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HILFSMITTELVERTRÄGE nach Par 127 SGB V

Die Verwaltung der Hilfsmittelverträge ist inzwischen ein unverzichtbarer Aufgabenbereich der gesetzlichen Krankenversicherungen.

Um die Erreichung der Unternehmensziele angesichts sich ändernder Rahmenbedingungen in einem dynamischen gesetzlichen und wettbewerblichen Umfeld langfristig zu sichern, ist es unverzichtbar, der Einsatz einer modernen Vertragsmanagementsoftware in die bestehenden Geschäftsprozesse zu integrieren.

Die COMAC 7 HiMi Vertragsmanagement-Software unterstützt die gesetzlichen Krankenkassen, die Leistungserbringer und die Versicherten bei allen Geschäftsprozessen im  gesamten Vertragslebenslauf der Hilfsmittelverträge.

Mit der COMAC 7 HiMi Vertragsmanagement-Software können Informationen für den gesamten Prozess von der Planung, Vorbereitung und Durchführung bis zur Anwendung und Verwaltung von Verträgen dokumentiert und archiviert werden sowie für Auswertungen zur Verfügung gestellt werden.

Die hiermit verbundenen Anforderungen über alle Phasen eines Vertrages beziehen sich dabei auf folgende Grundfunktionalitäten und sind in der Regel mit den nachstehenden Mengengerüsten verbunden:

  • Zentrale, strukturierte und transparente Archivierung von Dokumenten inklusive aller wesentlichen Fakten und Entscheidungsgrundlagen, d.h. mehrere tausend Dateien je Vertragsaktivität wie E-Mails, Word- und Exceldokumente, Wieder-vorlagen, Aufgaben, Kalendereinträge und Kontakte
  • Management von Vertragsdaten, d.h. mehrere hundert vereinbarte Unterschriftsverträge mit Leistungserbringern und Verbänden, die sowohl in mindestens einem Kriterium den 25 Vertragstypen (z.B. bestimmter Versorgungsbereich) sowie einer Vertragsnummer zugeordnet sind.
  • Management von Leistungserbringer- und Verbands-daten, d.h. mehrere tausend Leistungserbringer und Verbände sowie mehrere 10.000 Beitritte von Leistungserbringern und Verbänden zu den beste-henden Unterschriftsverträgen, die rechtlich gleich-wertig zu oben genannten Einzelverträgen sind.
  • Alle Dokumente können gespeichert, gelesen, bearbeitet und in allen Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden. Zudem werden Datenschutz-bestimmungen sowie Anforderungen an den Daten-import und Datenexport beachtet.

Die User der Vertragsmanagementsoftware können aus verschiedenen Standorten auf einem einheitlichen konsistenten Datenbestand arbeiten.

COMAC 7 HiMi kann in jede Organisations- und IT-Struktur integriert werden und kann in ihrer Handhabung flexibel an die individuellen Anforderungen, Vorstellungen, Konzepte und Prozesse der GKV angepasst werden

Hilfsmittelverträge

COMAC 7 HiMi unterstützt alle Arten von Hilfs-mittelverträgen, wie z.B. Rahmenverträge, Einzel-verträge oder Ergänzungsvereinbarungen, Vertrags-anlagen und Schriftverkehr.

Life Cycle Management

COMAC 7 HiMi unterstützt den gesamten Lebenslauf der Hilfsmittelverträge, im Einzelnen:

  • Vertragsanbahnung z.B.
    • Ausschreibungen,
    • Angebote,
    • Verhandlungen,
    • Vorlagen und Genehmigungen
  • Vertragsabschluss und Veröffentlichungen
  • Vertragsbeitritte
  • Vertragsverwaltung und Abrechnungen
  • Vertragsstörungen, Verlängerungen, Kündigungen und die Vertragsbeendigung

Geschäftsprozesse

COMAC 7 HiMi unterstützt alle Geschäftsprozesse des Hilfsmittel-Vertragsmanagements, z.B.

  • Marktbeobachtung, Preisangebote, Preisspiegel und Vertragsdokumentation
  • Nachweis von fachlichen und rechtlichen Änderungen durch Rundschreiben, Richtlinien, Gesetzesänderungen,
  • Nachweis der dadurch betroffenen Vertragsklauseln, Abstimmung und Identifizierung von Anpassungs-bedarfen für Verträge und Vertragsklauseln
  • Planen und Priorisieren von Entscheidungen über jegliche Vertragsänderungen
  • Beratungsunterlagen/Vorstandsvorlagen
  • Bewertungen für den Vertrag nach § 127 (1) bzw. (2) SGB V sowie für Kündigungen / Verlängerungen
  • Vertragserstellung durch Composer und Bausteinverwaltung
  • Vertragsverhandlung (Durchführung und Nachweise),
  • Verwaltung und Bewertung von Angeboten
  • Vertragsabschluss mit Nachweis der Vorlagen und Stellungnahmen, Veröffentlichungen,
  • Beitrittsmanagement
  • Terminüberwachung, Fristenverwaltung
  • Dokumentenmanagementsystem
  • Datenpflege

Schnittstellen

COMAC 7 HiMi ermöglicht durch automatische Schnittstellen immer aktuelle Daten für die

  • Präqualifizierung aller Leistungserbringer
  • Hilfsmittelverzeichnisse
  • Versorgungsbereiche und zugeordnete Produkte
  • Abstimmung der HiMi-Verträge mit dem Rechnungswesen

Compliance

COMAC 7 HiMi verwaltet alle Compliance bezogenen Vereinbarungen und die einzelnen Maßnahmen und Nachweise, die zur Einhaltung der Compliance durchgeführt werden, z.B. Unterrichtungen und Einverständniserklärungen.

Aufgrund der ganzheitlichen Erfassung aller Daten rund um die Hilfsmittelverträge kann COMAC 7 HiMi umfassende Plausibilitätschecks zur Einhaltung der Anforderungen des SBG V vornehmen.

Ganzheitliche Sicht       

COMAC 7 HiMi verwaltet die Hilfsmittelverträge aus einer ganzheitlichen Sicht. Diese Sicht umfasst alle relevanten Informationen rund um die Hilfsmittelverträge und deren Beziehungen untereinander. Dadurch schafft COMAC 7 HiMi eine einzigartige lückenlose Transparenz von der Vertragserstellung über die Abrechnungspositionen bis zur Präqualifizierung der Leistungserbringer.

Healthcare Informationssystem

Durch die ganzheitliche Betrachtung der Hilfsmittel-verträge stellt COMAC 7 HiMi ein leistungsstarkes Informationssystem für betriebswirtschaftliche und Compliance-Anforderungen zur Verfügung. Es liefert umfassende und nach  zusammengehörenden Themen geordnete  Auskünfte bei allen Anfragen über Verträge, Leistungserbringer, Unterlagen, Dokumente und Geschäftsprozesse. Es  umfasst:

  • Schnelles Enterprise Information System
  • Diagramme
  • Navigationssystem
  • Smart Online Reporting und Drill Down
  • Business Intelligence Reporting Tool
  • Alarm-, Termin und Ereignisüberwachung
  • Workflow-Management

Bildschirme

COMAC 7 HiMi besitzt eine Oberfläche, die genau auf den Bedarf der Hilfsmittelverträge zugeschnitten ist. Hierzu gehören

  • Vertragsverwaltung mit
    • Vertragsstammdaten
    • Vertragsabrechnungs-/ -gebührenpositionen
    • Vertragsbeitritte von Leistungserbringern
    • Vertragseinbindung und Beitrittsart
  • Leistungserbringer-Verwaltung mit
    • Stammdaten
    • Adressen und Ansprechpartner
    • Eignungskriterien (Präqualifizierung und Zusatzqualifikationen)
  • Vertragsnachweise und Hilfsmittel

COMAC 7 Vertragsplattform

COMAC 7 HiMi nutzt die gesamte Vertragsmanagement-Plattform von COMAC 7. Damit stehen alle COMAC 7-Funktionen für die Verwaltung der Hilfsmittelverträge zur Verfügung, aber es können  auch alle Erweiterungen verwaltet werden, wie z.B. Heilmittelverträge, Direktverträge aber auch alle anderen Vertragsarten.

Zentrale Vertragsdatenbank

COMAC integriert in einer einheitlichen zentralen Vertragsdatenbank alle

  • Vertrags- und Geschäftsbeziehungen
  • Vertragspartner und Leistungserbringer
  • Dokumente (inkl. Vertragsunterlagen, Entwürfe, Mails, Schriftverkehr, Belege, Notizen),
  • vertraglichen Vereinbarungen und Leistungsumfänge,
  • finanzwirksamen Konsequenzen
  • verbundenen Aufgaben, Terminen, Fristen und Geschäftsprozesse.

Die Datenbank besitzt vollständige Historienführung und kann auf Wunsch alle Geschäftsprozesse und Vertragszugriffe dokumentieren.

Vollständige Perspektiven

COMAC 7 bietet auf seiner einheitlichen Datenbank alle notwendigen Perspektiven für Management, Archivierung, Automatisierung, Controlling und Buchhaltung:

  • Dashboard für Information und Navigation
  • Geschäftspartner / Leistungserbringer
  • Vertrag
  • Objekte und Hilfsmittel
  • Dokumentenmanagement
  • Digitale Akten und Notizen
  • Pinnwand
  • Enterprise Information System
  • Benutzerverwaltung (Rollen und Rechte)
  • Datenaustausch mit anderen Systemen
  • Hilfefunktion
  • Steuerungs-, Wartungs-, Schnittstellenmanagement
  • Aufgabenmanagement
  • Alarm- und Ereignisverwaltung
  • Prozess- und Informationsmanagement
  • Workflow
  • Gruppenverwaltung
  • Rule Box zur Vertragsautomatisierung
  • Tabellenverwaltung
  • Zentrales Rechnungsbuch
  • Die Erweiterung um ein leistungsstarkes Rechnungswesen zur Abrechnung der Hilfsmittelverträge ist möglich.

