenn diese sachgerecht ausgewählt, instruiert und beaufsichtigt würden. Insbesondere könne ein Computer ohne weiteres so eingerichtet werden, dass die Installation neuer Software nur durch einen Administrator möglich sei. „Diese ebenso einfache wie wirkungsvolle Maßnahme, die dem Beklagten ohne weiteres zumutbar gewesen wäre, hat der Beklagte nicht ergriffen oder veranlasst.“

Kommentar der Luther Rechtsanwaltsgesellschaft
In der juristischen Literatur werden teilweise Bedenken gegen das Bestehen von Organisationspflichten des gesetzlichen Vertreters einer Kapitalgesellschaft bei (drohenden) Verletzungen von Immaterialgüterrechten geäußert, weil diese Gefahr gerade im Bereich der Informationstechnologie (IT) vielfach schwierig zu beurteilen sei. Die Entscheidung des OLG Karlsruhe belegt jedoch, dass die Verletzung von Urheberrechten an Software kein Kavaliersdelikt ist, sondern rigoros verfolgt wird. Die Haftung gesetzlicher Vertreter auch für Verstöße im IT-Bereich ergibt sich dabei aus allgemeinen zivilrechtlichen Grundsätzen.

Nach der Entscheidung des OLG Karlsruhe kann sich die Unternehmensleitung künftig nicht mehr darauf berufen, dass die Kontrolle von Mitarbeitern beim Einsatz von Software schwierig sei. Das Gericht hat hier klare Handlungsanweisungen gegeben. Die Geschäftsleitung ist daher gut beraten, proaktiv ein Lizenzmanagement zu betreiben und sollte diese IT-Compliance-Aufgabe nicht unkontrolliert an die IT-Abteilung übertragen. Neben der Haftungsvermeidung kann ein effektives Lizenzmanagement sogar zur Kostenreduktion im Unternehmen beitragen. (Luther Rechtsanwaltsgesellschaft: ra)

SBC SYSTEMS meint: Die Lizenzsoftware COMAC 6 entspricht den Anforderungen der ISO-Norm 19770 und unterstützt das Management bei der Einhaltung seiner Pflichten.

Die ISO 19770 ist die Richtschnur für ein erfolgreiches Lizenzmanagement

Richtschnur für das Lizenzmanagement und Lizenzcontrolling wird immer mehr die Norm ISO 19770 (Berichte 1, 2 und 3). Da sie eine Vielzahl von in der Praxis bewährten Anforderungen zusammenstellt und ihre Einhaltung eine Audit-Sicherheit garantiert, wird sie als Referenz für die organisatorischen, vertraglichen und softwaretechnischen Anforderungen verwendet.

Was sollte man bei der Einführung eines Audit-sicheren Lizenzmanagements beachten?

  1. Da die ISO 19770 zu Recht die Bedeutung der organisatorischen Grundlagen und der Aufbau- und Ablauforganisation für ein erfolgreiches Lizenzmanagement betont, müssen ihre Anforderungen für das Unternehmen geklärt werden.
  2. Daraufhin sollten die Software-Anforderungen nach strategischen Basis-Anforderungen und nach operativen Detail-Anforderungen getrennt analysiert werden.
  3. Anschließend sollten die Software-Anforderungen der ISO 19770 und der Leistungsumfang der ins Auge gefassten Softwarelösung gegenübergestellt werden.

Wir haben das für COMAC 6 durchgeführt. Dabei ergeben sich drei grundlegende Aussagen:

· SOLL

Die Anforderungen der ISO 19770 an die vertragliche Sicht des Lizenzmanagements (= Soll) werden von COMAC 6 vollständig erfüllt. Da das abschließende ISO-Dokument 19770-3 erst im Jahr 2012 erwartet wird – derzeit existieren nur Zwischenberichte – , besteht hier sogar ein fachlicher Vorsprung von mindestens zwei Jahren.

· IST

Die Anforderungen der ISO 19770 an die Ist-Situation – also an die tatsächliche Lieferung, Verteilung bzw. Installation und Nutzung – der Software Assets müssen durch technische Tools bereitgestellt werden. Hier unterstützt COMAC 6 durch Schnittstellen mit Informationen von der vertraglichen Seite her.

· SOLL – IST

In COMAC 6 werden die Ist-Informationen über Schnittstellen integriert und in Soll-Ist-Analysen entsprechend den ISO 19770-Anforderungen an die Compliance umgesetzt. Diese und die Maßnahmen zur Optimierung und zur Automatisierung von Geschäftsprozessen stellen den Schwerpunkt anwenderspezifischer Projekte dar.

· IST

Die Anforderungen der ISO 19770 an die Ist-Situation – also an die tatsächliche Lieferung, Verteilung bzw. Installation und Nutzung – der Software Assets müssen durch technische Tools bereitgestellt werden. Hier unterstützt COMAC 6 durch Schnittstellen mit Informationen von der vertraglichen Seite her.