Datenübernahme / Migration

Alle Bestandsdaten (z.B. aus Datenbanken oder EXCEL-Verwaltung)  können nach COMAC 7 HiMi migriert werden. Hierzu stehen Standard-Schnittstellen zur Verfügung.

Flexibilität und Anpassung

COMAC 7 HiMi kann ohne Programmierung durch Parameter und Customizing an die individuellen Anforderungen der GKV angepasst werden.

Technische Rahmenbedingungen

COMAC 7 HiMi kann auf allen handelsüblichen IT-Systemen (Betriebssystem, Datenbank, Kommunikation) ablaufen.

COMAC 7 HiMi ist in JAVA / ECLIPSE erstellt und bietet damit eine zukunftssichere IT-Grundlage.

Nutzungsbedingungen

COMAC 7 HiMi kann auf der Anlage des Kunden und im Rechenzentrum des Herstellers betrieben werden.

Die Nutzungsvereinbarung umfasst eine

  • 10 User-Lizenz oder eine
  • Unternehmenslizenz

Der Nutzungsumfang kann von

  • Hilfsmittelverträgen auf andere
  • GKV-Verträge (z.B. Heilmittel, Direktverträge) und auf die
  • allgemeine Vertragsverwaltung erweitert werden.

Die Nutzungsgebühr wird monatlich abgerechnet.

 

COMAC 7 und COMAC 7 HiMi basieren auf dem StandardBusinessCode geschützt durch United States Patent Application Publication  Pub. No.: US 2003/0149556 A1, Inventor Hugo Christian Rieß, SBC Systems GmbH.

CHECKLISTE FÜR LEASING- UND FINANZIERUNGS-SOFTWARE

SBC Systems GmbH

Die SBC Systems GmbH ist Unternehmensberater und Softwarehersteller für das  Management, Accounting und Controlling von Leasing- und Finanzierungsverträgen.

Unsere Vertragssoftware COMAC 7 erfüllt alle Anforderungen aus dieser Checkliste.

Als Ergebnis unserer Arbeit aktualisieren wir laufend unsere Checklisten für die Beschaffung und Bewertung von Leasing- und Finanzierungssoftware.

Jetzt aktuell und für COMAC 7 Kunden schon immer verfügbar:

Bilanzierung der Leasingverträge nach IFRS 16

Anforderungen

Kernanforderung des IFRS 16 ist es, beim Leasingnehmer generell alle Leasingverhältnisse und die damit verbundenen vertraglichen Rechte und Verpflichtungen in der Bilanz zu erfassen. Die bisher unter IAS 17 erforderliche Unterscheidung zwischen Finanzierungs- und Operating-Leasing-Verträgen entfällt damit künftig für den Leasingnehmer.

Vorgehensweise

  1. Für alle Leasingverhältnisse erfasst der Leasingnehmer in seiner Bilanz eine Leasingverbindlichkeit für die Verpflichtung, künftig Leasingzahlungen vorzunehmen.
  2. Gleichzeitig aktiviert der Leasingnehmer ein Nutzungsrecht am zugrunde liegenden Vermögenswert, welches grundsätzlich dem Barwert der künftigen Leasingzahlungen zuzüglich direkt zurechenbarer Kosten entspricht.

Während der Laufzeit des Leasingvertrags wird die Leasingverbindlichkeit ähnlich den Regelungen nach IAS 17 für Finanzierungs-Leasingverhältnisse finanzmathematisch fortgeschrieben, während das Nutzungsrecht planmäßig amortisiert wird, was grundsätzlich zu höheren Aufwendungen zu Beginn der Laufzeit eines Leasingvertrags führt.

Mehr finden Sie hier

 

 CHECKLISTE ZUR BESCHAFFUNG VON SOFTWARE FÜR DAS MANAGEMENT, ACCOUNTING UND CONTROLLING VON LEASING- UND FINANZIERUNGSVERTRÄGEN

In der folgenden Checkliste sind wichtige Fragen und Anforderungen zusammengestellt. Diese helfen Ihnen, wenn Sie

  • die Qualität Ihrer bestehenden Softwarelösung bewerten,
  • die Fähigkeiten einer neuen Softwarelösung beschreiben oder
  • die Angebote verschiedener Hersteller vergleichen wollen.

Die Checkliste liefert erste, aber belastbare Ergebnisse. Für eine optimierte auf Ihren Bedarf zugeschnittene Lösung müssen diese Ergebnisse durch einen Anforderungskatalog oder ein Pflichtenheft ergänzt werden. Oder Sie wählen einfach die COMAC 7 Vertragssoftware.

COMAC 7  basiert auf dem StandardBusinessCode geschützt durch United States Patent Application Publication  Pub. No.: US 2003/0149556 A1, Inventor Hugo Christian Rieß, SBC Systems GmbH.

 

Grundfrage

Können alle Ihre Verträge schnell, einfach, sicher und vollständig erfasst, bearbeitet und für Vergangenheit und Zukunft ausgewertet werden?

Wenn Sie hier Verbesserungsbedarf sehen, dann sollten Sie in die Details der Checkliste einsteigen.

 

1       Funktionsumfang

1.1      Vertragsarten

Können alle für Sie relevanten Vertragsarten abgebildet werden?

1.1.1    Leasing

Wichtige Vertragsarten für Leasing sind:

a)    alle Leasingformen (Direct Leasing, Absatzleasing, Same Name Leasing)

b)    alle Geschäftsbereiche (Kfz.-, Mobilien-, Immobilien-Leasing, Mietkauf)

c)     alle Vertrags- und Geschäftsmodelle wie z.B.

  1. Finance Leasing,
  2. Operate Leasing,
  3. Kommunal-Leasing,
  4. Sale and Lease Back,
  5. Doppelstockmodelle,
  6. Betreibermodelle,
  7. Investorenmodelle
  8. Public-Private-Partnership-Modelle
  9. Kapazitätsauslastungsleasing
  10. Einsparungsleasing

d)    alle Produkte  wie z.B.

  1. Teilamortisationsmodelle
  2. Vollamortisationsmodelle
  3. Kündbare Verträge
  4. Auslastungsverträge
  5. Mieterdarelehensmodelle
  6. Buchgewinn-/Buchverlustmodelle

e)    alle Zusatzprodukte wie z.B.

  1. Fleet-Management / Full-Service-Leasing
  2. Betriebsbereitschaftsservices (Wartung, Betriebsmittel, Verschleißteile Instand-setzung)
  3. Kostenvoranschläge, Freigaben, Rechnungsprüfungen
  4. Tankpool-Abrechnungen
  5. Kundeninformationssysteme
  6. Garantiezeitenverwaltung
  7. Genehmigungen
  8. Versicherungen

1.1.2       Miete

Vertragsarten im Bereich der Miete sind

a)    Unbegrenzte Miete

b)    Langfristmiete

c)     Kurzfristmiete

d)    Objektabrechnung

e)    Mietkauf

1.1.3     Finanzierung

Wichtige Vertragsarten für Finanzierung sind:

f)     Investitionsgüterfinanzierungen wie z.B.

  1. Annuitätendarlehen
  2. Ratendarlehen
  3. Hypothekendarlehen
  4. Kontokorrentfinanzierungen

g)    Einkaufsfinanzierung

h)    Lagerfinanzierung

i)      Factoring

j)     Refinanzierung wie z.B.

  1. Darlehen
  2. Investorenmodelle
  3. Forderungsverkauf
  4. ABS /ABCP-Transaktionen
  5. Passiv-/Einlagengeschäft

1.1.4     Finanzierungsbeiträge

a)    Eigenmittel

b)    Förderungen

c)     Subventionen

d)    Kautionen

e)    Zulagen

f)     Zuschüsse

g)    Vorauszahlungen

h)    Sonderzahlungen

i)      Erhöhte Erstmieten

j)     Zielzahlungen

1.1.5       Kalkulation

a)    Alle Kalkulationsverfahren

b)    Integrierte Geschäftsprozessbezogene Kalkulation über den gesamten Vertragslebenszyklus,

c)     Optimierungsverfahren z.B. für Optimierung von Steuermodellen

d)    Berechnung aller finanzwirksamen Konsequenzen während des gesamten Vertragslebenslaufes

e)    Zeitreihenverfahren

f)     Integrierte Vertragshistorie und Planungsrechnung

1.1.6       Verbundene Verträge

a)    Kaufverträge

b)    Beschaffungsverträge

c)     Bauverträge

d)    Baunebenleistungsverträge

e)    Rückkaufvereinbarungen Sicherheitenverwaltung

f)     Garantievereinbarungen

g)    Patronatserklärungen

h)    Provisionsvereinbarungen (Vertriebsabrechnung, Bonifikationen, Strukturvertrieb)

1.1.7       Allgemeine Verträge

Können darüber hinaus Verträge aller Art verwaltet werden? Solche Verträge sind z.B.

a)    Telekommunikationsverträge

b)    Versicherungsverträge

c)     Informationsdiensteverträge

d)    Lizenzverträge

e)    Patente,

f)     Beteiligungen,

g)    Dauerschuldverhältnisse,

h)    Service Level Agreements SLA

i)      Beraterverträge

j)     Versorgungsverträge (Gas, Wasser, Strom)

k)    Entsorgungsverträge

1.2      Vertragsinnovationen

Können Vertragsarten und Vertragsgestaltungen abgebildet werden, die Sie heute noch nicht kennen, d.h. besteht ein generelles Konzept zur Abbildung von Verträgen aller Art?

1.3      Vertragsvorlagen

Können Vertragsvorlagen verwendet werden, die vom Anwender frei gestaltbar sind?

1.4      Vertragslebenslauf

Werden alle Lebenslaufphasen eines Vertrages abgebildet?

a)    Vertragsanbahnung mit Anfrage,

b)    Ausschreibung,

c)     Angebote und Angebotsvergleich u.a. können alle zeitlichen und finanziellen Wirkungen bereits beim Angebotsvergleich berechnet werden? Kann ein Vertragsobligo gebildet werden?

d)    Genehmigung und Vertragsabschluss mit Terminplanung und Finanzplanung über den gesamten Vertragszeitraum

e)    Vertragsdurchführung mit Aufgabenverwaltung, automatischer Rechnungsstellung, automatischer Rechnungsprüfung

f)     Vertragsänderungen, Historienverwaltung, Verlängerungen und Verkürzungen jeweils mit automatischer Neuberechnung aller Planwerte

g)    Vertragsstörungen

h)    Vertragsverlängerungen

i)      Early Termination

j)     Vertragsbeendigung: Können Vorfälligkeitsentschädigungen bei vorzeitiger Kündigung berechnet werden?

k)    Kann ein Vertrag in verschiedenen Vertragsstatus (z.B. Kalkulation, Plan, Soll, Ist) geführt werden? Sind Simulationen des Vertragsabschlusses oder der Vertragsänderungen möglich?

1.5      Vertragsregelwerk

a)    Können alle vertraglichen Vereinbarungen mit einem Regelwerk erfasst werden?

b)    Kann die Verwaltung des Regelwerks ohne Programmierung erfolgen und vom Sachbearbeiter selbst durchgeführt werden?

c)     Können aus den Vertragsregeln automatische Berechnungen für Planwerte und Rechnungen erstellt werden?

1.6      Vertragsdaten und Geschäftsprozesse (Übersicht)

Können die nachstehenden Vertragsdaten erfasst und berechnet werden?

a)      alle Vertragsstrukturen (insbesondere Geschäftspartner, Objekte, Verträge, Leistungsumfänge, Transaktionen, Kostenstellen)

b)      alle Beziehungen (zwischen Geschäftspartnern, Vertragsobjekten und Verträgen)

c)      alle Vertragsregeln (Zeitwirkungen, Finanzwirkungen, andere auslösende Ereignisse)

d)      alle finanziellen und wirtschaftlichen Vertragswirkungen wie z.B.

  1. Plan, Soll, Ist für Mengen, Preise, Werte
  2. für Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft
  3. mit automatischer Historienführung bei Änderungen

1.7      Fristenverwaltung

a)      Können über das Vertragsmanagementsystem für einen Vertrag verschiedene Fristen (Kündigungsfrist, Gewährleistungsfrist, Zahlungsfrist, …) verwaltet werden?

b)      Können diese Klauseln frei erweitert und eingestellt werden?

c)      Können aus den Vertragsklauseln automatisch Termine berechnet werden?

d)      Können automatische Terminkalender geführt werden?

e)      Können wichtige regelmäßige Termine, wichtige außerplanmäßige Termine, wichtige auslösende Ereignisse von Folgeaktivitäten, wichtige Festlegungen ohne terminliche Bindung (z.B. Haftung o.ä.), Hinweise auf Bürgschaften o.ä. verwaltet werden?

f)      Können alle Arten von Kündigungen, Preisanpassungen, Abstimmungen, Abrechnungen, Verlängerungen, Bürgschaften und Sicherheiten verwaltet werden?

Können die Termine für die Vertragswirkung, die Ankündigung und den operativen Vorlauf getrennt verwaltet werden?

Können andere auslösende Ereignisse als Termine verwaltet werden? Welche sind dies?

Können die Modalitäten der Fristen verwaltet werden, d.h. Anlass, Veranlassung, Formvorschriften, Umfang der Wirkung (z.B. Teilkündigungen)

Welche der folgenden Vertragsklauseln können verwaltet werden: Ausschlüsse, Ankündigungspflichten, Beistellungen, Bürgschaften, Garantien, Gewährleistungen, Haftung, Mängelbedingungen, Rahmenbedingungen, Sicherheiten?

Können ad-hoc-Termine verwaltet werden?

Können Terminpläne berechnet werden?

Gibt es eine automatische Fristenüberwachung

Werden automatische Terminkalender nach Anwendern, nach Verträgen, nach Vertragsklauseln, nach Sachgebieten oder nach anderen Kriterien des Kunden geführt?

1.8      Geschäftspartner

Welche Geschäftspartnerdaten muss die Software verwalten können?

a)    Stammdaten

b)    Adressen

c)     Ansprechpartner

d)    Bankverbindungen

e)    Geschäftspartnerbeziehungen

f)     Frei definierbare Zusatzdaten

1.9      Objekte

Leasinggegenstände und Finanzierungsgegenstände werden zusammengefasst als Objekte bezeichnet.

1.9.1       Allgemeine Anforderungen

Welche Objektdaten muss die Software verwalten können?

a)    Stammdaten

b)    Objektpositionen

c)     Objekt-Objekt-Beziehungen

d)    Objektlebensläufe

e)    Geschäftspartnerrollen in Objekten

f)     frei definierbare Objekt-Zusatzdaten

1.9.2       Spezielle Objektregister

a)    Grundbücher

b)    Kataster

c)     Baurechtsbücher

d)    Zusammenlegungen und Trennungen

e)    Objektverwendungen in Verträgen aller Art

1.10   Vertragsstammdaten

Welche Vertragsstammdaten muss die Software verwalten können?

a)    Vertrag

b)    Vertragspartner

c)     Stammdaten

d)    Vertragslaufzeit

e)    Beziehungen (Geschäftspartner-Rollen in Verträgen; Ansprechpartner-Rollen in Verträgen; Vertragsbeziehungen)

f)     Geschäftsauftrags-Klauseln (Aufgaben, Termine Fristen, wiederkehrende Aufgaben)

g)    Vertragsklauseln aller Art

1.11   Dokumente, Informationen und Notizen

Welche Dokumente und Notizen muss die Software verwalten können?

a)    Notizen und Notizarten

b)    Texte, Prospekte und Informationen aller Art

c)     Bilder und Graphiken

d)    Pläne

e)    Dokumente aller Art und aller Formate

f)     Automatische Zuordnung aller Informationen zu den jeweils relevanten Sachverhalten

1.12   Leistungsumfang eines Vertrages

Können alle Daten zum Leistungsumfang eines Vertrages verwaltet werden, d.h. im Einzelnen

a)    Können alle Leistungsarten (Kostenarten) verwaltet werden?

b)    Könnte für jede Leistungsart ein eigener Leistungszeitraum verwaltet werden?

c)     Wird die Leistung dem Leistungsgegenstand (Leistungsgegenständen) zugeordnet, so dass zum Beispiel Folgekosten von Investitionen (= Leistungsgegenstände) berechnet werden können?

d)    Können die Kosten den jeweiligen Kostenträgern, Kostenstellen und PSP-Elementen zugeordnet werden?

e)    Können die Leistungsarten nach Qualitätsmerkmalen weiter differenziert werden?

f)     Können für Leistungsmengen und Leistungspreise getrennte Regeln hinterlegt werden?

g)    Können für alle Leistungen die Mengen, Preise und Werte für den gesamten Leistungszeitraum als Planwerte berechnet werden?

h)    Können die vertraglichen Leistungen der tatsächlichen Leistungsinanspruchnahme gegenübergestellt werden?

i)      Können Plan-Soll-Ist-Vergleiche für jede einzelne Vertragsleistung durchgeführt werden?

1.13  Messwesen

a)    Besteht ein Messwesen, mit dem eine variable Inanspruchnahme von Leistungen dokumentiert werden kann?

b)    Kann dieses einfach vom Sachbearbeiter an neue Vertragsanforderungen angepasst werden?

c)     Können hieraus automatische Rechnungen erstellt werden?

d)    Können hieraus automatische Rechnungsprüfungen durchgeführt werden?

1.14   Rechnungsbuch

a)    Können die Leistungsabrechnungen (Rechnungsausgang und Rechnungseingang) erfasst und bearbeitet werden?

b)    Können die Ausgangsrechnungen automatisch berechnet werden?

c)     Können die Eingangsrechnungen automatisch geprüft werden?

d)    Können Rechnungsdifferenzen zu den Vertragswerten erkannt und gesondert abgestimmt werden?

e)    Können die Rechnungen und die Abweichungen von den Vertragswerten nach einem 6-Augen-Prinzip freigegeben werden?

f)     Können für alle Verträge und die einzelnen Leistungen laufend die Obligowerte abgefragt werden?

1.15   Änderungsnachweis

a)    Lassen sich Änderungen verfolgen? Lässt sich bei jeder Änderung feststellen welche Änderung zu welchem Zeitpunkt vorgenommen wurde?

b)    Wird für alle Vertragsdaten ein automatischer Änderungsnachweis geführt?

 

 

2       Vertragsaccounting und Leasing Accounting Engine

Aufgrund zahlreicher nationaler und internationaler Anforderungen ist für Finanzinstrumente (wie z.B. Leasing- und Finanzierungsverträge, sowie Derivate) ein detaillierter Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Wirkungen in Form eines umfassenden Nebenbuchs erforderlich.

Hierzu sind die nachstehenden Fragen zu beantworten:

2.1      Grundfrage

Kann das Vertragsaccounting die eingegangenen Vertrags- und Geschäftsbeziehungen parallel und zeitgleich nach verschiedenen nationalen und  internationalen Rechnungslegungsnormen (wie z.B. HGB, IAS, IFRS, US-GAAP) vollautomatisch buchen?