· SOLL – IST

In COMAC 6 werden die Ist-Informationen über Schnittstellen integriert und in Soll-Ist-Analysen entsprechend den ISO 19770-Anforderungen an die Compliance umgesetzt. Diese und die Maßnahmen zur Optimierung und zur Automatisierung von Geschäftsprozessen stellen den Schwerpunkt anwenderspezifischer Projekte dar.

Welche Bedeutung haben Verträge im Lizenzmanagement und Lizenzcontrolling? Folgerungen aus der ISO 19770

Die Verwaltung von Lizenzrechten, Patenten und anderen immateriellen Wirtschaftsgütern ist eine wichtige Aufgabe des Managements. Ein bedeutender Teilbereich ist das Management und Controlling der Software Assets oder kurz SAM oder auch Lizenzmanagement und Lizenzcontrolling.

Häufig fasst man hierunter die technische Verwaltung der Softwareprodukte, also zum Beispiel das Zählen der Installationen auf Rechenanlagen, das Deployment, das Configuration Management und anderes. Diese Aspekte treten aber gegenüber den vertraglichen Aspekten immer mehr in den Hintergrund.

Noch nie konnte aus der Tatsache einer Installation eines ausführbaren Programmes auf die Art und den Umfang der rechtlich zulässigen Nutzung geschlossen werden. Hinzu kommen langfristige Entwicklungstrends des Hostings, des „Cloud Computing“ oder von „Software as a Service“, die zeigen, dass es mit dem bloßen Zählen der Zugangssoftware nicht getan ist. Die entscheidenden Regelungen finden „hinter“ der Zugangssoftware statt.

Inzwischen stehen deshalb die vertraglichen, betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Aspekte im Mittelpunkt des Lizenzmanagements und des Lizenzcontrollings.

Ihre Umsetzung stellt hohe Anforderungen an die notwendige Management-Software. Geeignete Systeme sind hier selten.
Die technischen Aspekte sind dazu eine notwendige Ergänzung. Hierfür sind – auch herstellerbezogen – zahlreiche Tools verfügbar.

Für das Lizenzmanagement und das Lizenzcontrolling muss deshalb geklärt werden

  • welche Anforderungen auf Basis der ISO – Norm 19770 an ein Audit-sicheres Lizenzmanagement und Lizenzcontrolling gestellt werden,
  • wie diese Anforderungen rasch in den Unternehmen und Körperschaften umgesetzt werden können und
  • welche Anforderungen sich hieraus für die Softwareunterstützung ergeben.

Ein Beispiel für eine geeignete Softwareumsetzung dieser Anforderungen ist COMAC 6.

COMAC 6 ist eine Softwarelösung für das Integrierte Vertragsmanagement und Vertragscontrolling. Dabei verweist der Begriff „integriert“ darauf, dass die Bearbeitung von Verträgen innerhalb von COMAC 6 mit den Aufgaben anderer Systeme, insbesondere mit SAP, durch geeignete Schnittstellen abgestimmt ist.

Checkliste für das Lizenzmanagement: „Nachzählen ist besser als Nachsitzen“

Nachzählen ist besser als Nachsitzen

Von: Matthias Juchhoff

Wer bei der systematischen Planung und Verwaltung von softwarebezogenen Nutzungsrechten sofort hohe Investitionen auf sich zukommen sieht, der irrt. Laut den Analysten von Gartner können Unternehmen durch Lizenzmanagement sogar bis zu 30 Prozent ihrer IT-Kosten einsparen.

Möglich wird dies einerseits durch die Vermeidung von ungenutzter Software auf den Rechnern der Mitarbeiter. Andererseits durch die Umstellung von Lizenzmodellen: So kann beispielsweise die Umstellung von teuren Einzellizenzen zu einer günstigen Volumenlizenz das IT-Budget bereits nachhaltig schonen. Wenn auf allen PCs zudem nur unternehmenseigene Programme zum Einsatz kommen, schlägt sich das auch in einem geringeren Supportaufwand nieder. Denn oft sind es gerade die kleinen, heruntergeladenen oder selbst mitgebrachten Tools, die den Arbeitsplatz-PC eines Mitarbeiters ins Wanken bringen.

Schließlich profitiert auch die Sicherheit im Netzwerk, wenn der Administrator wirklich die Kontrolle über alle im Unternehmen eingesetzten Programme hat. Wem dies immer noch nicht reicht, um sofort seine Lizenzen in den Griff zu bekommen, der sei kurz an die Konsequenzen im Falle einer ertappten Unterlizenzierung erinnert: Diese können von Imageverlust über Gerichtsverfahren bis zu Geld- und Haftstrafen reichen.

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