2.2      Rechtliche Grundlagen

Können folgende Rechnungslegungsnormen parallel und automatisch gebucht werden:

a)      HGB

b)      IFRS

c)      IAS

d)      US-GAAP

e)      RechKredV

2.3      Fachliche Eigenschaften

Die Accounting Engine muss alle erforderlichen Funktionen zur Verfügung stellen  um ein automatisiertes leistungsbezogenes Nebenbuch zu verwalten.

a)      Können die Accounting Regularien eines jeden Landes eingestellt und verwaltet werden?

b)      Können unternehmensspezifische und buchungskreisbezogene Regularien eingestellt werden?

c)      Können – ausgehend von einer Geschäftstransaktion – gleichzeitig mehrere Kontierungen in unterschiedlichen Büchern erstellt werden?

d)      Können alle Buchungen in einer einheitlichen Struktur und einem einheitlichen Format für alle Anwendungen gespeichert werden?

e)      Kann das Vertragsaccounting in Form eines geschlossenen Nebenbuchs eingerichtet werden und zwar

  1. je Mandant oder Buchungskreis
  2. je Rechnungslegungsnorm
  3. je Land
  4. und all diese Anforderungen parallel und automatisch?

f)      Können im Nebenbuch alle relevanten Accounting-Berichte nach Wirtschaftsperioden, Mandanten und Mandantengruppen, Geschäftspartnern, Verträgen, Leistungen, Produkten und Projekten ausgewiesen werden?

g)      Werden aus dem Leasing- und Finanzierungsnebenbuch alle Geschäftsvorfälle in Form automatischer Buchungen für das Hauptbuch bereitgestellt werden?

h)      Kann die Übernahme der Buchungen auch aggregiert in Form von Summenbuchungen mit Einzelnachweis erfolgen?

i)       Erfolgen laufend automatische Abstimmungen zwischen Hauptbuch und Nebenbuch?

j)      Werden im Nebenbuch alle Buchungen in seinem Grundbuch mit laufend durchnummerierten Transaktionsjournalen ausgewiesen?

k)      Genügt das Nebenbuch allen Anforderungen der GOB, GOBS und GDPdU?

l)       Kann das Nebenbuch parallel unterschiedliche Wirtschafts- und Berichtsjahre verwalten?

m)    Kann das Nebenbuch getrennte Einzelabschlüsse, Teilkonzernabschlüsse und Konzernabschlüsse verwalten, jeweils auch nach unterschiedlichen Wirtschaftsjahren?

2.4       Grundausstattung an Buchungsregeln

a)      Werden die Buchungen des Nebenbuchs durch ein zentrales Regelwerk gesteuert?

b)      Kann dieses Regelwerk für alle Geschäftsbereiche, Unternehmensgrößen, Branchen und Rechtsformen und für alle Systemlandschaften eingesetzt werden?

c)      Kann das Regelwerk alle oben aufgeführten Buchungsvorschriften einschließlich der Abgrenzungen buchen?

d)      Können die Sachbearbeiter diese Buchungsregeln ändern ohne Programmierung?

e)      Bestehen für alle Leasing- und Finanzierungsverträge und für alle Vertragsphasen bereits voreingestellte Buchungen?

f)      Erlaubt das Nebenbuch die automatische Parallelbuchhaltung nach verschiedenen Rechtsgrundlagen wie z.B.  HGB und IAS / IFRS sowie Steuerrecht?

g)      Sind zwischen den verschiedenen Rechnungslegungen (z.B. HGB und IFRS) auf der Geschäftsebene (d.h. für jeden Vertrag) und für jeden beliebigen Zeitraum Überleitungsrechnungen möglich?

h)      Ist das Regelwerk mehrwährungsfähig?

i)       Kann das Regelwerk alle accounting-relevanten Ereignisse über den gesamten Vertragslebenslauf hinweg automatisch buchen?

j)      Kann das Regelwerk vorausschauende und rückwirkende Ereignisse verarbeiten, so dass der Zeitpunkt der Wirkung und der Zeitpunkt der Erfassung auseinanderfallen können?

k)      Erstellt, verwaltet und dokumentiert das Regelwerk automatisch alle Korrekturbuchungen, die im Rahmen von Änderungen und Korrekturen anfallen?

l)       Besitzt das Nebenbuch eine umfassende automatische UNDO-Funktion, welche die Rücknahme aller Geschäftsprozesse erlaubt, d.h. aufgehobene Ereignisse können in ihren Wirkungen vollständig neutralisiert werden?

m)    Zeigt das Nebenbuch alle finanzwirksamen Konsequenzen, die ein Geschäft in der Vertrags-, Leistungs- und Vermögenssphäre hat?

n)      Kann das Nebenbzuch die ereignisorientierten Ergebnisse der Geschäftsprozesse aus dem Front-Office in die geschäftsorientierte Sicht des Subledger / Nebenbuchs transformieren und diese in die institutionelle Sicht des Rechnungswesens? Sind diese Transformationen sind bi-direktional, d.h. die institutionelle Sicht des Rechnungswesens kann aus dem Rechnungswesen heraus online in die geschäftsorientierte Sicht des Subledger / Nebenbuchs und die ereignisorientierte Sicht des Front-Office übergeleitet werden?

  • o)      Ist das Nebenbuch eine vollautomatische  „Back Office Engine“, d.h. wird die logische Verarbeitungsmaschine durch ein einstellbares Regelwerk gesteuert?

p)      Verwendet das Nebenbuch für  jedes accounting-relevante Ereignis die zugeordneten Regeln?

q)      Sind als Ausnahmen auch manuelle Buchungen möglich und dokumentiert?

2.5      Buchungsfunktionen

Kann das Nebenbuch für Leasing-, Finanzierungs- und Derivatgeschäfte die folgenden Funktionen abbilden?

Funktionsgruppen Funktionen
Mandantenverwaltung Unbegrenzt   Mandantenfähig

Jeder   FiBu-relevante Geschäftspartner kann Mandant werden. Zusammenfassung von   Geschäftspartnern (GP) zu GP-Gruppen Zusammenfassung von   Mandanten zu Mandantengruppen MandantenpflegeKontenverwaltungKontenrahmen Kontenplan Unterkonten und   Nebenbücher Pflege von   KontenbewegungenStammdatenverwaltungBenutzerdefinierte   Schlüssel Kostenarten,   Kostenstellen, Kostenträger Sachbearbeiter   Dialogbuchen (mandantenübergreifend) Buchungsschlüssel   Dialogbuchen (mandantenübergreifend) Kontierungsarten   Dialogbuchen (mandantenübergreifend) Steuerkürzel Buchungstexte   Dialogbuchen Belegarten Kontierungstypen LeistungsaustauschtypenBuchenBuchungsroutinen Mandantenübergreifend   buchen Löschen von   unbebuchten Konten Erstellen von   Dialogbuchungen (mit / ohne Datumsvorgabe) Ausbuchen von   Kontendifferenzen Erfassung von   wiederkehrenden Buchungen im Dialog Pflege von erfaßten   wiederkehrenden Buchungen Ausführung von   erfaßten wiederkehrenden Buchungen für einen vorgegebenen Zeitraum Ausführung von aus   Verzinsungsläufen resultierenden wiederkehrenden Buchungen Ausführung von aus   der Aktivierung von Verträgen resultierenden BuchungsvorschlägenAuswertungenAusgabe von   Ausgangsrechnungen, resultierend aus speziellen Belegen im Rahmen des   Dialogbuchens bzw. der Kontenverzinsung Universelle Anzeige   von Kontenbewegungen Kontendruck Kontendruck   (taggenau) Journaldruck Journaldruck   (getrennt nach Mandanten) Summen- und   Saldenliste Summen- und   Saldenliste (taggenau) Universelle Ausgabe   von Offenen Posten-Listen Tagesende-RoutineZahlungsverkehrZahlungsaufträge Automatischer   Zahlungsverkehr (AZV), buchende Version Automatischer   Zahlungsverkehr (AZV), nichtbuchende Version Bewegungspflege für   den AZV Setzen von   Zahlungssperren für den AZV Aufheben von   Zahlungssperren für den AZV Datenträgeraustausch Standardscheckdruck   und Sonderscheckdruck Überweisungsdruck /   Erlagschein Druck von   Lastschriftbelegen für buchende Version des AZV Bankkontendisposition   (Geldtransfer) Überweisungsdruck   für Belege aus der BankkontendispositionOffene Posten-VerwaltungZahlungsverzug Ausgleich Offener   PostenVerzinsungVerzinsung Pflege von   Zinstabellen VerzinsungsartenUmsatzsteuervoranmeldungUmsatzsteuerberechnung Vorsteuerverrechnung Meldekreise Meldekreisteilnehmer Erstellung der   UmsatzsteuervoranmeldungAnlagenbuchhaltungLeasingobjekte (Zugang,   Abgang, Veränderungen)

Abschreibungen,   Zuschreibungen

Buchwerte,   Restbuchwerte

Erstbewertungen,   Folgebewertungen    BilanzierungPflege von   Komponenten zur Erstellung von Bilanzbildern Pflege von   Bilanzbildern, inkl. Zuordnung von Konten zu Bildpositionen Erstellung von   Bilanzen (monatsbezogen und taggenau) Ausweis nach   Restlaufzeit Konsolidierung mit   Umbuchungen, Bereinigungen Summen- und   Saldenliste (monatsgenau und taggenau) Pflege von   Definitionsschlüsseln für die Summen- und Saldenliste Pflege von   Kontenkennungen für die Summen- und SaldenlisteMahnwesenPrüfung Offene   Posten Pflege von   Mahnstufen Pflege von   Mahngebühren Automatischer   MahnlaufAnlegerbuchhaltungAnlegerbuchhaltungFakturierung /   VorschreibungFakturierung der   aus aktivierten Verträgen resultierenden Zeitreihen Pflege von   Leistungskomponenten für die Fakturierung von Zeitreihen Pflege von   Rechnungsarten für die Fakturierung von Zeitreihen Pflege von   Standardrechnungsarten für die Fakturierung von Zeitreihen Pflege von Layouts   für die Fakturierung von Zeitreihen Erfassung von Eingangsrechnungen Erfassung von   Ausgangsrechnungen Abarbeitung von   Buchungsvorschlägen aus erfaßten Rechnungen

 

 

 

2.6      Controlling

Können folgende Controllingaufgaben abgebildet werden?

a)      Operatives Controlling

  1. Bilanz, GuV,
  2. Einzelgeschäftskalkulation, Planung, Soll-Ist-Vergleich, Abweichungsanalysen,
  3. Auswertung auf Kostenstellen, Gesellschaften, Regionen

b)      Strategisches Controlling

  1. Analyse des Portfolios, Märkte und Mitbewerber,
  2. Verkaufsstrategien -„echter“ Verkauf versus Finanzierung,
  3. Zusammenspiel sales, finance und Verwertung

c)      Einzelgeschäftscontrolling

  1. Objektcontrolling
  2. Partnercontrolling
  3. Nachkalkulation
  4. Deckungsbeitragsrechnungen nach Produkten, Regionen, Objekten
  5. Profitcenterrechnung
  6. Planungsrechnung auf Basis von Zeitreihen
  7. Meldewesen, Solvabilität
  8. Substanzwertbetrachtungen
  9. MIS

 

 

2.7      Risk Compliance, Governance

2.7.1       Allgemeine Fragen

Können die relevanten unternehmensspezifischen und gesetzesnahen Normen erfüllt werden, insbesondere:

a)      Corporate Governance

b)      Compliance

c)      Internes Kontrollsystem (IKS)

d)      Korruptionsprävention

e)      Audit-Vorgaben

2.7.2       Risikomanagement

Können die folgenden Risiken ermittelt und gemanagt werden?

a)      Einzelgeschäftsrisiken, d.h. Definition, Berechnung und Analyse von Länderrisiko, Kreditrisiko, Preisrisiko

b)      Operatives Risk Management

  1. Standardisierte Genehmigungsprozesse,
  2. Aushaftendes Kapital versus Wertverlaufsanalysen von Objekten und Sicherheiten,
  3. Schätzfunktionen zur Ermittlung des Wertberichtigungsbedarf auf der Basis dynamischer Marktwert-Restwert-Schätzungen,
  4. Sicherheitenkataloge,
  5. Kundenobligo und Finanzrisiko,
  6. Scoring und Rating auf Kunden- und Lieferantenseite,
  7. Implementierung von Frühwarnsystemen

c)      Strategisches Risk Management

  1. Ökonometrische GRC-Modelle zur Risikoabschätzung bei Wertverläufen, Eigenkapitalausstattung, Fristigkeiten, Steuerung des Neugeschäftes

d)      Basel II und III

2.7.3       IKS

Kann das IKS insbesondere die Verarbeitungslogik des Nebenbuchs (einmalig bei Funktionsabnahme) und die eingestellten Regeln (nach jeder Regeländerung) kontrollieren?

Kann das IKS insbesondere folgende Regeländerungen überwachen

  1. nach      Änderungen im Produktbaukasten,
  2. nach      Änderungen in den Geschäftsprozessen
  3. nach      Änderungen in Tax, Legal und Compliance

Haben alle Regeln einen zeitlichen Gültigkeitsbereich mit Berechtigungs- und Historienverwaltung?

Können vorausschauende Regeländerungen bereits im Zeitpunkt der Bekanntmachung verarbeitet werden (z.B. USt.-Änderungen)?

Falls rückwirkende Regeländerungen erfolgen, kann dann auch ein Nachbuchen der Neu- und Korrektureffekte im laufenden Monat bzw. fallweise geregelt durchgeführt werden?

Unterliegen alle Regeländerungen den Sicherungs-, Zugriffs-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten des Rechnungswesen?

Entspricht das Regelwerk und das Nebenbuch  allen Anforderungen aus den Bereichen Tax, Legal und Compliance?

 

 

3       Dokumentenmanagement

3.1     Composerfunktion

d)      Hat die Software Composer-Funktionen, d.h. können aus einem zentralen Klausel-Lager Verträge Stück für Stück und in Zusammenarbeit mehrerer berechtigter User zusammengefügt werden und kann daraus ein Vertragstext erzeugt werden?

e)      Können diese Daten automatisch in die Vertragsdatenbank und ins Regelwerk übernommen werden für automatische Berechnungen?

f)      Besteht eine halbautomatische Vertragserfassung, d.h. die automatische Erfassung von Verträgen anhand verschiedener, auch unternehmensspezifischer, Vertragsvorlagen?

3.2      Archivierung

a)      Besitzt die Software ein Dokumentenmanagementsystem?

b)      Können Vertragsakten und Projektakten gebildet werden?

c)      Können die Dokumente in verschiedenen Akten zugeordnet sein?

3.3      Dokumentensuche

a)      Können im Vertragsmanagementsystem abgelegte Dokumente auch über Schlüsselworte aus dem Text (z.B. Kammerofen) aufgefunden werden?

b)      Besteht die Suchfunktion für die deutsche und für andere Sprachen?

c)      Ist eine Volltextsuche verfügbar?

d)      Können Rahmenverträge, Einzelverträge, Abrufe und Belege gesucht werden?

3.4      Dokumentenvergleich

a)      Ist ein automatischer Dokumentenvergleich möglich?

b)      Ist ein Dokumentenvergleich auch dann möglich, wenn die Dokumente nicht im gleichen Format (z.B. Word und PDF) vorliegen?

 

 

4       Internationaler Einsatz

4.1      Konzernweiter Einsatz und Mehrwährungsfähigkeit

a)      Ist das Vertragsmanagement konzernweit (weltweit) einsetzbar?

b)      Kann dezentrale oder zentrale Bearbeitung frei kombiniert werden?

c)      Können an den Arbeitsplätzen konzernweite, nationale, unternehmensspezifische oder individuelle Standards frei gewählt werden?

d)      Kann an jedem Arbeitsplatz entschieden werden in welcher Sprache die Bildschirm- und Berichtslabels zu sehen sind (also die Führungstexte auf den Bildschirmen und die Überschriften auf den Berichten)

e)      Kann an jedem Arbeitsplatz entschieden werden in welcher Sprache die Schlüsselbegriffe und Klassifikationen verwendet werden sollen (zum Beispiel Rechtsformen, Produktgruppen, Vertragsarten, Leistungsarten, Risikoklassen usw.)

f)      Erfolgt automatisch eine Umrechnung in die Konzernwährung?

g)      Ist die Software mandandenfähiig?

h)      Können sowohl konzerneigene Unternehmen als auch Teilkonzernunternehmen und befreundete Unternehmen in den gesamten Anwenderverbund – jeweils mit individuell festlegbaren Berechtigungen – aufgenommen und zentral verwaltet werden?

4.2      Mehrsprachigkeit

a)      Kann das Vertragsmanagementsystem neben deutsch und englisch auch in weiteren Sprachen (z.B. tschechisch, arabisch, chinesisch) angeboten werden? Kann die Umstellung auf andere Sprachen und spezielle Fachbegriffe auch durch den Anwender selbst erfolgen?

b)      Können Vertragsdaten aus einer Sprache automatisch in eine andere Sprache übersetzt werden?

c)      Können alle Sprachen (Labels, d.h. Aufbau von Bildschirmen und Auswertungen sowie strukturierte Inhalte) dargestellt werden für die es UNICODE-Referenzen gibt?

d)      Können Verträge über Sprachgrenzen hinweg einheitlich erfasst, verwaltet und ausgewertet werden.

e)      Bestehen automatische Übersetzungs- und automatische Umrechnungsfunktionen?

f)      Können konsolidierte Auswertungen über den gesamten Datenbestand in frei gewählten Sprachen nach konzerneinheitlichen oder individuellen Vorgaben erfolgen?

g)      Kann für die Suchfunktionen die Vorgabe von Schlüsselbegriffen in allen freigegebenen Sprachen erfolgen?

h)      Werden Suchergebnisse aus dem gesamten Vertrags- und Dokumentenbestand bereitgestellt, auch wenn die jeweiligen Verträge in anderen Sprachen erfasst worden sind?

i)       Kann frei gewählt werden in welcher individuell wählbaren Währung die Verträge erfasst werden sollen?

j)      Kann eine Volltextsuche durchgeführt werden, die nach frei definierbaren Begriffen die Texte in allen Sprachen nach den vorgegebenen Begriffen durchsucht?

 

 

5       Informationssystem

5.1      Verfügbare Daten

a)      Sind für die gesamte Vertragslaufzeit alle zeitlichen, mengenmäßigen und wertmäßigen Vertragsfolgen als Planwerte, Istwerte und historische Daten verfügbar?

b)      Gibt es eine über alle Vertragsarten einheitliche Datencodierung, die sämtliche betriebswirtschaftlichen Fragestellungen auch ad-hoc zulässt?

5.2      Freie Kombination aller Daten

a)      Können Auswertungen über alle Informationen von den Sachbearbeitern selbst erstellt werden?

b)      Werden die notwendigen Programmierungen automatisch durch die Vorgaben der Sachbearbeiter erstellt?

c)      Können die Ergebnis- und Trefferlisten frei von den Sachbearbeitern gewählt oder erstellt werden?

d)      Können Verträge, die in verschiedenen Sprachen und verschiedenen Währungen erfasst sind in gemeinsamen Auswertungen in beliebigen Auswertungs-Sprachen und Auswertungs-Währungen ausgegeben werden?

5.3      Währung und Sprache

Kann die Vertragssoftware

a)      alle Vertragsarten in allen Währungen abbilden?

b)      alle Bildschirme und Auswertungen in allen Sprachen abbilden?

c)      alle finanzwirksamen Daten automatisch umrechnen?

d)      alle strukturierten Vertragsdaten automatisch übersetzen?

 

 

6       Standard und Individualität

6.1      Umfang der Standardmodule

Inwieweit existieren für das Vertragsmanagementsystem fertige Module und welche Teile des Vertragsmanagementsystems werden individuell für den jeweiligen Kunden programmiert?

6.2      Vertragsindividuelle Masken

a)      Lässt sich die Maske für die Eingabe der einzelnen Verträge individuell gestalten, so dass der Administrator ohne Programmierung festlegen kann, welche Angaben zu jedem Vertrag aufgenommen werden sollen?

b)      Können persönliche Bildschirmen und Geschäftsprozesse gruppen-, rollen- und personenbezogen durch den Administrator ohne Programmierung eingestellt werden?

6.3      Steuerung der Geschäftsprozesse und Berechnungen

a)      Kann die Bearbeitung für alle Verträge vollständig durch Parameter gesteuert werden?

b)      Kann der Anwender diese Parameter bei entsprechender Berechtigung ohne Programmierung pflegen?

6.4      Vertragsmathematik und Regelwerk

a)      Kann der Anwender mit den Funktionen der Vertragsmathematik ohne Programmierung die wirtschaftlichen Vereinbarungen strukturiert beschreiben, ihre finanziellen Wirkungen über den gesamten Zeitraum berechnen und für Vertragsvergleiche auch über Sprachgrenzen und Währungen hinweg ermöglichen?

b)      Können alle Regeln in einem Regelwerk gespeichert werden, welches ohne IT-Spezialisten und Programmierung auch von den Vertragsfachleuten bedient werden kann?

6.5      Änderungen durch den Kunden

a)      Inwieweit besteht die Möglichkeit, Anpassungen am Vertragsmanagementsystem (z.B. Zuteilungen oder Entzug von Berechtigungen, Änderungen an der Maske für die Eingabe von Verträgen) selbst vorzunehmen?

b)      Können Suchbegriffe und Ergebnisse können ohne Programmierkenntnisse mit Klick abgerufen oder ad hoc angepasst oder völlig neu zusammengestellt werden?

 

 

7       Sicherheit

7.1      Berechtigungskonzept

a)      Ist es möglich, bei Berechtigungskonzept zwischen der Berechtigung zum Abruf des Vertrages, der Berechtigung zur Änderung des Vertrages und zur Berechtigung der Änderungen der Eintragungen zu dem Vertrag in die Maske des Vertragsmanagementsystems unterscheiden?

b)      Können verschiedene Rollen vereinbart werden?

c)      Können den Anwendern unterschiedliche Rollen zugeordnet werden?

d)      Können Stellvertreter mit flexiblen Rechten eingerichtet werden?

e)      Können alle Funktionenrechte flexibel den einzelnen Rollen zugeordnet werden?

f)      Gibt es statusabhängige Bearbeitungsrechte?

7.2      Revisionssicherheit

a)      Gibt es eine Stellungnahme zu Anforderungen der internen Revison?

b)      Welchen Beitrag leistet die Software zum internen Kontrollsystem?

c)      Welche Vorkehrungen sind zur Korruptionsprävention vorgesehen?

d)      Wird bei der Vertragsbearbeitung das 6 Augen-Prinzip für die Vertragsaktivierung, Vertrag in Änderung setzen und die erneute Vertragsaktivierung umgesetzt?

e)      Bei welchen anderen Geschäftsprozessen wird ein Mehr-Augen-Prinzip umgesetzt?

7.3      Workflows

a)      Können Workflows eingerichtet werden?

b)      Können die Arbeitsabläufe flexibel mit unterschiedlichen Bedingungen gesteuert werden?

c)      Können die Arbeitsabläufe flexibel nach Status gesteuert werden?

d)      Können die Arbeitsabläufe abhängig von beliebigen Vertragsdaten gesteuert werden?

e)      Können durch den Anwender mit Standard-Workflow-Funktion persönliche Workflows definiert werden?

f)      Können in den Workflows verschiedene Entscheidungsmöglichkeiten geboten werden?

g)      Können anstehende Aufgaben (eigene und delegierte) in einer „To-Do-Liste“ angezeigt werden?

h)      Werden Terminüberschreitungen automatisch angezeigt?

 

 

8       Schnittstellen

8.1      SAP-Anbindung (oder entsprechende Anbindung an ein anderes ERP-System)

a)      Wie und mit welchem Aufwand erfolgt die Anbindung des Vertragsmanagementsystems an SAP?

b)      Können vorhandene Daten direkt aus SAP übernommen werden (z.B. Kundendaten, Anlagedaten, Kontierungselemente, PSP-Elemente) oder müssen diese in das Vertragsmanagementsystem neu eingegeben werden?

c)      Können geprüfte Rechnungen automatisch an SAP oder ein anderes ERP-System übergeben werden?

d)      Können Obligodaten (das heißt bis zum Vertragsende noch offene Vertragsleistungen) automatisch an SAP oder ein anderes ERP-System übergeben werden?

e)      Können die exportierten Daten in SAP automatisch nach Kostenstellen, PSP-Elementen, Kostenarten und Objekten gebucht werden?

8.2      OFFICE-Anbindung

a)      Wie und mit welchem Aufwand erfolgt die Anbindung des Vertragsmanagementsystems an Officesysteme und an Mailsysteme?

b)      Können vorhandene Daten direkt aus Office übernommen werden (z.B. Dokumente, Besuchsberichte, Belege, Mails) oder müssen diese in das Vertragsmanagementsystem neu eingegeben werden?

c)      Können Daten des Vertragsmanagements direkt an die Office-Systeme (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Mail) übergeben werden

8.3      Individuelle Schnittstellen

a)      Besteht ein Schnittstellengenerator zur Erstellung individueller Schnittstellen? Kann dieser durch die Anwender selbst bedient werden?

b)      Bestehen allgemeine Schnittstellen im Standard-XML-Format?

c)      Können Web Services in das Vertragsmanagement eingebunden werden?

8.4      Revisionssichere Übertragungsprotokolle

Bestehen detaillierte Übertragungsprotokolle in denen alle Ergebnisse der Export- und Import-Schnittstellen dokumentiert werden?

8.5      Altdatenmigration

a)      Ist es möglich, Vertrags- und Parteidaten aus vorhandenen Bestandssystemen in das Vertragsmanagementsystem zu importieren?

b)      Gibt es automatische Berechnungen, d.h. berechnet die Software automatisch die zeitlichen und finanziellen Konsequenzen (Obligo, Termine, Fristen, Gesamtsumme, usw.) aus den übertragenen Daten des Vertrages?

 

 

9       Webfähigkeit

a)      Kann das Vertragsmanagementsystem auch webbasiert über den Browser eingesetzt werden?

b)      Können auch benutzerfreundliche Rich-Client-Oberflächen webbasiert betrieben werden?

10    Vergütung

Auf welcher Basis erfolgt die Vergütung für das Vertragsmanagementsystem? Softwarelizenz? Softwarekauf? Benutzerabhängige, modulabhängige oder pauschale Lizenzierung? Pflegegebühr?

11    Softwarepflege und Betreuung

a)      Wenn eine Pflegegebühr bezahlt wird, welche Leistungen sind durch die Pflegegebühr abgedeckt?

b)      Für welchen Zeitraum kann der Support für das Vertragsmanagementsystem zugesichert werden?

PACKAGED SOLUTIONS, SAP RAPID DEPLOYMENT SOLUTIONS UND VENDOR CONTROLLING

Es ist leider alltägliche Praxis, dass IT-Projekte die anfangs angestrebten Ziele nicht erreichen: Zeitverzögerungen und Budgetüberschreitungen sind oft noch das kleinere Übel, doch sind auch vollständige Themaverfehlungen durch fehlende Genauigkeit der Zielvorgaben, Fehleinschätzungen über den Bedarf des Kunden, unzureichende und unvollständige Einbindung aller Stakeholder, mangelnde Kenntnis der Fähigkeiten der ausgewählten Lösung und unzureichende Kompetenz der Vendors (Lieferanten und Consultants) nicht ungewöhnlich.

Diese Fehler können die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse betreffen und werden sich – meist zu spät – in einigen oder allen Projektphasen zeigen, d.h. bei Zielvorgaben, Lösungsarchitektur, Grob- und Feinkonzeption, Testdaten, Programmdesigns, Testplanung, Realisierung, Modul-, Funktions- und Gesamttests, Abnahmen, Implementierung, Training, Roll-Out, Probebetrieb und Einsatzunterstützung.

Die notwendigen Maßnahmen, um hier Abhilfe zu schaffen, sind in der Regel bereits seit den ersten Projekten der Menschheit bekannt und recht unspektakulär, weil allseits bekannt. Notwendig sind

  • theoretische und parktische Kompetenz aller Beteiligten,
  • die exakten Analysen und Problembeschreibungen
  • die Einbindung aller Beteiligten in den Lösungsprozess
  • die Beschreibung der Lösungen, ihre Integration in den Arbeitsplatz und das Gesamtunternehmen und ihre Auswirkungen in der Praxis aller Beteiligten
  • das Augenmaß zwischen generischen Ansätzen, Customizing und Speziallösungen
  • die Beachtung der Ziele des Unternehmens, der Zügelung persönlicher Eitelkeiten und der Nutzen-Kosten-Relationen
  • ein transparentes Projektmanagement, Projektcontrolling und Projektreporting
  • eine faire und offene Moderation zwischen allen Projektbeteiligen und deren Ziele.

Man kann auch einfach sagen: Erfolgreiche IT-Projekte brauchen Kompetenz, Verantwortung und gesunden Menschenverstand aller Beteiligten.

Doch ist es schwierig, am Anfang eines Projektes und inmitten der Aufbruchstimmung und der vielfältigen Optionen und Chancen eine Umsetzung dieser „weichen Faktoren“ zu erreichen.

Deshalb werden immer wieder operationalisierbare Konzepte gesucht, mit denen die genannten Risiken vermieden werden können.

Hierunter fällt das Konzept der „Packaged Solutions“, mit welchem die Implementierungsrisiken verringert werden sollen.

Mit diesem Ansatz bieten Software- und Serviceanbieter Produkte an um Risken zu reduzieren, Transparenz zu verbessern und mit allen Projektbeteiligten die Implementierungsergebnisse frühzeitig abzustimmen.

Packaged Solutions zerlegen den Implementierungsprozess in kleinere, wohldefinierte Einheiten, welche leichter zu steuern und umzusetzen sind und mit geringeren Kosten ausgerollt werden können als diese bei anderen Verfahren der Fall ist. Dabei streben Packaged Solutions eine ganzheitliche Betrachtung der Implementierungsfolgen über die gesamte Wertschöpfungskette, die Geschäftsanforderungen und die Ziele der Auftraggeber an. Packaged Solutions sollen eine vereinfachte Projektsteuerung bei reduzierten Risiken und konkret beschreibbaren Ergebnissen unterstützen.

Eine sehr gute Beschreibung von Packaged Solutions findet sich bei Michael Krigsman, Introducing Packaged Solutions, Januar 2011, Asuret Inc.

Dabei werden Möglichkeiten und Grenzen dieses Ansatzes dargestellt, wobei ergänzend noch auf die Gefahr hingewiesen werden sollte, dass Packaged Solutions leicht auch zu Insellösungen führen können, wenn der Blick nur auf die konkrete Problemsituation verengt wird.

Michael Krigsman zeigt, dass als Antwort auf die abnehmende Toleranz der Auftraggeber gegenüber Implementierungsrisiken und auf die Notwendigkeit Packaged Solutions vom Marktführer SAP sogenannte „Rapid Deployment Solutions“ angeboten werden.

Er zitiert José Duarte, der Präsidenten der SAP Global Services, mit den Worten:

“SAP Rapid Deployment solutions help customers achieve fast time-to-value and immediately address essential business and process needs. Customers know exactly what they’re getting with SAP Rapid Deployment solutions – how long projects will take and what they will cost – combined with lower total cost of implementation and ownership.”

Im Rahmen der SAP Rapid Deployment-Lösungen sollen die Faktoren für den Projekterfolg durch folgende Maßnahmen sichergestellt werden:

  • Projektkosten, Projektpläne, Projektergebnisse einschließlich der erforderlichen Softwaremodule und ihrer Konfiguration werden detailliert beschrieben
  • Projektprozesse und Projektrollen werden beschrieben und mit allen Beteiligten ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber- und Vendorseite abgestimmt
  • Das Projektteam und seine Aufgaben werden beschrieben einschließlich der damit verbundenen wichtigsten Projektaktivitäten.

Alle Komponenten des Projekterfolges werden zwischen Auftraggeber und Vendor in detaillierten vertraglichen Vereinbarungen festgeschrieben.

Durch die damit beabsichtige Auslagerung der Implementierungsrisiken weg vom Auftraggeber hin zum Auftragnehmer kommt dem Kunden die Aufgabe zu, die vertraglichen Vereinbarungen genau zu verstehen und zu bewerten, ihre Umsetzung und Einhaltung zu überwachen und auf Abweichungen frühzeitig und erfolgsorientiert zu reagieren.

Die Verantwortung des Auftraggebers im Vendor Controlling ist die Konsequenz aus dem „Packed Solutions“-Ansatz.

Hierbei wird der Auftraggeber professionell durch die Vertragssoftware COMAC 7 und Dienstleistungen der SBC Systems GmbH unterstützt:

  • COMAC 7 ermöglicht das Management, Accounting und Controlling von beliebig komplexen Vertragsverhältnissen in einer gemeinsamen, konsolidierungsfähigen Datenbank.
  • COMAC 7 stellt alle Geschäftsprozesse, Workflows und Kontrollen bereit, mit denen das Vendor Controlling erfolgreich durchgeführt werden kann.
  • COMAC 7 ist das perfekte Softwarewerkzeug für alle Anforderungen an das Vendor Controlling.

Lesen Sie hier mehr über COMAC 7 Software und Business Services.

COMAC 7 Vertragsmanagement Software

Vertragsmanagement beginnt meist mit der Digitalisierung der geschriebenen Verträge und deren Archivierung. Bei einer guten Software steht Ihnen damit auch bereits eine Volltextsuche zur Verfügung.

Aber Vertragsmanagement kann viel mehr. Denn in den Verträgen ist vieles geregelt zur Art der Leistungen, wann sie zu erbringen sind, in welcher Qualität und zu welcher Vergütung. Und Verträge enthalten darüberhinaus eine Fülle von Haupt- und Nebenpflichten. Viele davon führen bei Ihnen oder Ihren Vertragspartnern zu Geschäftsprozessen, welche ebenfalls eingehalten, geplant, kommuniziert,  in weitere Geschäftsprozesse eingebunden und überwacht werden müssen. Und all diese Geschäftsprozesse können Sie automatisieren.

Deshalb sollten Sie Ihre Verträge zum Leben bringen. Und alle Vorteile für Ihr Unternehmen nutzen, die in Ihnen stecken.

COMAC 7 ist eine gute Software und eine „viel mehr„-Software, denn COMAC 6 bringt Ihre Verträge zum Leben.

COMAC 7 ist die integrierte Softwarelösung für

  • Vertragsmanagement
  • Vertragscontrolling und
  • Vertragsautomatisierung

 

Alle Informationen finden Sie bei

SBC SYSTEMS GmbH

CHECKLISTE: Software für Vertragsmanagement und Vertragscontrolling

CHECKLISTEN der SBC Systems GmbH für Vertragsmanagement und Vertragscontrolling

Die SBC Systems GmbH ist Spezialist für Vertragsmanagement, Vertragsbuchhaltung, Vertragsarchivierung, Vertragsautomatisierung und Vertragscontrolling..

Diese aktualisierte CHECKLISTE stellt für eine Vertragsart diejenigen Punkte zusammen, die in unserer Vertragspraxis häufig zu Unklarheiten und manchmal auch zu unliebsamen Überraschungen führen.

Mit dem Einsatz unserer COMAC 7 Vertragssoftware sind Sie auf der sicheren Seite, denn Sie können alle zeitlichen und finanziellen Wirkungen eines Vertrages regelbasiert berechnen lassen. Nach dem Vertragsabschluss werden alle Daten automatisch ins Vertragsmanagement und Vertragscontrolling übernommen. COMAC 7 hat zahlreiche Standardschnittstellen zu Ihrem Rechnungswesen.

CHECKLISTE FÜR DIE BESCHAFFUNG EINER SOFTWARE FÜR VERTRAGSMANAGEMENT UND VERTRAGSCONTROLLING

In der folgenden Checkliste sind wichtige grundsätzliche Anforderungen zusammengestellt. Die Detailanforderungen sollten in einem Anforderungskatalog oder Pflichtenheft ergänzt werden.

Weiterlesen

Vertragsmanagement hat noch Potentiale

Verträge dokumentieren den gesamten Leistungsbezug und den Leistungsabsatz mit externen Dritten. Alle erforderlichen Regelungen sind in den Verträgen hinterlegt. Demzufolge enthalten Verträge ein hohes Potential an Automatisierung der Geschjäftsprozesse.

Bei vielen europäischen Unternehmen können diese Potentiale noch gehoben werden, denn sie haben das Vertragsmanagement noch nicht zur Steuerung des Unternehmens entdeckt.

Dies sagt die aktuelle Studie der Bearingpoint zum Thema Vertragsmanagement. Es heißt dort:

„Vertragsmanagement keine Priorität in europäischen Unternehmen

BearingPoint-Studie zeigt: Mangelnde Steuerung, unerfüllte Zielvorgaben

Vertragsmanagement – die Verwaltung von Verträgen und begleitenden Prozessen – ist in europäischen Unternehmen noch immer unzureichend. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle, branchenübergreifende Studie der Management- und Technologieberatung BearingPoint ( www.bearingpoint.de ) unter mehr als 100 europäischen Unternehmen aus 18 Ländern, die seit 2002 alle vier Jahre durchgeführt wird. Laut Studie bewerten nur acht Prozent der Unternehmen ihr Vertragsmanagement als Best Practice. Hauptgrund für das schlechte Ergebnis sind Schwächen in Organisation und Prozessen: Nur neun Prozent der Unternehmen steuern alle Aspekte ihres Vertragsmanagements zentral. Die Hälfte hat für keinen einzigen Bereich des Vertragsmanagements eine übergreifende Abteilung. Darüber hinaus sehen die Befragten erheblichen Verbesserungsbedarf in wichtigen vertragssteuernden Aspekten, wie Bericht- und Analysemöglichkeiten (70 Prozent), unterstützende IT-Programme (62 Prozent), Nachvollziehbarkeit von Vertragsentwicklung und -entwürfen (58 Prozent) oder Überwachung von bestehenden Konditionen und Verbindlichkeiten (57 Prozent). …“

Lesen Sie bitte weiter unter www.bearingpoint.de

Vertragsmanagement

SEPA: Der neue europäische Zahlungsverkehr

1. Was bedeutet SEPA für Sie?

SEPA ist eine revolutionäre Änderung im Zahlungsverkehr

· SEPA ist der gemeinsame EURO-Zahlungsraum.

· Der SEPA-Zahlungsverkehr gilt spätestens ab Februar 2014 in praktisch allen europäischen Ländern und ersetzt den bisherigen Zahlungsverkehr.

· Typische SEPA-Kennzeichen sind:

o Verwendung von IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl

o Europaweite Vereinheitlichung und Wegfall der Unterscheidung in Inlands- und Auslandszahlungsverkehr

o Neue technische Formate zur Datenübertragung: XML ersetzt DTA

o Umfassender Verbraucherschutz zum Beispiel durch SEPA-Mandatsverwaltung

· SEPA vereinfacht den Zahlungsverkehr in Europa, aber in den Geschäftsprozessen und EDV-Systemen der Beteiligten müssen zahlreiche Umstellungen erfolgen.

Wen betrifft SEPA?

Ihr Unternehmen ist von der SEPA-Umstellung betroffen, wenn

· Ihr Zahlungsverkehr mit Kontonummern und Bankleitzahlen zu tun hat oder

· Sie EURO-Überweisungen erstellen oder

· Sie EURO-Lastschriften erstellen oder

· Sie mit EURO-Lastschriften belastet werden, d.h.

o Sie haben Einzugsermächtigungen erteilt oder

o Sie haben Abbuchungsaufträge erteilt

SEPA ist eine gesetzliche Anforderung mit Fristsetzung

SEPA ist in einer neuen EU-Direktive festgelegt, die derzeit im Abstimmungsprozess ist. Mit einer Verabschiedung ist fest zu rechnen. Das bedeutet:

· Es werden zwingend alle nationalen Verfahren im Zahlungsverkehr abgeschaltet. Das gilt auch für die Lastschriften im DTA-verfahren.

· Termine

o 01.02.2013 Umstellung für Überweisungen auf SEPA-Überweisungen

o 01.02.2014 Umstellung für Lastschriften auf SEPA-Lastschriften

Die Termine können sich bei Verzögerungen im Abstimmverfahren um 2-3 Monate nach hinten schieben.

· Risiken, wenn die SEPA-Einführung nicht vorgenommen wird:

o Sanktionen

o Verlust der Zahlungsverkehrs-Fähigkeit

Warum ist ein SEPA-Projekt erforderlich?

Bei SEPA bleibt „kein Stein auf dem anderen“.

Wussten Sie,

· dass sich die Prozesse für Lastschrift-Zahlungsempfänger drastisch ändern?

· dass sich die Prozesse für Lastschrift-Zahlungspflichtige drastisch ändern?

· dass künftig für alle SEPA-Lastschriften Papier-Mandate verwaltet werden müssen?

· dass es unterschiedliche Papiermandate je nach Zahlung gibt?

· dass die Daten der SEPA-Mandate in Datenbanken gespeichert und bei jeder Änderung historisiert werden müssen?

· dass die SEPA-Lastschriften mit einem Avis für jede Lastschrift vorangekündigt werden müssen?

· dass die SEPA-Lastschriften zu unterschiedlichen Zeitpunkten der Bank des Zahlungspflichtigen vorgelegt werden müssen?

· dass in den SEPA-Prozessen wesentlich mehr Daten verwaltet werden müssen als bisher?

· dass die technischen Verfahren für den Datenaustausch völlig anders sind?

· dass die SEPA-Umstellungen das Vertragsmanagement, das Leistungscontrolling, das Dokumentenmanagement, den Zahlungsverkehr und die Buchhaltungssysteme betreffen?

Aber wussten Sie auch,

dass Sie mit die Vorteile von SEPA nutzen und die Nachteile vermeiden können?

Mit COMAC SEPA können Sie alle genannten Aufgaben lösen und Ihre Geschäftsprozesse umfassend automatisieren.


2. SEPA Lastschrift-Management

Sowohl für die Zahlungsempfänger als auch für die Zahlungspflichtigen ergeben sich im Massenzahlungsverkehr völlig neue Geschäftsprozesse. Dies gilt insbesondere für den SEPA-Lastschriftverkehr.

Geschäftsprozesse und Datenflüsse (Überblick)

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3. SEPA Quick Check

Wir erstellen für Sie ein individuelles Konzept für Ihren Bedarf.

Unser SEPA Quick Check umfasst

  • Analyse Ihres SEPA-Bedarfs
  • Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Zahlungsprozesse
  • Ihre Anforderungen an das SEPA-System
  • Umsetzungsalternativen
  • Empfehlung für ein optimiertes Vorgehen

Unser SEPA Quick Check bietet zum Festpreis alle notwendigen Informationen für Ihr Unternehmen.

Vertragsanalyse, strukturierte Vertragsdaten und konsolidierungsfähige Vertragsdatenbank

1 Ausgangslage

Das Unternehmen hat über Jahre hinweg Verträge geschlossen und diese im Papierformat archiviert. Die Dokumente wurden dezentral geschlossen und werden dezentral aufbewahrt.

Die Archive umfassen alle Vertragsarten in Einkauf, Verkauf und Finanzierung mit unterschiedlichen Vertragspartnern, Laufzeiten, Klauseln, Leistungsumfängen und vertraglichen Regelungen.

Der Vertragsvollzug wird in der Regel über Rechnungsbelege und in individueller Form in Schriftverkehren, Mails und Notizen dokumentiert.

Das Unternehmen reagiert auf Vertragsstörungen und treibt kein aktives Vertragsmanagement und kein vorrausschauendes Leistungscontrolling.

2 Zielsetzung

Zukünftig sollen die in den Verträgen dokumentierten Geschäftsprozesse und Regelungen für ein aktives Vertragsmanagement und ein vorausschauendes Vertragscontrolling eingesetzt werden.

a) Prozesskostensenkung

Mit Hilfe der digitalisierten und strukturierten Vertragsdaten sollen Kostenersparnisse und eine höhere Effizienz realisiert werden.

Diese Ergebnisse sollen erreicht werden durch

  • Fristen- und Terminkontrolle,
  • Überwachung der vertraglichen Regelungen,
  • Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse
  • automatische Rechnungsprüfungen,
  • Finanz- und Budgetplanung
  • Unternehmensweites Auffinden aller Vertragsdaten nach Bedeutung und mit allen damit verbundenen Geschäftsbeziehungen.

b) „Benchmarking“

Durch die Übernahme der strukturierten Vertragsdaten in eine konsolidierungsfähige Vertragsdatenbank sollen automatische Leistungsvergleiche innerhalb des Unternehmens und mit dem Markt ermöglicht werden. Hierdurch soll eine Konditionenverbesserung um mindestens 10 % der Vertragsvolumina erreicht werden.

c) Dokumentation

Für alle Vertragsdokumente (Urkunden, Verträge, Anlagen, Schriftverkehr, Notizen, Geschäftsprozesse) soll ein zentrales digitales Archiv eingerichtet werden.

Alle Informationen sollen in ein integriertes Informationsnetzwerk eingebunden werden.

Alle Vertragsregeln sollen zur Automatisierung in einer zentralen Vertragsregelbank gespeichert werden.

d) Enterprise Search

Alle Informationen sollen unternehmensweit nach beliebigen Suchbegriffen ausgegeben werden. Die Ergebnisse werden nach Bedeutung sortiert und mit allen damit verbundenen Geschäftsprozessen und Geschäftsdaten präsentiert.

3 Vorgehensweise

3.1 Aufgabe

Vervollständigung, Analyse und Übernahme des Vertragsbestandes und Aufbau einer konsolidierten Vertragsdatenbank mit dem Ziel der Senkung der Prozesskosten und der Verbesserung der Vertragskonditionen

3.2 Schwerpunkt

Alle Vertragsarten mit besonderer Berücksichtigung von IT-Verträgen

3.3 Projektphasen

Phase 1: Vorbereitung

  • Bestandsaufnahme der Papierablage
  • Aktualisierung und Vervollständigung des Vertragsbestandes
  • Digitalisierung der Verträge und Aufbau eines Dokumentenmanagements

Phase 2: Betriebswirtschaftliche Analyse der Verträge

  • Konsolidierte Kurzerfassung der Vertragsdaten und Vertragsleistungen anhand eines tragfähigen Datenmodells auf EXCEL-Basis („Vertragsstenogramm“)
  • Gewichtung und Priorisierung der zu migrierenden Verträge in Vertragsgruppen
  • Nach Priorisierung: Detailanalyse der wichtigsten Verträge mit dem Ziel einer automatisierten Rechnungsbearbeitung und Rechnungsprüfung sowie der Erzeugung von Plandaten für das Controlling

Phase 3: Übernahme von Verträgen (Prototyping)

  • Definition von geeigneten Vertragskategorien
  • Migration von ausgewählten Verträgen anhand des Vertragsstenogramms auf ein EDV-gestütztes Vertragsmanagementsystem
  • Testbetrieb mit Plandaten, Rechnungsprüfung und Verteilung auf Kostenstellen unter Berücksichtigung der Budgets

4 Realisierung

Unsere erfahrenen Projektmanager führen Vertragsanalysen und den Aufbau der konsolidierungsfähigen Vertragsdatenbank durch.

Mit COMAC 6 stellen wir Ihnen auf Wunsch eine leistungsfähige Vertragssoftware für das Management und Controlling Ihrer digitalisierten Verträge zur Verfügung. Damit können Sie die Prozesskostensenkungen und Konditionenverbesserungen sofort umsetzen.

Senior IT Consultant

Erfahrener IT Consultant mit Schwerpunkten in Vertragsanalysen, Vertragsmanagement, Vertragscontrolling, Leasing und Finanzierung

„Ich verbinde hohe analytische Kompetenz mit herausragenden Fähigkeiten in der Programmrealisierung. Dadurch, verbunden mit meiner langjährigen Berufserfahrung, kann ich Probleme rasch analysieren, Fehler sowohl auf abstrakt-konzeptioneller Ebene identifizieren als auch schließlich konkret in eine Problemlösung umsetzen.
Als Schnittstelle zwischen fachlichen Anforderungen, theoretischer Modellbildung und praktischer Realisierung kann ich diese Fähigkeiten in jeder Phase eines Projektes einbringen, um die Qualität des Konzeptes sicherzustellen, Probleme in der Umsetzung frühzeitig zu erkennen und zu beheben, Projektrisiken weitgehend zu vermeiden und damit den Erfolg zu gewährleisten.“

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Vertragsmanagement Vertragscontrolling

Wir wenden uns

  • an Unternehmen, öffentliche Betriebe und Verwaltungen,
  • an Einzelunternehmen, kleine Gesellschaften, den Mittelstand und an Konzerne
  • an Bund, Länder, Gemeinden und Körperschaften des öffentlichen Rechts und
  • an alle Branchen

In Ihren Geschäftsbeziehungen spielen Verträge eine entscheidende Rolle.

Sie regeln

  • das Zusammenwirken mit Kunden und Lieferanten, mit Banken und Behörden
  • die vereinbarten Lieferungen und Dienstleistungen
  • den rechtzeitigen Bezug von Produktionsfaktoren in der notwendigen Qualität und Menge und zu den vereinbarten Preisen.

Sie ermöglichen

  • die schnelle Reaktion auf sich bietende Marktchancen
  • die Nutzung der weltweiten Absatz- und Beschaffungskanäle
  • eine effiziente Arbeitsteilung durch externes Outsourcing und interne Profitcenter

Sie beinhalten

  • alle Termine
  • alle Klauseln
  • alle Aktivitäten
  • alle Finanzwirkungen und damit
  • wichtige Angaben über Produktions-, Liquiditäts- und Finanzplanung

Sie möchten die Chancen nutzen, die in Ihren Verträgen schlummern und interessieren sich für ein Vertragsmanagement-System, das mit Ihren bestehenden Softwarelösungen zusammenarbeiten kann.

Im Anhang stellen wir Ihnen die technischen und fachlichen Grundlagen sowie die Alleinstellungsmerkmale von COMAC vor. Anschließend skizzieren wir verschiedene Musterszenarien, die als Grundlage für eine optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Lösung dienen können.

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